Pour les entreprises de services financiers en particulier, les modèles PowerPoint sont l'épine dorsale d'une marque puissante, car ils constituent la base d'une grande partie des documents internes et externes.
Lors d'un changement de marque ou d'une refonte de la marque, vous devez vous efforcer de mettre à jour vos modèles PowerPoint en premier, bien avant votre site web, vos médias sociaux et vos brochures. Voici pourquoi :
- Les employés sont les premiers ambassadeurs de votre marque, c'est pourquoi un changement de marque réussi commence par eux ; c'est une excellente occasion de les impliquer et d'obtenir leur adhésion avant le lancement.
- C'est un excellent moyen de tester votre nouvelle identité visuelle avant qu'elle ne soit rendue publique ; si certains éléments ou couleurs doivent être ajustés, il n'est pas trop tard !
- Les présentations PowerPoint sont modifiables et réutilisables, contrairement aux brochures. Une erreur fréquente est d'oublier d'inclure des modèles PowerPoint lorsque l'on travaille avec des agences de branding.
Dans ce blog, nous vous proposerons toutes les étapes à suivre pour créer votre nouveau modèle PowerPoint .
En résumé
Découvrez des conseils sur les meilleures pratiques pour donner une nouvelle image à votre modèle PowerPoint . Commencez par rassembler tous les éléments de votre nouvelle marque (palette de couleurs, police, logo, etc.).
Mettez à jour et optimisez vos masques de diapositives dans PowerPoint, en intégrant les nouveaux éléments de la marque dans le modèle.
Créez des modèles de diapositives que les équipes peuvent adapter avec du texte, des images ou des icônes. Conservez-les directement dans votre modèle de présentation.
Rassembler tous les éléments de votre nouvelle marque
Avant de travailler sur le fichier du modèle lui-même, vous devez rassembler tous les éléments dont vous aurez besoin pour mettre à jour votre modèle PowerPoint , en commençant par les couleurs et les polices.
Palette de couleurs
La première étape consiste à répertorier toutes les couleurs de votre charte graphique et à les intégrer dans votre style PowerPoint .
La palette de couleursPowerPoint peut contenir jusqu'à 10 couleurs, mais gardez à l'esprit que la première doit être blanche et que la seconde est dédiée à la couleur de votre police.
Veillez à choisir les huit couleurs principales ainsi que la couleur de la police pour votre modèle PowerPoint .
Une fois que vous vous êtes mis d'accord sur les couleurs, notez leur code hexadécimal (le code à 6 symboles commençant par un hashtag), car vous devrez l'ajouter manuellement à la palette de votre futur modèle PowerPoint .
En général, cela se présente comme suit sur votre charte graphique :
Par exemple ici, vous devez obtenir le code "#FF4648" pour reproduire le carmin UpSlide .
Éléments de la marque
Toujours à l'aide de la charte graphique, préparons les autres éléments dont vous aurez besoin pour construire votre modèle PowerPoint. Créez un dossier contenant tous ces éléments :
- Police: s'il ne s'agit pas d'une police native Office, demandez à votre équipe informatique de l'installer comme police officielle par défaut sur tous les ordinateurs portables de votre entreprise.
- Logo: nous vous recommandons d'obtenir votre logo principal au format PNG ainsi qu'une version réduite qui sera plus discrète sur votre diapositive. Obtenez également une version blanche si vous le pouvez.
- Formes: les formes sont un excellent moyen d'améliorer l'image de marque de votre modèle PowerPoint. Il peut s'agir d'une partie simplifiée de votre logo ou d'un symbole de votre marque (comme les monogrammes de Louis Vuitton). Sur UpSlide , nous utilisons notre boulon emblématique comme point de suspension.
- Photos: les photos d'entreprise sont indispensables pour rendre une présentation ou un site web plus vivant et plus humain. Vous en aurez surtout besoin pour parler de vos équipes ou pour personnaliser éventuellement votre couverture.
- Icônes: les icônes sont utiles pour illustrer des idées et constituent un vecteur puissant de votre identité visuelle. Vous pouvez en trouver quelques-unes déjà intégrées dans Office, que vous pouvez remplir avec la couleur de votre choix. Mais pour une impression plus professionnelle, nous vous recommandons vivement de faire dessiner vos propres icônes.
Voici à quoi doit ressembler votre dossier :
Félicitations, vous pouvez dès à présent commencer à travailler sur votre nouveau modèle !
Entrer vos masques de diapositives
Dans cette deuxième étape, les choses deviennent un peu plus techniques car vous devez avoir une idée de ce qu'est le maître des diapositives et de la manière dont il affecte les modèles PowerPoint .
Le masque des diapositives
La diapositive maîtresse est la disposition par défaut de votre modèle ; chaque diapositive que vous ajoutez à votre présentation est une copie de la diapositive maîtresse.
Pour accéder à la vue principale, cliquez sur l 'onglet Affichage > Masque des diapositives:
Si vous essayez de le faire avec votre modèle ou votre présentation actuelle, cela devrait ressembler à ceci :
Sélectionnez la première diapositive, c'est votre diapositive principale (à ne pas confondre avec l'onglet "Diapositive principale").
N'oubliez pas que tout ce que vous faites dans ce masque de diapositive sera répercuté dans les autres mises en page de diapositives (à l'exception de quelques-unes, comme les couvertures).
Vous disposez de deux options pour créer un nouveau modèle à partir de la base de données des diapositives :
- Remodeler votre modèle PowerPoint existant : il suffit de l'ouvrir
- Repartir de zéro: ouvrir une nouvelle présentation vierge - nous recommandons cette option, surtout si vous n'avez pas construit le modèle précédent.
Avant d'aller plus loin, assurez-vous que vous avez les bonnes dimensions pour votre modèle. Allez dans l'onglet Conception > Taille des diapositives > Taille des diapositives personnalisée... Nous vous conseillons de choisir le format A4, qui vous permettra d'imprimer des présentations de taille parfaite et de vous adapter correctement à toutes les tailles d'écran lors de la présentation.
Si vous partez de zéro, ou si vous avez identifié des problèmes avec votre précédent modèle que vous souhaitez corriger, lisez notre article 5 étapes pour créer un modèle PowerPoint réussi et convivial avant de commencer.
Nouvelles polices et couleurs
Intégrons les éléments graphiques que vous avez préparés précédemment dans le nouveau modèle PowerPoint :
Commencez par la partie la plus simple : cliquez sur le bouton Polices et sélectionnez Personnaliser les polices. .. à la fin du menu déroulant.
Une fenêtre s'ouvre, vous demandant de sélectionner vos polices officielles - vous pouvez utiliser les mêmes pour l'en-tête et le corps du texte.
Vous avez maintenant vos polices officielles intégrées dans votre Master !
Faisons de même avec les couleurs : cliquez sur le bouton Couleurs et sélectionnez Personnaliser les couleurs... en bas du menu déroulant.
Une fenêtre s'ouvre, dans laquelle vous pouvez sélectionner toutes vos couleurs officielles. Notez que les deux premières sont inversées dans cette vue (commencez par la couleur de la police et ensuite le blanc) et que vous aurez également besoin de deux couleurs supplémentaires pour les liens hypertextes.
Pour chaque couleur, vous devez cliquer sur le menu déroulant, cliquer sur Plus de couleurs... et saisir le code couleur hexagonal que vous avez enregistré précédemment :
Lorsque vous avez terminé, nommez et enregistrez cette palette de couleurs.
Vous êtes prêt à libérer le pouvoir du masque !
Zones de texte
Maintenant que vous êtes prêt, avec les polices, les couleurs et les éléments de la marque à portée de main, vous pouvez vous mettre au travail en tant qu'architecte de diapositives.
Activez le mode masque des diapositives, sélectionnez la première diapositive et choisissez les zones de texte que vous souhaitez par défaut, en cliquant sur le bouton Disposition principale.
Commencez ensuite à ajuster chaque zone de texte une par une en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant "Formes Personnalisées" dans le menu déroulant.
Vérifiez que vous avez défini les paramètres suivants pour toutes les zones de texte :
- Taille
- Position horizontale et verticale sur la diapositive
- Alignement et marges des zones de texte
L'espace réservé au texte principal nécessite un effort supplémentaire car vous devez définir des niveaux de texte.
Par défaut, vous ne verrez que les 5 premiers niveaux ; vous pouvez passer d'un niveau à l'autre en appuyant sur Alt + Maj + Flèche droite (ou en appuyant sur le bouton "Augmenter le niveau de texte") et ajuster la police, la taille, le format et la couleur du texte pour chacun d'entre eux.
Meilleur conseil
Définissez les neuf niveaux de texte, même si les derniers sont identiques, car les utilisateurs sont susceptibles de les essayer tous. L'ajout de niveaux à puces est également très utile pour éviter les formats de liste à puces natifs.
Chez UpSlide, nous avons formaté les quatre premiers niveaux de texte pour les présentations orales et les cinq suivants pour les documents écrits.
Enfin, rendez votre modèle PowerPoint parfait en y apportant une touche graphique :
- Ajoutez une séparation entre le titre et le corps du texte pour améliorer la lisibilité - une ligne ou une forme appartenant à votre charte graphique par exemple. Soyez créatifs !
- Insérez votre logo dans la partie droite de la diapositive principale. Ce n'est bien sûr pas obligatoire, surtout si vous avez une forte identité de marque (couleurs puissantes, formes distinctives, etc.). En cas de doute, un bon équilibre consiste à ne conserver que le logotype, et non le logo complet.
Construire une bibliothèque de diapositives à l'intérieur PowerPoint
Une fois que votre masque de diapositives est prêt, vous pouvez commencer à la décliner dans d'autres mises en page et modèles de diapositives.
Disposition des diapositives
Les mises en page des diapositives sont incluses dans votre masqueet contiennent le positionnement, le formatage et les espaces réservés pour le contenu qui sera ajouté à une diapositive.
Vous pouvez modifier et réappliquer vos mises en page de diapositives ou en ajouter de nouvelles en cliquant sur "Insérer une mise en page" dans l'onglet Maître des diapositives ; si vous commencez à partir d'une présentation vierge, vous pouvez supprimer les 4 dernières mises en page.
Voici les mises en page de diapositives incontournables que vous devriez créer pour vos équipes :
- Les couvertures, pour faire une bonne première et une bonne dernière impression : il suffit de cocher la case "Masquer les graphiques d'arrière-plan" lors de leur conception pour ne pas être limité par la diapositive principale.
- Une diapositive récapitulative pour décrire le contenu si nécessaire : vous pouvez ajouter des espaces réservés pour votre table des matières à l'aide du bouton "Insérer un espace réservé".
- Séparer les diapositives pour structurer les parties de la présentation. Vous pouvez masquer les espaces réservés du titre et du pied de page en les décochant dans l'onglet masque des diapositives.
- Deux à quatre mises en page d'idées, pour aider les utilisateurs à construire leurs diapositives : utilisez la grille de la diapositive maître pour vous aider à positionner les espaces réservés que vous insérez (Affichage > cocher "Guides") et ajoutez-les d'un clic droit > Grille et Guides...
- Des mises en page d'arrière-plan spéciales pour mettre en évidence certaines parties de votre présentation : il suffit d'ajouter une forme d'arrière-plan couvrant toute la diapositive (ou non).
Meilleur conseil
Renommez chaque présentation de diapositive (clic droit) pour aider les utilisateurs à choisir la bonne !
Vous pouvez maintenant fermer le masque - le plus dur est fait !
Toutes les mises en page que vous avez créées sont disponibles lorsque vous cliquez sur "Nouvelle diapositive" dans l'onglet Accueil.
Modèles de diapositives
Les modèles de diapositives ne font pas partie du masque, il s'agit de diapositives régulières préconstruites que les utilisateurs peuvent adapter avec du texte, des images ou des icônes.
Vous pouvez les conserver directement dans votre modèle de présentation, afin que les personnes puissent les utiliser ou les supprimer ; il peut s'agir d'une diapositive d'icônes, de diapositives de conception spécifiques... à vous de choisir !
Ou, si vous êtes un utilisateur d'UpSlide , vous pouvez les enregistrer dans votre bibliothèque de contenu (ou en tant qu'administrateur interne) afin que tout le monde puisse y accéder, dans l'ensemble de l'entreprise.
Pour cette étape, nous vous recommandons de faire appel à un graphiste car vous devrez tenir compte de plusieurs facteurs tels que l'esthétique, la facilité d'utilisation, la clarté, etc.
Là encore, voici une liste d'exemples que vous pouvez fournir dans votre modèle PowerPoint :
- Modèles de diapositives orales et écrites, en jouant avec les différents niveaux de texte et tailles de police.
- Diapositives de schéma pour montrer les processus et les calendriers, etc., d'une manière conforme à la marque
- Diapositives de contact pour que les utilisateurs n'aient à saisir que leurs propres informations
- Diapositives de présentation de l'entreprise pour fournir des informations actualisées sur votre entreprise
- La bibliothèque de formes permet aux utilisateurs de choisir n'importe quelle icône de marque, logo, image, etc.
Si vous avez besoin de conseils pratiques en matière de conception pour vous aider à créer de superbes diapositives et éviter les erreurs courantes, jetez un coup d'œil à cet article rédigé par l'un de nos experts en conception Office :
> 8 conseils de concepteur pour PowerPoint
Enfin, enregistrez votre nouveau modèle en tant que "PowerPoint template" (fichier .potx) ; lorsque vous l'ouvrirez, il ouvrira une nouvelle présentation par défaut. La seule façon de modifier le modèle est d'ouvrir une nouvelle présentation, d'éditer le Master et de l'enregistrer à nouveau en tant que "PowerPoint template ".
Une fois que vous disposez d'une solide bibliothèque de présentations et de modèles de diapositives, l'étape suivante consiste à créer des diapositives complètes ( présentations ) pour chacun de vos principaux documents récurrents.
Recyclez vos anciennes présentations PowerPoint
Plus nous passons de temps sur une présentation PowerPoint , plus nous nous y attachons, surtout lorsqu'il s'agit de nos présentations habituelles.
Mais plus les employés recyclent et adaptent leurs présentations PowerPoint , plus les documents s'éloignent du modèle officiel, et nous pouvons nous retrouver avec des présentations très désordonnées, incohérentes et non conformes à la marque.
Un bon moyen d'éviter cette situation est de fournir à vos collaborateurs des modèles préétablis de leurs produits les plus utilisés.
Nettoyage de printemps
Tout d'abord, identifiez et listez toutes les principales présentations récurrentes faites par vos équipes, telles que
- les présentations et les propositions commerciales
- rapports trimestriels
- présentations d'entreprises
Ensuite, vous devez reproduire (ne jamais copier-coller) chaque diapositive en utilisant les nouvelles mises en page et les nouveaux modèles de diapositives, des couvertures aux résumés et aux séparations de section.
Enfin, vous devez "modéliser" chaque présentation PowerPoint en vidant les espaces réservés et/ou en remplaçant le texte par des instructions claires - par exemple, vous pouvez écrire "insérez les données du client ici" ou "commentez les résultats ici".
Meilleur conseil
Pour vous assurer que vos modèles PowerPoint soient utilisés, recrutez des testeurs qui essaieront les nouveaux modèles pour créer leurs présentations récurrentes et demandez-leur leur avis. Qu'est-ce qui pourrait être amélioré ? Que manque-t-il ? Pourquoi préféreraient-ils utiliser leurs anciennes présentations plutôt que vos modèles ?
Slide Converter
Si vous disposez d'UpSlide, vous pouvez convertir les diapositives de votre ancien modèle vers votre nouveau modèle. Il vous suffit d'ouvrir votre ancienne présentation PowerPoint et une copie sans diapositives de votre nouveau modèle PowerPoint (vous pouvez conserver les couvertures et les séparateurs de sections).
Une fois que vous êtes prêt, il vous suffit de suivre les étapes suivantes :
- Sélectionnez une ou plusieurs diapositives de votre ancienne présentation
- Cliquez sur l'onglet UpSlide > Présentations > Slide Converter (ou cliquez avec le bouton droit de la souris)
- Ensuite, allez dans votre nouvelle présentation, le volet devrait ressembler à ceci :
- Effectuez quelques modifications pour chaque diapositive ou groupe de diapositives ayant la même mise en page :
- Options : il est conseillé de décocher "Geler les couleurs" pour que les couleurs de l'ancienne palette s'adaptent à la nouvelle.
- Ajustements de la mise en page : choisissez une autre mise en page de destination si vous n'êtes pas satisfait de la suggestion automatique. S'il n'y a pas de mise en page correspondante, nous vous conseillons d'en choisir une "Titre seulement".
Fermez le convertisseur de diapositives lorsque vous êtes satisfait du résultat.
Veuillez noter que vous devrez peut-être procéder à quelques ajustements manuels, car certaines parties de texte, par exemple les pieds de page, seront assignées à des espaces réservés par défaut. Il vous suffit de les couper et de les coller dans les espaces réservés de votre choix et de réinitialiser votre diapositive pour actualiser les formats de police (cliquez avec le bouton droit de la souris sur une diapositive > Réinitialiser la diapositive).
Meilleur conseil
Pour une conversion optimisée, nous suggérons de regrouper les formes (icônes, images, schémas, etc.) sur votre présentation source.
> En savoir plus sur Slide Converter
Accessibilité
Cette étape consiste à rendre vos modèles conviviaux pour vos équipes afin de maximiser les chances qu'elles les utilisent et commencent à prendre de nouvelles habitudes.
Avant d'aller plus loin, sauvegardez une copie de sauvegarde de tout le travail effectué, car les gens peuvent accidentellement casser ou supprimer des modèles.
Vous devriez maintenant avoir deux types de modèles :
- La principale, comprenant des modèles de diapositives qui peuvent être adaptés/remplis/supprimés.
- Les sous-modèles des principaux documents récurrents produits par vos collaborateurs (comme les présentations, les rapports, etc.).
La meilleure façon de s'assurer que les gens utiliseront le nouveau modèle est de le définir par défaut lorsqu'ils ouvrent PowerPoint.
Pour ce faire, il vous suffit de nommer votre modèle PowerPoint (fichier .potx) "Blank" et de l'enregistrer sous ce chemin : C:Users%username%AppDataRoamingMicrosoftTemplates
Mais la seule façon de mettre en œuvre votre modèle par défaut pour l'ensemble de l'entreprise à l'aide de PowerPoint, est de demander à votre service informatique d'exécuter un script pour déployer le modèle finalisé sur tous les ordinateurs.
Les utilisateurs UpSlide disposant de droits d'administration ont toutefois la possibilité de publier leurs modèles par défaut pour l'ensemble de l'entreprise et de décider de l'ordre dans lequel ces modèles doivent être affichés.
Autres alternatives :
- Créez une page intranet où vous pourrez télécharger les sous-modèles dont vous avez besoin, en cliquant simplement sur un bouton comme celui-ci :
- Utilisez un dossier commun sur un disque partagé où vous pouvez héberger votre fichier .POTX et même créer une bibliothèque de sous-modèles, de diapositives et d'éléments tels que des images, des icônes, etc.
Meilleur conseil
Établissez des règles de base si vous voulez que les gens gardent la bibliothèque de modèles propre, et n'ayez pas peur de verrouiller les fichiers clés. Nous recommandons également de désigner une personne responsable du flux de contenu et de son suivi : ce qui peut entrer ou sortir de la bibliothèque, ce qui doit être mis à jour et sur quel canal recevoir les commentaires.
Communiquer
Nous y sommes ! Vos modèles PowerPoint sont prêts à l'emploi et facilement accessibles : il est temps d'annoncer la bonne nouvelle à tout le monde.
Commencez à impliquer vos collègues, et pas seulement les équipes de projet. Par exemple, lorsque vous cartographiez tous les contenus récurrents, vous devriez parler directement aux responsables de département/d'équipe qui devraient également consulter leurs équipes pour rendre la liste des documents récurrents aussi pertinente que possible.
Ensuite, vous pouvez les tenir informés à chaque étape du projet : par exemple, en envoyant une série de trois courriels à :
- Annoncer que les modèles seront réorganisés et montrer des maquettes pour les séduire.
- Leur indiquer quand les documents sont prêts et où ils peuvent les trouver
- Demandez un retour d'information après quelques jours - c'est essentiel !
Si vous avez le temps, vous pouvez également organiser des ateliers ou des sessions de formation pour montrer aux équipes comment utiliser les nouveaux modèles et les intégrer dans les flux de travail existants.
Vous pouvez également compter sur l'équipe de projet, les responsables, les utilisateurs intensifs de PowerPoint et d'autres ambassadeurs pour faire passer le message.
Enfin, les clients recevront bien sûr des présentations réalisées à l'aide du nouveau modèle ; une bonne pratique consiste à noter leurs commentaires ou à demander aux équipes de les solliciter. Les livrables aux clients sont le pont entre l'interne et l'externe homogénéité.
Pour plus de conseils sur le lancement de votre nouvelle identité (et pas seulement de vos modèles PowerPoint ), lisez cet article qui explique comment nous avons réussi à partager la nouvelle :
> 6 étapes pour lancer notre nouvelle identité visuelle
L'adaptation de votre modèle PowerPoint à votre nouvelle identité visuelle est un excellent investissement, car de nombreux produits clés en dépendent et les employés qui l'utilisent au quotidien sont parmi les meilleurs ambassadeurs de votre marque.
Le processus requiert de nombreuses compétences, telles que la gestion de projet, la conception graphique, la maîtrise du site PowerPoint, la communication, les connaissances informatiques, etc. Assurez-vous donc de disposer d'une équipe d'experts fiables ou d'un fournisseur de diapositives PowerPoint reconnu pour aider vos équipes à s'adapter à leur nouveau modèle officiel et à l'adopter.
Si vous cherchez à moderniser votre image de marque ou à redessiner votre modèle PowerPoint pour qu'il corresponde à votre nouvelle identité visuelle, nos concepteurs experts Office peuvent vous aider !
