Die Erstellung qualitativ hochwertiger Berichte unter Einhaltung enger Fristen ist eine vertraute Herausforderung für jedes Berichtsteam, und das Marketingteam von TotalEnergies bildet hier keine Ausnahme. Wir sprachen mit Salomé Knafo, Partnerships and Roaming Manager bei TotalEnergies, um herauszufinden, wie die Dokumentenerstellung für sie aussieht und wie sie mit UpSlide Datengenauigkeit und hohe Qualität sicherstellen.
Die Herausforderung: ineffiziente, manuelle Berichterstellung
Für das Team von Salomé sind die monatlichen Berichte das wichtigste Mittel, um die internen Stakeholder über die Geschäftsaktivitäten zu informieren. Diese Berichte, die an etwa 100 Personen geschickt werden, umfassen in der Regel etwa 70 Folien, und Qualität und Genauigkeit sind von größter Bedeutung. In einem typischen Bericht muss das Team Daten aus einer Reihe von Quellen abrufen, die sowohl auf Excel als auch auf Power BI gespeichert sind, und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Datenpunkte in der endgültigen Vorlage korrekt sind.
Ohne ein spezielles Berichtstool dauerte die Erstellung eines jeden Berichts mehr als eine Woche, und es wurden viele Stunden damit verbracht, die Zahlen und die Formatierung des gesamten Decks zu überprüfen. Die überflüssige manuelle Arbeit führte oft dazu, dass sich das Team gestresst und uninspiriert fühlte.
Wählen Sie UpSlide
Das Marketingteam benötigte ein Tool, das die Genauigkeit der Berichtsdaten garantiert und sicherstellt, dass die Decks auf hohem Niveau produziert werden.
UpSlide hat TotalEnergies seit 2014 dabei geholfen, den Datenexport von Excel nach PowerPoint effizienter zu gestalten. Das Tool wurde zunächst im Explorations- und Produktionsteam (E&P) eingesetzt und nach und nach auf die Teams für Investor Relations, Finanzen und Marketing ausgeweitet.
Aufgrund der erfolgreichen Erfolgsbilanz des Tools bei TotalEnergies wurde dem Team von Salomé UpSlide von einem Kollegen im Jahr 2022 empfohlen, um die Berichterstattung über die Leistung von Marketinginitiativen und KPIs zu unterstützen.
Ihr Team nutzt nun monatlich UpSlide , um diese wiederkehrenden Berichte zu automatisieren.
Früher haben die monatlichen Berichte viel von meiner Kapazität in Anspruch genommen; jetzt, mit UpSlide, werden die eingesparten Stunden zu Stunden, die ich auf andere, erfüllendere Aufgaben verwenden kann.
Drei Möglichkeiten, wie TotalEnergies die Berichtserstellung mit UpSlide
Hunderte von Datenpunkten in Sekundenschnelle verknüpfen und aktualisieren
Bei einem Bericht, der Hunderte von Datenpunkten aus mehreren Quelldateien abruft, waren die vielen manuellen Aktualisierungen, die erforderlich waren, um die Zahlen aktuell zu halten, für Salomé und ihr Team frustrierend.
"Bevor wir UpSlide verwendet haben", erklärt Salomé, "mussten wir jedes Mal Screenshots von Excel machen, wenn wir diese Informationen in PowerPoint präsentieren wollten. Das war eine Zeitverschwendung, da wir jedes Mal, wenn die ursprünglichen Daten aktualisiert wurden, zurückgehen und sie Folie für Folie in PowerPoint ändern mussten."
"Jetzt können wir alle Daten im endgültigen Deck mit einem Klick aktualisieren, indem wir die Excel Link Schaltfläche in meinem UpSlide Ribbon."
Effizientere und genauere Korrekturlesung
Ein typischer Bericht des Salomé-Teams besteht aus über 70 Folien, so dass die Überprüfung der Formatierung und Genauigkeit der Folien eine wichtige Aufgabe war.
Die Pflege von Einheitlichkeit würde mit der wachsenden Zahl der Mitarbeiter noch schwieriger werden: "Für die Monatsberichte haben wir verschiedene Leute, die die Folien erstellen, und wenn man nicht aufpasst, schreibt einer in Arial und der andere in Calibri."
"Wenn man stundenlang in diese Berichte vertieft ist, sieht man nicht immer die Unterschiede zwischen den einzelnen Folien. Man kann seine eigene Folie noch einmal lesen, aber weil man eine Woche lang an diesem Bericht gearbeitet hat, sieht man die Fehler nicht einmal vor sich."
UpSlide's Slide Check Funktion hat Salomés Korrekturprozess verändert und spart ihr wertvolle Energie und Zeit, wenn Termine anstehen. "Ich verwende Slide Check jetzt am Ende des Berichts, wenn alles fertig ist. Das spart mir fast eine Stunde Zeit bei der Überprüfung und beruhigt mich, bevor ich den Bericht intern weitergebe."
Beschaffung aktueller und markengerechter Materialien Konzern
Da die Berichte des Marketingteams in der Regel an über 100 interne Stakeholder verschickt werden, ist es wichtig, dass die Daten in Übereinstimmung mit den Markenrichtlinien von TotalEnergies auf hohem Niveau präsentiert werden.
" Content Library eignet sich hervorragend, um den Berichten den letzten Schliff zu geben, nachdem die Daten fertiggestellt sind", sagt Salomé. "Wir haben einen Werkzeugkasten mit Bildern, Symbolen, Karten und Flaggen, auf die wir direkt in PowerPoint zugreifen können, alles unter der Marke TotalEnergies."
UpSlide ist ein wirklich intuitives Berichtswerkzeug. Integriert in mein PowerPoint Ribbon kann ich den gesamten Berichtsprozess automatisieren: von der Datenaktualisierung bis zur Formatierung von Logos.
"Das sind wahrscheinlich die drei nützlichsten Funktionen für meine Berichte", meint Salomé, "und wenn ich etwas über neue Funktionen erfahren möchte, die meine Berichterstattung effizienter machen könnten, ist der vierteljährliche Newsletter vonUpSlide meine wichtigste Informationsquelle."
Das Ergebnis: genaue, stressfreie Quartalsberichte
Nach über einem Jahr Zusammenarbeit mit UpSlide erstellt das Team von Salomé nun Berichte auf hohem Niveau und mit maximaler Effizienz. Die Daten werden nicht nur im Einklang mit dem Branding von TotalEnergies gut präsentiert, sondern das Team kann sich auch darauf verlassen, dass es immer die aktuellsten Zahlen präsentiert.
"Wenn man Berichte an viele Leute schickt, kann das ziemlich stressig sein, weil man weiß, dass man eine Menge Daten durcharbeiten muss. UpSlide hilft mir wirklich, diesen Druck ab zubauen."
Ein stressfreies Team ist letztlich auch produktiver. Salomé hat inzwischen festgestellt, dass sie mehr Zeit für andere wertschöpfende Bereiche ihrer Tätigkeit hat . Sie fügt hinzu: "Ich habe das Tool auch anderen Mitarbeitern im Unternehmen empfohlen, um ihnen bei der Berichterstattung zu helfen."
Entdecken Sie, wie UpSlide anderen Konzern Teams hilft, mehr als 21 Stunden pro Monat zu sparen .
