Les équipes chargées de l'élaboration des rapports financiers sont constamment à la recherche de moyens plus efficaces pour stimuler la productivité lors de la création de rapports récurrents. Dans un secteur où 23 % des travailleurs s'efforcent de consacrer plus de temps aux tâches stratégiques, l'automatisation des rapports financiers est plus importante que jamais.
Le bon logiciel peut faire gagner un temps précieux à votre équipe, tant pour l'élaboration des rapports que pour l'analyse des données et l'assurance de leur exactitude.
Mais comment savoir quelle solution d'automatisation du reporting financier est la mieux adaptée à votre entreprise ?
Dans cet article, nous vous expliquons comment choisir le meilleur logiciel de reporting financier automatisé pour répondre parfaitement aux besoins de votre équipe.
Tout ce que vous devez savoir sur l'automatisation des rapports financiers
Les équipes financières utilisent les outils d'automatisation des rapports de différentes manières pour améliorer leurs flux de travail. Dans le secteur financier :
- Les équipes comptables ont généralement besoin de l'automatisation des rapports pour rassembler les données opérationnelles nécessaires à l'établissement des comptes de résultat.
- Les banquiers d'affaires ont besoin d'outils d'automatisation des rapports pour exporter des données de marché de Bloomberg ou d'autres fournisseurs de données vers leurs argumentaires.
- Les équipes de capital-investissement s'appuient sur des logiciels de reporting financier automatisés pour rassembler les données financières des entreprises en vue de la rédaction des mémorandums d'investissement.
Qu'est-ce qu'un outil de reporting automatisé ?
Les outils de reporting financier automatisés sont conçus spécifiquement pour rationaliser votre processus de reporting.
La valeur de ces outils réside dans leur capacité à supprimer le travail manuel lié à la compilation et à la présentation des données, ce qui vous permet de consacrer plus de temps aux commentaires et à l'analyse.
Par exemple, un outil d'automatisation des rapports peut
- Exporter et relier les données de Excel à PowerPoint.
- Actualiser jusqu'à des milliers de données en un seul clic.
- Automatisez la mise en forme des tableaux et des graphiques dans les classeurs Excel .
- Vous aider à structurer votre rapport final dans PowerPoint ou Word.
Mais comment mettre en œuvre efficacement cette technologie dans votre entreprise ? L'astuce consiste à sélectionner un outil d'automatisation des rapports qui réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Pour automatiser les principaux processus de reporting, les services financiers peuvent se tourner vers une série de solutions, allant d'outils internes à des logiciels externes de reporting financier. Un outil interne peut être adapté à vos attentes, conçu pour répondre aux besoins exacts de vos équipes. Toutefois, la création d'un outil de reporting interne nécessite du temps pour la recherche et le développement , ainsi que des ressources importantes à investir, et les résultats ne sont pas toujours instantanés.
Il existe de nombreux outils gratuits d'automatisation des rapports, mais ces solutions généralistes ne répondent pas aux exigences d'efficacité et de précision des équipes financières.
Pour éviter les efforts de développement en interne tout en garantissant une solution adaptée aux besoins de vos équipes financière, il existe quelques outils de reporting financier haut de gamme sur le marché. Dans la section suivante, nous vous aiderons à choisir celui qui vous convient le mieux, à vous et à votre équipe.
Comment choisir le meilleur logiciel d'automatisation des rapports financiers
Étape 1 : Évaluer votre processus d'établissement de rapports actuel
Pour transformer le processus de reporting au sein de votre équipe, commencez par évaluer vos flux de travail existants afin de prendre la décision la plus éclairée.
Commencez par vous demander si les rapports réguliers sont efficaces au sein de votre équipe et si les rapports finaux sont toujours exacts . Cette analyse vous permettra d'identifier les freins ou les lacunes qui ralentissent votre progression.
Quelle est l'efficacité de vos flux de travail actuels en matière d'information financière ?
L'inconvénient du processus traditionnel de reporting dans les équipes financières est le manque de temps. Les tâches manuelles prennent un temps précieux au dépend de certaines tâches comme la planification stratégique, l'analyse des données pour la prise de décision et la définition des objectifs.
Identifiez toute inefficacité dans votre processus d'établissement de rapports, en.
- Effectuer un examen approfondi des étapes de la création des rapports financiers actuels. Envoyer une enquête ou s'entretenir directement avec les membres de l'équipe pour comprendre leurs processus et obtenir un retour d'information.
- Déterminer le nombre total d'heures consacrées à la saisie des données, à l'exportation et à l'exécution manuelle des calculs. Là encore, il peut être utile de demander directement aux membres de l'équipe ou de consulter les données de suivi du temps de votre logiciel de gestion de projet comme Slack ou Monday.
- Prêtez une attention particulière à toute action répétée dans votre flux de travail, par exemple la mise à jour des données plusieurs fois dans PowerPoint après qu'elles aient été modifiées dans Excel. L'identification de ces actions le plus tôt possible indiquera les domaines dans lesquels votre processus de déclaration devrait être automatisé .
Pouvez-vous améliorer la précision des rapports de votre équipe ?
Des données fiables et justes protègent toutes les services financiers contre les risques juridiques et financiers. Lors de la création de rapports d'évaluation ou de rapports sur les mises à jour de portefeuilles, de petites erreurs peuvent avoir un impact significatif sur la réputation d'une entreprise lors d'un audit. L'exactitude et l'homogénéité sont essentiels pour établir des relations saines avec les clients, ce qui permet aux leaders du secteur de se distinguer de la concurrence.
Pesez la précision de vos processus d'information financière, en.. :
- S'enquérir des erreurs fréquentes rencontrées lors de l'exportation et de la mise à jour manuelles des données. L'identification d'une cause cohérente à ces erreurs permettra d'identifier les domaines dans lesquels un outil de reporting financier pourrait être utile.
- Déterminer le nombre de révisions à plusieurs niveaux nécessaires avant de certifier l'exactitude d'un rapport. Si vous passez trop de temps ou si vous faites intervenir trop de personnes lors de ces révisions, il est temps d'envisager une solution pour automatiser le processus de vérification.
Avant d'utiliser UpSlide, la plupart de nos clients passaient près d'une semaine à réviser leurs rapports finaux. UpSlideLes outils d'établissement de rapports automatisés d'EADS constituent une garantie de l'exactitude des données, ce qui permet de libérer une grande partie de la capacité de ces flux de travail.
Étape 2 : Présélectionner quelques outils d'automatisation des rapports
Après avoir évalué votre processus de reporting actuel, il est temps d'évaluer les outils disponibles sur le marché ( ). Reprenez les conclusions de la première étape et voyez quels sont les outils qui répondent aux besoins de votre équipe. Les sites d'évaluation tels que G2 ou Capterra sont d'une aide précieuse à ce stade.
Réfléchissez à l'étape du processus d'information financière que vous souhaitez automatiser. S'agit-il de l'extraction des données, de la génération des rapports ou de l'analyse elle-même ? Les solutions diffèrent largement dans leurs forces et leurs portées ; certaines peuvent exceller dans la visualisation des données mais manquer de capacités d'intégration robustes, ou vice versa.
Si votre équipe passe trop de temps sur l'extraction et la transformation des données, vous pouvez envisager une solution ETL comme Power Query ou Oracle Data Integrator (ODI). Ou, si vous reliez régulièrement des données de Excel à PowerPoint, UpSlide offre un service complet adapté aux équipes des services financiers.
N'oubliez pas que la compatibilité technique est plus importante qu'une interface tape-à-l'œil. Si votre équipe effectue la plupart de ses rapports à partir de Google Workspace ou de Microsoft 365, il est préférable de choisir un fournisseur agréé pour chaque plateforme.
Découvrez les avantages de travailler avec un partenaire Microsoft
Étape 3 : Évaluer les caractéristiques d'un bon logiciel d'information financière automatisé
Après avoir établi une liste restreinte, il est temps de déterminer quelle solution de reporting est la plus adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise. Nous vous recommandons d'examiner les études de cas et les évaluations en ligne pour vous aider à comparer les performances des outils dans des scénarios réels.
Tenez compte de ces cinq qualités lors de l'évaluation de votre liste de candidats :
- Intuitif: Même les meilleurs outils de reporting automatisés seraient inutiles s'ils nécessitaient des connaissances informatiques spécialisées pour fonctionner efficacement. Une solution de premier ordre permet à des personnes de différents niveaux de compétences de s'exprimer en mettant l'accent sur la conception intuitive et la simplicité.
- Personnalisable : Quel serait l'impact sur vos équipes d'un outil qui s'adaptent à vos processus et respectent lacharte graphique de votre marque ?Cela pourrait aider à une plus meilleure adoption de l'outil et à un meilleur retour sur investissement à l'avenir.
- Évolutivité : Le logiciel doit avoir la capacité d'évoluer en même temps que vos équipes et vos charges de travail pour garantir sa compatibilité future.
- Sécurité : Veillez à choisir un outil d'automatisation des rapports qui soit conforme aux réglementations en vigueur dans le secteur des services financiers, telles que SOC2, GLBA (aux États-Unis) ou DORA (dans l'Union européenne). L'outil que vous avez choisi ne doit pas avoir de visibilité sur vos données, ce qui vous laisse un contrôle total.
- Assistance : Un bon service clientèle peut faire la différence entre un produit et un autre, en particulier dans le cas des logiciels qui nécessitent parfois des l'aide.
Une fois que vous avez trouvé un outil qui répond à ces critères, vous pouvez passer à la phase de test.
Meilleur conseil
Lorsqu'il s'agit de rapports automatisés en finance, le soutien à l'adoption est crucial pour assurer un retour sur investissement à long terme. Un fournisseur qui propose des sessions de formation spécialisées ou des plans d'intégration pour les employés aidera votre équipe à obtenir des résultats plus cohérents à long terme.
Étape 4 : Tester l'outil en action
L'intégration d'une nouvelle technologie dans votre entreprise comporte un certain risque. Mettre en place une période d'essai efficace avant le déploiement atténue ce risque.
Le processus de test de l'outil de reporting automatisé que vous avez choisi doit comporter plusieurs étapes :
- Définir des indicateurs clés de performance (ICP) : Déterminez à quoi ressemble la réussite des équipes chargées de l'établissement des rapports financiers dans votre organisation. Identifiez les indicateurs clés de performance directement liés à vos objectifs commerciaux et à la performance actuelle de l'équipe chargée de l'établissement des rapports, afin de mesurer efficacement la performance.
- Effectuer des tests d'acceptation par les utilisateurs : Testez le logiciel d'automatisation des rapports au sein de vos équipes pour vous assurer que les éventuels problèmes de compatibilité sont identifiés et résolus à temps.
- Lancez votre nouveau logiciel d'automatisation des rapports : Alignez votre équipe informatique interne et lancez un plan de communication pour que votre groupe d'employés test puisse utiliser l'outil dès le premier jour et sache exactement où faire part de ses commentaires.
- Analysez l'utilisation et les résultats : Évaluez la précision et l'efficacité des flux de travail de reporting de vos équipes en fonction de vos indicateurs clés de performance.
Les informations fournies par ce processus doivent refléter l'impact que l'outil d'automatisation des rapports aura sur l'ensemble de votre entreprise.
Recueillir des informations
L'adhésion des employés est un facteur déterminant de l'adoption réussie d'un nouvel outil. Recueillez les réactions de votre équipe et mesurez leur confiance dans le logiciel de reporting financier automatisé dans le cadre de votre évaluation.
Si vous arrivez à la fin de la période de test et que tout s'est bien passé, c'est parfait ! Si ce n'est pas le cas, il est temps de partager ce retour d'information avec votre fournisseur et d'explorer les possibilités d'amélioration.
La collecte d' informations qualitatives et quantitatives auprès de nos clients nous aide à comprendre l'impact sur leur productivité, mais aussi à optimiser notre solution d'automatisation des rapports financiers pour répondre aux besoins des équipes financières.
Comment UpSlide automatise la création de rapports pour les équipes financières
Comment BNP Paribas a transformé sa productivité grâce à l'automatisation des rapports
La fonction International Financial Services (IFS) au sein de BNP Paribas produit des rapports réguliers tout au long de l'année financière afin de prévoir et d'interpréter les chiffres, en se concentrant sur les budgets, les estimations et les résultats finaux.
L'exportation des données de Excel vers les rapports financiers de PowerPoint a permis à l'équipe de libérer une capacité importante.
Lire l'histoire de BNP Paribas
Comment American Tower a tiré parti d'un logiciel de reporting financier automatisé pour son équipe FP&A
L'équipe FP&A d'American Tower passe beaucoup de temps sur Microsoft 365 à produire des rapports réguliers sur les résultats, les prévisions, le budget, etc. L'équipe a identifié le risque et l'inefficacité du travail manuel dans le processus de reporting financier, ainsi que l'impact sur le bien-être des employés.
Aujourd'hui, ils économisent plus de 17 heures par employé et par mois grâce au logiciel d'automatisation des rapports financiers de UpSlide, tout en garantissant la qualité et l'exactitude de tous les produits livrés.
Lire l'histoire d'American Tower
Garantir le contrôle de la qualité et l'exactitude des données prenait auparavant des heures à l'équipe. Aujourd'hui, nous nous contentons de consulter le site UpSlide , ce qui nous permet d'avoir l'esprit tranquille avant de transmettre nos rapports à la direction.
Quel est le meilleur logiciel de reporting financier automatisé ?
Le choix du logiciel de reporting financier automatisé le mieux adapté à votre équipe peut s'avérer difficile au début.
Une approche éclairée, tenant compte de chacun de ces facteurs - convivialité, potentiel de personnalisation, évolutivité, sécurité et qualité de l'assistance à la clientèle - vous conduira à une sélection optimale.
Si vous êtes un professionnel de la finance et que vous passez trop de temps à établir des rapports réguliers, découvrez UpSlide pour l'automatisation des rapports.
En résumé
L ' automatisation des rapports financiers permet de stimuler la productivité et d'épargner aux employés les tâches manuelles liées à la compilation et à la présentation des données.
Pour choisir le meilleur logiciel d'automatisation des rapports financiers, suivez les étapes suivantes. Tout d'abord, identifiez les inefficacités dans le flux de travail de votre équipe. Ensuite, évaluez l'exactitude de ces rapports et voyez où se trouvent les erreurs. Enfin, utilisez ces informations pour faciliter le processus de sélection du logiciel.
Découvrez comment les équipes de reporting financier de BNP Paribas et d'American Tower utilisent des logiciels d'automatisation du reporting pour améliorer leur productivité.
Lors de votre choix final de logiciel, tenez compte de chacun de ces facteurs - convivialité, potentiel de personnalisation, évolutivité, sécurité et qualité de l'assistance à la clientèle. Ces facteurs vous conduiront à une sélection optimale.
