Découvrez comment choisir le meilleur logiciel de reporting financier automatisé - de l'évaluation des risques à l'évaluation de votre liste restreinte - et améliorez l'efficacité de l'ensemble de votre entreprise.
Tout ce que vous devez savoir sur l'automatisation des rapports financiers
L'automatisation des rapports change la donne pour les équipes de première ligne des services financiers.
Mais comment savoir quelle est l'outil le mieux adapté à votre entreprise ?
Qu'est-ce qu'un outil de reporting automatisé ?
Les outils de reporting financier automatisés sont conçus spécifiquement pour simplifier votre processus de reporting.
La valeur de ces outils réside dans leur capacité à supprimer le travail manuel lié à la compilation et à la présentation des données, ce qui vous permet, ainsi qu'à vos équipes, de consacrer plus de temps aux commentaires et à l'analyse.
Comment les équipes financières utilisent-elles les rapports automatisés ?
Les équipes en finance sont constamment à la recherche de moyens plus efficaces pour augmenter la productivité lors de l'élaboration de rapports récurrents. Dans un secteur où 23 % des employéss'efforcent de consacrer plus de temps aux tâches stratégiques, l'automatisation des rapports financiers est plus importante que jamais.
Les équipes financières utilisent l'automatisation des rapports de nombreuses façons pour améliorer leur quotidien. Au sein de l'industrie, un outil d'automatisation des rapports peut aider les équipes :
- Exporter et relier les données de Excel à PowerPoint.
- Actualiser jusqu'à des milliers de données en un seul clic.
- Automatiser la mise en forme des tableaux et des graphiques dans les classeurs Excel .
- Structurer votre rapport final en PowerPoint ou Word.
Et les cas d'utilisation peuvent varier d'un secteur à l'autre :
- Les comptables et les consultants ont généralement besoin d'un logiciel d'automatisation des rapports pour rassembler les données opérationnelles nécessaires à l'établissement des comptes de résultat.
- Les équipes en banque d'investissement ont besoin de logiciel de reporting automatisés pour exporter des données de marché de Bloomberg ou d'autres fournisseurs de données vers leurs argumentaires.
- Les équipes de capital-investissement s'appuient sur des logiciels de reporting automatisés pour rassembler les données des états financiers des entreprises pour rédiger des mémorandums d'investissement.
Les avantages de l'automatisation du reporting financier
Après avoir mis en place des solutions d'automatisation dans l'ensemble de leurs activités, les entreprises de services financiers peuvent s'attendre à bénéficier des avantages suivants :
Optimisation de votre temps
Les tâches répétitives, telles que l'exportation de données de marché à partir de Bloomberg ou de LSEG Data & Analytics, prennent souvent des heures, en particulier lorsque les données de marché changent fréquemment. En automatisant ces tâches, les équipes de reporting libèrent un temps précieux pour se concentrer sur les initiatives stratégiques, plutôt que sur les seules exportations de données.
Des rapports d'une précision irréprochable
Lorsqu'il s'agit de milliers de données par rapport, le recours à un logiciel plutôt qu'à une saisie manuelle est un moyen sûr de réduire les erreurs humaines et de garantir l'exactitude de toutes les données pertinentes dans le rapport final.
Mise en forme homogène garantie
Le formatage est une autre tâche chronophage pour de nombreuses équipes de reporting financier, 90 % d'entre elles consacrant plus de deux heures par jour à ce travail manuel (sur PowerPoint ). Confier cette tâche à un outil de reporting automatiségarantit un formatage cohérent pour toute l'équipe, ce qui réduit le temps consacré à la vérification et à la correction de tableaux, de graphiques et de diapositives mal formatés.
Allègement de la charge et pression sur les employés
De nombreuses entreprises de services financiers s'efforcent de réduire leurs effectifs tout en maintenant leur efficacité et leur rendement. Cependant, cela augmente la charge de travail des employés restants, les obligeant à faire plus avec moins. Les logiciels de reporting automatisé soulagent les équipes à faible effectif des tâches manuelles et chronophages, ce qui leur permet de fournir des résultats de haute qualité de manière plus efficace.
Alors, comment pouvez-vous déployer la technologie de reporting dans votre entreprise et récolter les avantages décrits ci-dessus ?
Comment choisir le meilleur outil d'automatisation des rapports financiers
Voyons comment choisir le meilleur outil pour vous et votre équipe.
Étape 1 : Analyser votre processus actuel de reporting financier
Pour transformer les processus de reporting de votre entreprise, commencez par évaluer les flux de travail existants.
Déterminez l'efficacité des rapports réguliers et si les livrables sont toujours exacts. L'analyse de ces facteurs permettra d'identifier les difficultés de votre équipe et de mettre en évidence les points problématiques que vous pouvez résoudre grâce à l'automatisation.
Identifier les inefficacités
- Effectuez une analyse approfondie des étapes de la création des rapports financiers actuels. Envoyez une enquête ou discutez directement avec les membres de l'équipe pour comprendre leurs processus et recueillir leurs commentaires.
- Déterminez le nombre total d'heures consacrées à la saisie des données, à l'exportation et à l'exécution manuelle des calculs. Là encore, il peut être utile de demander directement aux membres de l'équipe ou de consulter les données de suivi du temps de votre logiciel de gestion de projet, comme Slack ou Monday.
- Portez une attention particulière à toute action répétée dans votre flux de travail, par exemple la mise à jour de données plusieurs fois dans PowerPoint après qu'elles aient été modifiées dans Excel. En identifiant ces actions le plus tôt possible, vous saurez où automatiser vos reportings.
Vérifier la véracité des données
Examinons maintenant l'exactitude des rapports actuels de votre équipe. L'exactitude des données protège toutes les sociétés de services financiers contre les risques juridiques et financiers. Lors de l'élaboration de rapports d'évaluation ou de rapports sur les mises à jour de portefeuilles, de petites inexactitudes peuvent avoir un impact significatif sur la réputation d'une entreprise lors d'une inspection d'audit.
Evaluer la précision de vos outils financier de reporting actuels :
- Recherchez les erreurs fréquemment rencontrées lors des exportations et des mises à jour manuelles de données. L'identification de la cause de ces erreurs permettra d'identifier où un outil de reporting financier pourrait être utile.
- Réfléchissez au nombre de révisions et de personnes qui sont nécessaires avant de certifier l'exactitude d'un rapport. Si vous passez trop de temps ou si vous faites intervenir trop de personnes lors de ces révisions, il est temps d'envisager une solution pour automatiser le processus de vérification, comme un outil de vérification des diapositives.
Avant d'utiliser UpSlide, la plupart de nos clients passaient près d'une semaine à vérifier leurs rapports finaux. L'outil de reporting automatisé UpSlide garantit l'exactitude des données, ce qui permet de libérer une grande partie de la capacité de ces flux de travail.
Étape 2 : Établir une liste limitée d'outils
Il est temps de déterminer quelle solution de reporting répond le mieux aux besoins de votre organisation. Nous vous recommandons d'explorer les études de cas et les évaluations en ligne pour comparer les performances des outils dans des scénarios réels.
Évaluer la liste des solutions selectionnées
Une fois que vous avez établi votre liste d'outils, évaluez-les à l'aide de ces cinq qualités :
- Convivialité : Les meilleurs outils de reporting peuvent devenir redondants s'ils nécessitent des connaissances informatiques spécialisées. Une solution de premier ordre doit être facile à adopter grâce à sa simplicité et son design intuitif.
- Personnalisation : Votre équipe pourrait-elle bénéficier d'un outil adapté à vos processus et à vos directives de marque ? Cela pourrait conduire à une plus grande adoption de l'outil au sein de votre équipe et à un meilleur retour sur investissement à l'avenir.
- Progression : Le logiciel doit pouvoir s'adapter à des équipes et à des charges de travail croissantes, afin de garantir qu'il réponde aux exigences futures à long terme.
- Sécurité : Veillez à choisir une solution de reporting conforme aux réglementations sectorielles en vigueur, telles que SOC2, GLBA (aux États-Unis) ou DORA (dans l'Union européenne). L'outil que vous avez choisi ne doit pas avoir de visibilité sur vos données, ce qui vous laisse un contrôle total.
- Assistance : Un bon service client peut faire la différence entre un produit et un autre, en particulier dans les secteurs à fort enjeu comme la finance, qui exigent une réponse rapide de l'assistance.
Après avoir défini les critères de votre recherche, il est temps de choisir un outil !
Meilleur conseil
Lorsqu'il s'agit de rapports automatisés en finance, le soutien à l'adoption est crucial pour assurer un retour sur investissement à long terme. Un fournisseur qui propose des sessions de formation spécialisées ou des plans d'intégration pour les employés aidera votre équipe à obtenir des résultats plus cohérents à long terme.
Étape 3 : Identifier le meilleur outil de reporting automatisé pour votre équipe
Il est maintenant temps d'évaluer les outils disponibles sur le marché. Prenez les résultats de la première étape, les critères de la deuxième et voyez quels sont les outils qui répondent aux besoins de votre équipe. Les sites d'évaluation tels que G2 ou Capterra sont très utiles à ce stade.
Vous devez maintenant savoir quelle étape du processus des reporting financiers vous souhaitez automatiser. S'agit-il de l'extraction des données, de la génération des rapports ou de l'analyse elle-même ? Les solutions diffèrent largement dans leurs forces et leurs portées ; certaines peuvent exceller dans la visualisation des données mais manquer de solides capacités d'intégration, ou vice versa.
Extraction et transformation de données externes
Si votre équipe passe trop de temps sur l'extraction et la transformation des données, envisagez une solution ETL (Extract, Transform, and Load) comme Power Query ou Oracle Data Integrator (ODI).
Liaison interne des données
Si vous rassemblez régulièrement des informations provenant de plusieurs documents internes pour élaborer vos rapports, envisagez de tirer parti d'une plateforme de gestion des actifs numériques (DAM) telle qu'iManage ou Bynder.
Si vous devez fréquemment relier des données de Excel à PowerPoint, UpSlide offre un service complet adapté aux équipes de services financiers qui créent des rapports récurrents dans Microsoft 365.
Mise en forme et finalisation du rapport
La fonctionnalité d'automatisation de la production de rapports d'UpSlide va bien au-delà des données. Qu'il s'agisse de simplifier la conception de chaque tableau et graphique Excel que votre équipe élabore, ou de s'assurer que vos diapositives finales soient formatées avec précision.
Meilleur conseil
N'oubliez pas que la compatibilité technique est plus importante qu'une interface tape-à-l'œil. Si votre équipe effectue la plupart de ses rapports à partir de Google Workspace ou de Microsoft 365, il est préférable de choisir un fournisseur agréé pour chaque plateforme.
Découvrez les avantages de travailler avec un partenaire Microsoft
Étape 4 : Recueillir les retours et réactions sur l'outil de reporting choisi
L'adhésion des employés contribue largement à l'adoption réussie d'un nouvel outil. Recueillez les réactions de vos équipes et mesurez leur confiance dans le logiciel de reporting financier automatisé dans le cadre de votre évaluation.
Si vous arrivez à la fin de la période de test et que tout s'est bien passé, c'est parfait ! Si ce n'est pas le cas, partagez ce retour d'expérience avec votre prestataire et étudiez les possibilités d'amélioration.
La collecte d' informations qualitatives et quantitatives auprès de nos clients nous aide à comprendre l'impact sur leur productivité, mais aussi à optimiser notre solution d'automatisation des rapports financiers pour répondre aux besoins des équipes financières.
Comment UpSlide automatise la création de rapports pour les équipes financières
Comment BNP Paribas améliore sa productivité grâce à un outil de reporting automatisé
La fonction International Financial Services (IFS) au sein de BNP Paribas produit des rapports réguliers tout au long de l'année financière afin de prévoir et d'interpréter les chiffres, en se concentrant sur les budgets, les estimations et les résultats finaux.
L'exportation des données d'Excel vers les rapports financiers de PowerPoint a permis à l'équipe de libérer une capacité importante.
Lire l'histoire de BNP Paribas
Comment American Tower utilise un logiciel de reporting financier pour son équipe FP&A
L'équipe FP&A d'American Tower passe beaucoup de temps sur Microsoft 365 à produire des rapports réguliers sur les résultats, les prévisions, le budget, etc. L'équipe a identifié le risque et l'inefficacité du travail manuel dans le processus de reporting financier, ainsi que l'impact sur le bien-être des employés.
Aujourd'hui, ils économisent plus de 17 heures par employé et par mois grâce au logiciel d'automatisation des rapports financiers de UpSlide, tout en garantissant la qualité et l'exactitude de tous les produits livrés.
Lire l'histoire d'American Tower
Garantir le contrôle de la qualité et l'exactitude des données prenait auparavant des heures à l'équipe. Aujourd'hui, nous nous contentons d'utiliser UpSlide, ce qui nous permet d'avoir l'esprit tranquille avant de transmettre nos rapports à la direction.
Principaux enseignements : Quel est le meilleur logiciel de reporting financier ?
Déterminer quel logiciel de reporting financier automatisé convient le mieux à votre équipe peut s'avérer difficile.
Si vous comptez sur une série de ressources internes pour créer des rapports financiers, une solution DAM comme Bynder est idéale. Si, en revanche, votre équipe souhaite centraliser l'automatisation de ses rapports dans une solution tout-en-un - de la mise en relation des données à la gestion du contenu et à la mise en forme des rapports - envisagez UpSlide.
En résumé
L'automatisation des rapports financiers permet de stimuler la productivité et d'épargner aux employés les tâches manuelles liées à la compilation et à la présentation des données.
Pour choisir le meilleur logiciel de reporting, il faut comprendre les problèmes actuels de l'équipe, présélectionner des outils et utiliser des sites d'évaluation pour faciliter la décision finale.
Découvrez comment les équipes de reporting financier de BNP Paribas et d'American Tower utilisent des logiciels d'automatisation du reporting pour améliorer leur productivité.
Parmi les meilleurs outils d'automatisation des rapports, citons Oracle Data Integrator, Bynder et UpSlide - la solution préférée des professionnels des services financiers.
