Produire des rapports de haute qualité dans des délais réduitsest un défi familier pour de nombreuses équipes de reporting financier. Alors que le secteur financier adopte de plus en plus la technologie, le logiciel d'automatisation des rapports est devenu de plus en plus essentiel pour stimuler la productivité et garder une longueur d'avance sur la concurrence.
Dans cet article, nous aborderons les définitions de l'automatisation des rapports et ses avantages, ainsi que la manière de mettre en place une solution d'automatisation des rapports au sein de votre entreprise.
Automatisation des rapports : Vue d'ensemble
L'automatisation des rapports consiste à utiliser la technologie pour accroître l'efficacité et réduire la charge de travail manuelle liée à la création de rapports.
Les systèmes de reporting automatisés peuvent simplifier la recherche d'informations dans différents ensembles de données et faciliter la création de documents finaux grâce à des fonctions de formatage et de vérification utiles.
L'adoption de l'automatisation des rapports pourrait changer la donne pour les organisations intéressées par l'amélioration stratégique de la productivité.
Automatisation des rapports vs. rapports financiers manuels
L'établissement de rapports financiers sans l'aide d'un outil d'automatisation implique la mise à jour manuelle des données chaque fois que l'ensemble des données principales change, ainsi que des heures passées à perfectionner la mise en forme de rapports qui peuvent compter jusqu'à 100 pages. Cette méthode prend beaucoup de temps et est plus sujette aux erreurs humaines. Cette méthode peut entraîner des incohérences et des retards, obligeant les professionnels de la finance à consacrer plus de temps aux tâches répétitives et moins à la prise de décisions stratégiques.
Le reporting automatisé utilise un logiciel pour gérer la collecte, l'analyse, la visualisation et la présentation des données. Il garantit la précision et homogénéité, réduit les erreurs et accélère le processus de reporting de bout en bout pour vos équipes. Les professionnels de la finance peuvent ainsi se concentrer davantage sur les tâches stratégiques et obtenir des informations en temps réel, ce qui rend leurs rapports plus opportuns et plus fiables.
Qui devrait utiliser une solution d'automatisation des rapports ?
L'automatisation des rapports est particulièrement utile pour tous ceux qui doivent régulièrement communiquer des informations clés à leurs clients ou à leurs partenaires internes.
Parmi les départements qui bénéficient le plus d'une solution d'automatisation des rapports, citons les équipes chargées de la finance d'entreprise, du FP&A et du contrôle de gestion, ainsi que celles chargées du marketing et de la vente.
Les services financiers, par exemple, peuvent utiliser l'automatisation des rapports pour que les rapports financiers soient à jour et exempts d'erreurs, et qu 'ils soient conformes à la réglementation et à la législation.
Dans le secteur des services financiers, l'automatisation des rapports a une série d'applications qui dépendent du secteur :
Banque d'investissement
Les banquiers d'investissement utilisent l'automatisation des rapports pour exporter des données de marché à partir de fournisseurs de données, tels que Bloomberg, vers leurs pitchbooks. La qualité et la précision étant primordiales, ils préfèrent les solutions qui automatisent également le formatage de leurs produits.
Conseil financier
Les équipes de conseillers ont besoin d'une précision à toute épreuve lorsqu'elles extraient des chiffres clés pour leurs rapports due diligence. L'automatisation des rapports offre une garantie supplémentaire d'exactitude afin d'atténuer tout risque pour leurs clients.
Asset Management
Lorsqu'ils évaluent les portefeuilles de leurs clients, les gestionnaires d'actifs utilisent l'automatisation des rapports pour relier leurs sources de données à leurs rapports finaux sur PowerPoint ou Word. Ainsi, lorsque leurs portefeuilles évoluent d'un mois à l'autre, il leur suffit d'actualiser les liens de données au lieu de mettre à jour manuellement chaque tableau et chaque graphique.
UpSlide devrait se traduire par des heures de travail plus courtes, ou du moins plus productives. Nos équipes sont plus heureuses lorsqu'elles sont productives, qu'elles effectuent un travail à forte valeur et qu'elles apprennent, au lieu de formater et de copier-coller.
Quels sont les avantages de l'automatisation des rapports ?
Les outils de reporting automatisés peuvent offrir une série d'optimisations à vos flux de travail - qu'il s'agisse de trier des données complexes ou de créer des présentations visuellement attrayantes. La technologie peut être appliquée à tous les services et à tous les rôles, ce qui apporte d'énormes avantages à tous les niveaux.
Voici six avantages que l'automatisation des rapports peut apporter à votre organisation :
Efficacité accrue
Sans l'automatisation des rapports, les employés devraient passer des heures à mettre à jour manuellement les points de données dans leurs rapports récurrents, ou à créer des modèles de rapport à partir de zéro.
Les outils de reporting automatisés permettent d'exporter et de mettre à jour en toute transparence d'importants volumes de données, de fournir aux employés l'accès à des modèles de meilleures pratiques et de veiller à ce que les données finales soient présentées dans le respect des lignes directrices de la marque de votre entreprise.
En gagnant du temps sur ces tâches manuelles dans le processus de reporting, les équipes de reporting peuvent libérer de la capacité pour l'analyse et encore plus de création de rapports.
Réduction du risque d'erreur humaine
L'erreur humaine est un défi dans tout processus de génération manuelle de rapports, qu'il s'agisse de mises à jour oubliées de diapositives clés, de chiffres manqués ou de simples fautes de frappe. L'automatisation des rapports minimise ce risque en réduisant l'intervention humaine nécessaire à la collecte de données précises.
Par exemple, un outil d'automatisation des rapports vous permet de relier facilement vos données Excel ou Power BI à votre livrable final. Lorsque les données sources changent, la possibilité de mettre à jour la présentation final en un seul clic élimine le stress des rapports manuels.
Lors des multiples itérations d'un rapport, un outil d'automatisation peut vous aider à réduire les divergences et à améliorer la qualité globale de la production.
Une image de marque sans faille
Lorsqu'il s'agit de créer un rapport percutant, l'homogénéité est la clé. L'automatisation de votre processus de génération de rapports vous permet de vous fier à véracité des données que vous présentez et de vous assurer que votre rapport sera toujours conforme aux lignes directrices de la marque de votre entreprise.
Certains outils proposent des modèles de rapports prédéfinis pour garantir que vos données sont bien présentées et conformes à la marque. Les solutions peuvent également automatiser le formatage et la présentation de vos données, garantissant ainsi l'homogénéité de la marque à travers les livrables et vous permettant de gagner du temps que vous pouvez allouer aux commentaires et à l'analyse.
Amélioration de la satisfaction des employés
Bien que certaines industries considèrent le travail manuel comme un rite de passage, pour de nombreux employés, il reste la source de désillusions et de taux d'attrition élevés. L'automatisation peut réduire considérablement le temps consacré aux tâches manuelles, ce qui permet aux employés de consacrer plus de temps à des tâches à plus grande valeur ajoutée, telles que l'analyse et la mise en réseau.
En outre, l'automatisation des rapports permettra aux employés d'accéder plus facilement aux informations importantes, ce qui réduira les obstacles à la connaissance et stimulera les résultats au sein des différentes équipes.
Une meilleure fidélisation des clients
Dans des secteurs tels que les services financiers, où les clients attendent des rapports précis et de grande qualité, l'automatisation de votre processus de création de rapports peut vous donner un avantage concurrentiel. Fournir des rapports cohérents et percutants renforce la réputation de la marque auprès de vos clients, ce qui favorise la fidélisation à long terme.
L'utilisation d'UpSlide permet à Colliers de créer des rapports d'évaluation de qualité dans les délais impartis, ce qui nous permet de nous concentrer davantage sur nos activités et les besoins de nos clients. Nous pouvons désormais produire encore plus de rapports, ce qui contribue en fin de compte à augmenter notre chiffre d'affaires.
Plus de profits et moins de coûts opérationnels
L'un des principaux avantages de l'utilisation de rapports automatisés réside dans les économies financières qu'elle permet de réaliser. Selon une étude d'Accenture, des innovations telles que l'automatisation des rapports pourraient permettre aux entreprises d'économiser jusqu'à 8 000 milliards de dollars au niveau mondial. Les outils d'automatisation des rapports peuvent permettre aux employés de gagner jusqu'à 33 heures par mois, qu'ils passeraient autrement à rédiger manuellement des rapports - qu'il s'agisse de relier de grands ensembles de données à un document PowerPoint ou Word , ou de mettre en forme des graphiques et des infographies - ce qui réduitconsidérablement lescoûts de main-d'œuvre dans le processus.
Ce qu'il faut prendre en compte lors de la mise en place d'un outil d'automatisation
Une solution d'automatisation des rapports peut simplifier vos opérations, améliorer la précision des données et permettre à votre équipe de se concentrer sur des tâches stratégiques. Mais comme pour tout projet de gestion du changement important, vous devrez planifier une stratégie de mise en place efficace pour vous assurer de rentabiliser votre investissement.
Voici les éléments à prendre en compte lors de la mise en place de votre nouveau logiciel de reporting :
Compatibilité avec votre technologie
Réfléchissez aux applications déjà déployées dans votre organisation et à celles que vous souhaitez connecter pour optimiser vos flux de production de rapports.
Il existe de nombreux outils de reporting, par exemple, pour automatiser les flux de travail entre Excel et PowerPoint; toutefois, si votre équipe élabore régulièrement des rapports à partir de données contenues dans Power BI, vous souhaiterez peut-être explorer une solution plus spécialisée.
De même, si votre organisation travaille principalement sur Microsoft 365, vous pourriez envisager de faire appel à un partenaire Microsoft pour votre solution d'automatisation des rapports afin d'assurer un alignement complet avec la future feuille de route des produits de Microsoft.
Implication des salariés
Comme pour tout changement important, le passage d'un rapport manuel à un rapport automatisé peut se heurter à la résistance de certains employés en raison d'un manque de familiarité.
La clé réside ici dans une communication efficace autour des avantages de la solution, tels que l'allègement des tâches banales et le gain de temps pour des travaux à plus forte valeur ajoutée.
Il est également conseillé de mettre en œuvre un calendrier de projet et un plan d'adoption clairs afin de s'assurer que vos employés sont entièrement formés au nouvel outil aussi efficacement que possible.
Budget
Il existe de nombreuses solutions d'automatisation des rapports, mais nous vous recommandons de procéder à une analyse des coûts pour une série de solutions afin de déterminer celle qui convient le mieux à votre budget et à vos besoins.
Une solution plus haut de gamme peut nécessiter des coûts initiaux plus élevés, mais elle s'accompagne généralement de fonctions et d'une assistance avancées qui garantissent une meilleure adoption et un retour sur investissement à long terme.
Sécurité et conformité
L'automatisation des rapports améliore incontestablement la productivité et l'efficacité, mais elle présente également des risques supplémentaires liés à la sécurité des données. Lorsque vous traitez des données financières clés spécifiques à votre organisation ou à celle de vos clients, il est impératif d'utiliser une solution d'automatisation qui protège ces données.
Avant de déployer une solution d'automatisation des rapports, nous recommandons d'évaluer les méthodologies de cryptage employées et de vérifier si le logiciel fonctionne dans un cadre de conformité tel que SOC2.
Après le déploiement, il est également important de contrôler et de réglementer les autorisations de données autour de votre logiciel d'automatisation des rapports afin de déterminer qui peut interagir avec quelles données et à quel moment.
Une approche proactive de la protection des informations confidentielles de votre entreprise est essentielle lors de la mise en œuvre.
Ce qu'il faut prendre en compte lors de la mise en place d'un outil d'automatisation
Thales a déployé des outils d'automatisation des rapports pour améliorer leur analyse
Thales, entreprise leader dans le domaine de la défense et de la logistique, recherchait une solution pour aider son équipe BI Achats à fournir des données de la meilleure qualité possible aux équipes décisionnelles, et ce le plus rapidement possible. Un rapport de décision moyen est rempli d'un large éventail de données, allant des accords avec les fournisseurs aux factures, en passant par les défauts de paiement et les comptes de résultats.
Depuis l'adoption de l'automatisation des rapports dans ses flux de travail, Thales a constaté des améliorations significatives de la fiabilité de ses données, de la qualité de ses analyses et de la satisfaction générale du travail au sein de l'équipe BI Achats.
Colliers a adopté un outil d'automatisation des rapports d'investissement pour accroître sa productivité dans l'ensemble de l'entreprise
Colliers, société internationale de gestion de biens immobiliers et d'investissements, utilise l'automatisation des rapports depuis 2020 au sein de son équipe d'évaluation et de conseil. Dans ce laps de temps, ils ont constaté un gain de temps de plus de six heures par rapport d'évaluation, ce qui permet à leur personnel de se concentrer davantage sur la qualité de leur production et sur la satisfaction de leurs clients.
Lire l'article de Colliers ici
L'impact de l'automatisation des rapports
Les rapports sont au cœur de toute entreprise - ils fournissent des informations exploitables aux décideurs et à l'ensemble de l'entreprise afin d'améliorer la réussite globale.
Mais l'élaboration d'un rapport de haute qualité prend du temps, qu'il s'agisse de garantir l'exactitude des données ou de fournir une analyse percutante.
Ces informations et analyses sont essentielles pour fournir des conseils pratiques qui permettent aux autres équipes et aux décideurs de rester compétitifs sur un marché en constante évolution.
Les entreprises innovantes utilisent l'automatisation des rapports pour donner à leurs employés plus de possibilités d'analyse, mais aussi plus de capacité à fournir d'autres travaux à valeur ajoutée.
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