Pourquoi importer ses données Power BI dans Excel ?
Power BI, la solution développée par Microsoft, permet de créer des modèles de données puis d’en faire des rapports dynamiques, interactifs et accessibles aux personnes de votre choix.
Bien que Power BI soit de plus en plus utilisé par les professionnels de la finance, celles-ci ont toujours besoin de produire des rapports statiques, à un moment T, pour un produit ou un territoire particulier.
Comment exporter des données de Power BI vers Excel? Lisez pour le savoir.
TL;DR
Dans cet article, Roxanne, consultante Power BI chez F31, vous guidera à travers les différentes méthodes disponibles pour exporter Power BI vers Excel.
Il existe trois options natives pour exporter des données de Power BI vers Excel; tout d'abord, exporter des données d'un visuel Power BI vers Excel pour une simple extraction de données. D'autre part, l'analyse dans Excel pour l'exportation de grands ensembles de données et l'actualisation des données directement dans Excel. Enfin, l'obtention de données à partir de Excel, une méthode rapide mais moins efficace.
Découvrez le lien Power BI de UpSlide: le moyen le plus simple d'exporter des visuels Power BI vers PowerPoint ou Word pour les intégrer facilement dans vos présentations et vos rapports.
Exporter les données d'un visuel Power BI vers Excel avec "Export Data".
Voici comment exporter des données depuis un rapport Power BI en ligne :
- Allez sur Power BI et choisissez un rapport auquel vous avez accès.
- Cliquez sur « … » en haut à droite du visuel désiré, puis « Export data »
- Choisissez le format de données que vous souhaitez exporter : avec la mise en page actuelle, "summarized data" ou "underlying data".
- L'auteur du rapport peut limiter certaines options, par exemple en supprimant la possibilité d'exporter "Underlying data".
Vous pouvez désormais retravailler vos données ou recréer des graphiques directement dans Excel.
Ce premier type d'exportation Power BI vers Excel est simple mais limité :
- On ne peut exporter les données que d’un seul visuel à la fois, dans un nouveau CSV.
- On ne peut pas mettre à jour les données dans Excel lorsque le rapport Power BI évolue.
- On ne peut exporter que des données relatives à un visuel Power BI, il n’est pas possible d’extraire une table, car les données et le modèle ne peuvent pas être consultés dans la version publiée.
C’est toutefois possible dans la version bureau de PowerBI (“Power BI Desktop”) : dans la vue « Data », sélectionnez une table, puis clic droit et « Copy » pour une colonne, ou « Copy Table » pour la table entière. Collez simplement les données dans un fichier Excel pour les récupérer.
> Découvrez 8 façons de créer de magnifiques graphiques financiers sur Excel.
Exporter un modèle de données de Power BI vers Excel avec « Analyze in Excel »
Le deuxième type d’export de Power BI vers Excel concerne les modèles de données entiers, avec l’avantage de pouvoir rafraîchir les données directement dans Excel !
voici comment connecter le modèle de données à un fichier Excel vierge grâce à la fonction "Analyze in Excel":
- Aller à Power BI
- Ouvrez le rapport dont vous voulez exporter le jeu de données
- Cliquez sur « … » tout à droite du ruban au-dessus du rapport
- Sélectionnez "View dataset"
- Dans "Work in Excel", cliquez sur "Analyze".
Cela télécharge un fichier Excel dans OneDrive. à partir duquel on peut créer des tableaux croisés dynamiques, des visuels, etc. directement dans Excel à partir des données provenant du cube de données Power BI.
Ainsi, lorsque l’’on veut créer un nouveau TCD dans le fichier Excel (onglet « Insert » > « PivotTable »), il suffit d'opter pour "From Power BI" et puis de choisir la connexion au cube de données voulu dans le volet de droite.
Pour rafraîchir les données issues du rapport Power BI, il suffit de se rendre dans l’onglet « Data » et de cliquer sur « Refresh All ».
"Analyze in Excel" donne de l'autonomie à l'utilisateur et lui permet d'exploiter toutes les possibilités de Power BI.
Ce deuxième type d’export Power BI vers Excel à l’avantage d’être semi-dynamique mais toujours limité :
- On génère un nouveau fichier, avec une extension peu familière (.ODC, Microsoft de privilégier l'extension .XLSX).
- Les mesures des modèles de données doivent être créées avant car il n’est pas possible d’en créer dans un TCD.
> Découvrez nos 3 meilleurs conseils de productivité pour devenir un champion du site Excel
Créer un tableau croisé dynamique en récupérant des données à l'intérieur de la base de données. Excel
Voici comment accéder aux données de Power BI à partir de Excel:
- Allez sur l'onglet "Données" de Excel et sélectionnez "Obtenir des données".
- Choisissez "From Power Platform" dans le menu déroulant, puis "From Power BI".
- Sélectionnez un ensemble de données dans le volet de droite pour créer un tableau croisé dynamique (PivotTable) dans Excel
- Choisissez les champs à afficher dans la liste des champs du tableau croisé dynamique.
Bien qu'il s'agisse d'un moyen rapide et facile d'exporter des données de Power BI à Excel, ce n'est pas le plus efficace.
En effet, la sélection de champs à partir d'une liste de champs de tableau croisé dynamique peut compliquer la visualisation et la compréhension de l'ensemble de données, en particulier si vous n'avez pas créé le tableau de bord Power BI vous-même. Cliquer sur les différents champs du tableau croisé dynamique pour créer le tableau souhaité dans Excel peut vous faire perdre du temps à long terme. De plus, il est difficile d'utiliser les formules Excel dans un tableau croisé dynamique, ce qui est contraignant lors de la création d'un rapport.
> 7 façons simples de réduire la taille des fichiers Excel dès maintenant
Créer un tableau en récupérant des données à l'intérieur de la base de données Excel
Microsoft a récemment annoncé une nouvelle façon d'exporter Power BI à partir de Excel. Voici comment vous pouvez utiliser les données de Power BI pour créer un tableau dans Excel:
- Dans Excel, allez dans l'onglet "Données" et cliquez sur "Obtenir des données".
- De la même manière que pour l'option précédente, choisissez "From Power Platform" puis "From Power BI"
- Choisissez votre jeu de données dans la section "Power BI datasets" dans le panneau de droite, puis sélectionnez "Insert Table" (Insérer un tableau)
- Construisez le tableau en sélectionnant facilement vos valeurs et vos filtres.
Si vous utilisez fréquemment Power BI , il s'agit de la manière la plus efficace et la plus simple d'obtenir des données à partir de Excel. Le volet convivial ressemble davantage à Power BI, ce qui facilite la navigation et la prévisualisation de votre tableau au fur et à mesure que vous le construisez. De plus, la sortie des données est construite comme un tableau Excel standard, ce qui signifie que vous pouvez facilement appliquer des formules, contrairement à la première option.
Toutefois, cette façon d'exporter les données de Power BI vers Excel reste limitée. Il n'y a pas de moyen facile ou rapide de modifier votre tableau si vous avez fait une erreur lors de sa construction ou si vous souhaitez modifier vos valeurs. Dans ce cas, vous devez soit modifier en toute confiance le langage DAX à partir de ce panneau encombrant, soit recommencer l'exportation depuis le début.
Quelle est la meilleure méthode pour relier Power BI à Excel ?
Option 1 : Exporter les données d'un visuel Power BI - est pratique lorsqu’il s’agit simplement d’obtenir les données sous-jacentes à un visuel présent sur un rapport Power BI.
Option 2 : Analyser dans Excel - est plus adaptée si vous souhaitez étudier vos jeux de données Power BI. En important l’ensemble du jeu de données, vous disposez de plus de flexibilité, à condition de bien veiller à ce que vos mesures soient créées en amont afin de pouvoir les exploiter dans vos tableaux et graphiques.
Option 3 : Créer un tableau croisé dynamique dans Excel - il s'agit d'un moyen relativement rapide et facile d'exporter les données de Power BI vers Excel. Toutefois, si vous n'avez pas créé le tableau de bord Power BI vous-même, la sélection des champs corrects du tableau croisé dynamique peut prendre beaucoup de temps.
Option 4 : Créer un tableau à l' adresse Excel - cette option offre plus de souplesse que la création d'un tableau croisé dynamique, mais elle a ses limites. Si vous ne connaissez pas bien le langage DAX ou Power BI, cette option peut prendre beaucoup de temps.
> Découvrez comment relier vos données Excel à PowerPoint
Comment exporter Power BI vers PowerPoint ou Word
Bonne nouvelle ! Vous pouvez désormais exporter les visuels de Power BI vers PowerPoint ou Word en utilisant le Lien Power BI d'UpSlide! Cette fonctionnalité vous permet d'accéder à vos rapports et tableaux de bord Power BI directement depuis PowerPoint ou Word, de choisir les visuels dont vous avez besoin et de les insérer dans votre présentation en quelques clics.
Une fois que votre Power BI est lié à votre PowerPoint ou Word, vous pouvez également mettre à jour l'ensemble de votre présentation ou des visuels spécifiques avec les données les plus récentes en cliquant simplement sur le bouton "Mettre à jour les liens".
UpSlide Power BI Link vous permet de réduire le temps consacré aux tâches à faible valeur ajoutée et de vous assurer que les données de votre présentation sont toujours à jour.
De plus, vous pouvez facilement modifier les valeurs des slicers sur tous les visuels ou sur certains d'entre eux à l'aide de notre menu déroulant . Dupliquez des rapports entiers pour différentes unités commerciales ou périodes de temps en modifiant simplement les tranches dans PowerPoint et Word.
Voulez-vous en savoir plus sur Power BI?
Voici quelques ressources pour vous aider à en savoir plus sur Power BI:
- Lire l'article "Comment et pourquoi les professionnels de la finance utilisent-ils Power BI?"
- Obtenez une session de formation complète sur Power BI par des experts du F31
- Accéder au guide Power BI de Microsoft
