4 conseils pour une transition en douceur Power BI

Power BI est un outil extrêmement puissant qui peut transformer les rapports dans de nombreux départements. Mais la question est de savoir par où commencer lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre un outil aussi complexe. Avec l'aide de notre société sœur F31, qui a aidé de nombreuses entreprises de premier plan à adopter Power BI, nous avons rassemblé nos meilleurs conseils pour vous aider à assurer le succès de votre déploiement à l'échelle de l'entreprise.

Construire une base solide pour votre projet

La clé du succès réside en grande partie dans la constitution de la bonne équipe, dotée des compétences et des connaissances adéquates, qui sera la force motrice de votre projet. Votre équipe de base doit être pluridisciplinaire et comprendre des personnes issues de différents services et niveaux hiérarchiques, afin de garantir la prise en compte d'un large éventail de points de vue et l'exploitation de multiples compétences. Bien entendu, au moins une personne de cette équipe doit être un expert de Power BI , ayant soit travaillé sur un projet de mise en œuvre dePower BI dans une fonction précédente, soit reçu la formation avancée appropriée.

Réunissez votre équipe pour une réunion de lancement afin de valider ensemble la portée du projet et les objectifs clés. Voici quelques points à prendre en considération :

• Identifiez vos différents groupes d'utilisateurs
  
  Différentes équipes utiliseront Power BI de différentes manières et votre plan devra donc en tenir compte. Par exemple, certains seront des utilisateurs plus avancés, chargés de manipuler des données et de créer des rapports et des tableaux de bord, tandis que d'autres utiliseront principalement ces tableaux de bord pour les aider à prendre des décisions au jour le jour. Dressez la carte de ces groupes d'utilisateurs et menez une enquête ou organisez des ateliers avec le plus grand nombre possible de personnes pour comprendre leurs frustrations par rapport aux processus actuels. Identifiez la manière dont Power BI contribuera à résoudre ces problèmes et utilisez cette information pour identifier vos objectifs clés.
  
  Dans le même temps, vous pouvez également utiliser ce processus pour établir le niveau de connaissance et les attentes de Power BI par rapport à l'outil - une information qui vous sera utile ultérieurement lors de l'élaboration de votre plan de formation et de communication.

• Essayez d'aligner votre calendrier et vos étapes sur les besoins de l'entreprise
  
  . Cela vous permettra de vous assurer que votre plan est réalisable, d'inciter les équipes à s'investir dans le projet et, surtout, de commencer à voir les avantages de Power BI le plus tôt possible.
  
  Par exemple, si vous avez beaucoup de rapports à établir vers la fin du trimestre, l'une des principales étapes pourrait consister à faire en sorte que les équipes soient opérationnelles avec leurs rapports Power BI à temps pour la fin du trimestre suivant. Vous devrez donc prévoir suffisamment de temps pour que la formation et l'adoption aient lieu pendant les périodes plus calmes du début du trimestre.
  
• Envisagez de lancer un programme pilote
  
  C'est toujours une bonne idée de tester le plan de déploiement, y compris les éléments de formation et de communication, auprès d'un groupe sélectionné d'utilisateurs finaux avant de plonger directement dans la mise en œuvre à l'échelle de l'entreprise. Vous pouvez soit prendre une équipe d'utilisateurs intensifs, soit sélectionner des testeurs enthousiastes issus de différents services pour être vos cobayes et vous aider à tirer des leçons précieuses pour votre mise en œuvre à plus grande échelle.
  

Créer un plan de communication personnalisé

Découvrir les points faibles des utilisateurs, puis y répondre

Parler directement avec les utilisateurs finaux vous permettra d'acquérir une compréhension plus précise et plus profonde des besoins sur le terrain. Mais cela signifie aussi que vous pouvez créer des messages sur mesure qui répondent spécifiquement aux différents points de douleur des utilisateurs.

Par exemple, si vous savez que les utilisateurs d'une équipe sont frustrés par leurs feuilles de calcul Excel désordonnées et incohérentes, qui rendent difficile la compréhension des données, vous pouvez concentrer vos messages sur la façon dont leurs tableaux de bord Power BI peuvent les aider à visualiser ces données d'une manière beaucoup plus claire et compréhensible.

Ou peut-être qu'un autre groupe d'utilisateurs en a assez de devoir manipuler manuellement des données provenant de plusieurs sources différentes. Dans ce cas, votre message devrait se concentrer sur la façon dont Power BI les aidera à exploiter facilement ces multiples ensembles de données d'une manière plus efficace et moins pénible.

Obtenez l'adhésion de vos équipes

La phase de communication qui précède le déploiement doit avant tout servir à montrer aux futurs utilisateurs les avantages de l'outil et à leur donner envie de l'utiliser dès son installation. Un salarié embarqué est un futur utilisateur engagé !

• Choisissez vos ambassadeurs
  
  Identifiez quelques ambassadeurs dans les différents départements qui sont passionnés par Power BI et qui inspireront confiance dans la solution. Ces personnes devraient travailler en étroite collaboration avec l'équipe de projet principale pour s'assurer que les demandes des utilisateurs finaux sont satisfaites, et faire remonter l'information à l'équipe de projet principale, de sorte que tout problème sur le terrain puisse être traité à plus grande échelle si nécessaire. Une telle approche personnalisée permet d'instaurer un climat de confiance, de définir des attentes claires et d'accroître l'engagement dans le projet.

• Adaptez vos sessions de formation aux différents groupes d'utilisateurs
  
  La création de plans de formation distincts et clairs pour les différents groupes d'utilisateurs garantira que les personnes reçoivent la formation la plus appropriée.
  
  Par exemple, les créateurs de tableaux de bord auront d'abord besoin d'une formation technique sur la manière de créer des rapports et des tableaux de bord Power BI . Ils auront probablement besoin de connaissances plus approfondies. Il est probable qu'ils aient besoin de connaissances plus approfondies ; vous pourriez donc faire appel à des ressources externes ou envoyer certains utilisateurs intensifs suivre une formation intensive sur Power BI .
  
  Les utilisateurs de tableaux de bord, quant à eux, devront comprendre comment naviguer dans les tableaux de bord, accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin et partager les rapports. Il est préférable qu'ils le fassent à l'aide d'exemples concrets, ce qui devrait, si possible, se faire après la phase précédente. Pour cela, vous pouvez demander à certains de vos utilisateurs lourds récemment formés d'animer quelques sessions, ou explorer la gamme d'outils d'auto-formation créés par Microsoft.
  
  Pour vous assurer que chaque session de formation est pertinente, nous recommandons d'envoyer une enquête préalable pour comprendre les attentes des utilisateurs par rapport à la session de formation, et de la compléter par une enquête de satisfaction post-formation pour identifier les domaines à améliorer.
  
  Microsoft Forms est notre outil préféré pour ce faire, qui peut être facilement adapté à l'identité visuelle de votre entreprise. Vous pouvez également utiliser Polly, qui peut également être utilisé au sein d'un groupe Microsoft Teams pour limiter le nombre d'outils utilisés en interne !

• Faites appel à des parties prenantes de haut niveau
  
  Quels que soient les messages que vous choisissez d'envoyer, le fait qu'ils émanent d'une partie prenante de haut niveau (ou de plusieurs, s'il s'agit de différents services) ajoutera de la crédibilité et signifiera que vos équipes seront beaucoup plus susceptibles d'ouvrir leurs courriels et d'en prendre note ! Nous vous recommandons de travailler avec votre équipe de communication dès le départ, afin de profiter de son expertise et de ses meilleures pratiques.

• Recueillir un retour d'information interne
  
  Une autre bonne raison d'organiser un projet pilote interne est de créer un ensemble d'études de cas ou de témoignages internes. Entendre des collègues expliquer comment ils ont utilisé Power BI pour transformer leur façon de travailler - et démontrer des résultats tangibles - est un outil puissant et persuasif.

Faciliter la transition

Envoyer le bon message au bon moment

Pensez également à la manière de diffuser l'information afin de ne pas submerger les utilisateurs. Une session de découverte préliminaire, couvrant toutes les bases, est une excellente façon de commencer les procédures, mais il faut ensuite donner aux utilisateurs le temps de digérer et de mettre en pratique ce qu'ils ont appris. En leur demandant de répondre à une enquête de satisfaction, vous pourrez comprendre les éventuelles lacunes et identifier les priorités en matière de formation.

N'oubliez pas que les nouveaux employés devraient également recevoir une formation sur Power BI dans le cadre de leur programme d'intégration, afin qu'ils puissent commencer à utiliser Power BI dès que possible.

Pour s'assurer que tout le monde reste informé sur Power BI:

• La création d'un canal ou d'un groupe d'utilisateurs Power BI sur Microsoft Teams ou Slack et la publication de mises à jour régulières sur le projet apporteront de la clarté et susciteront l'engagement des équipes. Plus tard, après la phase de formation, vous pourrez poster régulièrement des "top tips" et les utilisateurs pourront également s'en servir pour s'entraider s'ils ont des questions simples ou besoin d'un conseil rapide.
• Suivez le blogPower BI et abonnez-vous à la chaîne YouTube officielle pour rester au courant des dernières nouvelles.
• Encouragez tous les membres de l'équipe à s'abonner aux rapports et aux tableaux de bord. Cela signifie qu'ils recevront des alertes par courrier électronique contenant un instantané et un lien vers leur rapport ou tableau de bord, à la fréquence de leur choix. Montrez-leur comment mettre cela en place pour leurs équipes, et même pour des tiers le cas échéant. Ainsi, les informations dont ils ont besoin peuvent arriver dans leur boîte de réception dans le format et au moment exacts dont ils ont besoin.

En suivant leurs rapports en ligne et les données sous-jacentes, vos équipes se familiariseront avec l'utilisation de Power BI comme source d'information dynamique et outil d'analyse.

Il est important de se tenir au courant des nouvelles fonctionnalités et des mises à jour de Power BI, afin que vos équipes sachent comment tirer parti des capacités évolutives de Power BI.

Pauline Jouffret

Ingénieur de données

Faciliter la procédure d'adoption

Même avec le meilleur plan possible, le changement ne peut pas se faire du jour au lendemain, alors soutenez vos équipes et prévoyez du temps pour la transition. Pauline Jouffret, l'une de nos développeuses Power BI , propose un excellent conseil pour guider ce changement lorsque les personnes sont habituées à leurs outils et flux de travail existants :

"Veillez à prendre en compte les anciennes habitudes des utilisateurs. Ils sont peut-être habitués à analyser des données sur Excel ; veillez donc à ce que les mêmes informations figurent sur Power BI. Par exemple, incluez des tableaux dans les tableaux de bord au lieu de visuels simplifiés, afin que les utilisateurs réticents soient plus enclins à embarquer !

Aussi puissant que soit le site Power BI , il peut y avoir des scénarios où le partage d'un tableau de bord complet n'est pas faisable ou n'est pas préférable. Par exemple, lorsqu'il s'agit de :

• Partager des informations avec des utilisateurs qui n'ont pas accès au rapport
• Présenter des données à partir d'un moment donné, par exemple à partir du 31 décembre de l'année dernière.
• Envoyer des données aux clients qui n'utilisent pas Power BI
• Produire un rapport pour un décideur qui a besoin d'une analyse détaillée de données spécifiques, en particulier lorsque ces données proviennent de plusieurs tableaux de bord et de fichiers Excel .

C'est pourquoi, à UpSlide , nous avons développé le lienPower BI vers PowerPoint , qui est actuellement utilisé par des entreprises telles que Pernod Ricard, Verescence et Thales pour présenter les données des rapports Power BI dans leursprésentations PowerPoint , et ainsi faciliter la transition entre ces deux outils.

Cette fonctionnalité vous permet de lier des visuels spécifiques à des diapositives sélectionnées dans votre rapport, puis de les mettre à jour à partir de PowerPoint lorsque les données changent.

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Établir les meilleures pratiques

Mise en place des normes de conception des tableaux de bord

Les possibilités de création de tableaux de bord étant nombreuses sur Power BI, les équipes peuvent être tentées d'en faire trop et de rendre leurs tableaux de bord surchargés et difficiles à assimiler. Ainsi, alors que les tableaux de bord des différents départements auront des objectifs et des présentations différents, il est utile d'établir quelques bonnes pratiques communes. Ainsi, les tableaux de bord afficheront toujours les données de manière claire et efficace, ce qui vous permettra de réaliser l'un des plus grands avantages de Power BI.

Créez un ensemble de meilleures pratiques pour les tableaux de bord Power BI . Voici quelques exemples que vous pourriez inclure :

• Concevez vos tableaux de bord en tenant compte de l'utilisation finale: S'il est destiné à être affiché sur un grand écran lors de réunions hebdomadaires, vous pouvez vous permettre d'inclure un peu plus de détails que s'il est destiné à être consulté de manière autonome sur une tablette, par exemple.
• Incorporez des images percutantes : Il est parfois difficile de faire passer un message avec des données seules, mais des images percutantes et bien placées peuvent aider à communiquer un sentiment en un seul coup d'œil.
• Restez simple : N'oubliez pas que votre tableau de bord est une vue d'ensemble et qu'il ne doit donc contenir que les éléments d'information les plus importants ; les utilisateurs peuvent approfondir les rapports si nécessaire.
• Essayez de faire en sorte que toutes vos tuiles soient visibles sur un seul écran : Plus le tableau de bord est long et plus vous obligez les gens à faire défiler l'écran pour voir les informations, moins il aura d'impact.
• Utilisez des méthodes cohérentes de présentation des données: Par exemple, si vous utilisez toujours un graphique particulier pour présenter l'EBITDA, respectez ce format dans tous les tableaux de bord que vous créez.

Lisez d'autres conseils sur la conception du tableau de bord sur Microsoft's Power BI .

Protégez vos ressources

Protection des données et sécurité des documents sont plus importantes que jamais, il est donc vital de protéger vos ressources. Si le site Power BI offre un potentiel considérable en matière de connaissance et d'analyse des données, il peut s'agir d'une arme à double tranchant si ces données sont partagées à l'excès ou utilisées à mauvais escient. Voici quelques moyens de vous assurer que vos données ne sont pas compromises :

• Utilisez les étiquettes de protection des informations propres à Microsoft, qui permettent aux utilisateurs de classer les informations dans l'ensemble du logiciel. Ces étiquettes classent le contenu critique, y compris les ensembles de données, les rapports, les tableaux de bord et les flux de données, sans avoir d'impact sur la collaboration. De plus, une fois que vos ensembles de données étiquetés ont été exportés de Power BI, l'étiquette est conservée, ce qui est utile pour garantir la sécurité des données.
• Tirez parti de la sécurité des applications en nuage, qui permet de surveiller les données sensibles. Ce système peut être utilisé en conjonction avec des administrateurs de sécurité habilités, qui peuvent mettre en place des alertes signalant tout comportement suspect et résoudre les problèmes qui se posent.
• Utilisez la gestion des accès, qui permet de s'assurer que seules les bonnes personnes peuvent accéder aux tableaux de bord. Utilisez les groupes Azure Active Directory (AD ) pour simplifier la gestion des accès aux tableaux de bord. Ils peuvent être utilisés pour gérer l'accès à des ressources partagées pour un groupe particulier de personnes. Pour les groupes de sécurité, les autorisations peuvent être envoyées à tous les membres en même temps, plutôt qu'individuellement.
• Si l'accès aux données est sensible, vous pouvez mettre en place une sécurité au niveau des lignes afin de restreindre l'accès aux données pour certains utilisateurs. Comme le dit Microsoft , les filtres restreignent l'accès aux données au niveau des lignes et vous pouvez définir des filtres au sein des rôles. Cela peut s'avérer utile lorsque vous souhaitez que les personnes d'une branche de l'entreprise ne voient que les données qui les concernent, et non l'ensemble des données.
• Veiller à ce qu'une politique de gouvernance d'entreprise solide soit en place. Toutes les équipes et les nouveaux arrivants doivent être informés et se voir rappeler régulièrement les menaces qui pèsent sur la sécurité et ce à quoi ils doivent faire attention dans leur travail quotidien.

Le potentiel de Power BI est presque illimité, et bien que sa mise en œuvre puisse sembler un processus intimidant, les bénéfices sont potentiellement énormes. Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans la mise en œuvre de Power BI et nous espérons que ces conseils vous seront utiles. Si vous souhaitez parler à nos experts F31 des sessions de formationPower BI , ou en savoir plus sur notre programme de formation à l'utilisation du lien Power BI à PowerPoint Linkveuillez nous contacter.