Vos équipes sont-elles confrontées à des inefficacités ou à des goulets d'étranglement importants dans leurs flux de production de contenu ?
Lisez ce guide complet pour découvrir comment éliminer ces obstacles à la productivité grâce à l'automatisation des documents, les avantages considérables que votre entreprise pourrait tirer de sa mise en œuvre, et comment choisir le bon logiciel.
Automatisation des documents : Tout ce qu'il faut savoir
Qu'est-ce que l'automatisation des documents ?
L'automatisation des documents fait référence aux entreprises qui tirent parti de la technologie pour améliorer leur processus de génération de documents . Le logiciel supprime les tâches banales tout au long du cycle de vie du document, ce qui rend la création, la vérification et la distribution du contenu plus efficaces et efficientes.
Par exemple, un outil d'automatisation des documents peut
- Intégrer des modèles de marque dans vos outils (par exemple Microsoft 365).
- Actualiser jusqu'à des milliers de données en un seul clic.
- Signaler et corriger automatiquement toute erreur dans un document.
Qu'est-ce que l'automatisation des documents financiers ?
L'automatisation des documents financiers fait référence à des logiciels conçus pour rationaliser les flux de travail dans le secteur des services financiers, y compris pour ceux qui travaillent sur des documents spécifiques à la finance, tels que les pitchbooks et les rapports de pertes et profits.
Automatisation vs. IA
Depuis qu'OpenAI a lancé son populaire ChatGPT à la fin de l'année 2022, de nombreuses personnes cherchent des moyens d'exploiter l'IA générative et d'accroître l'efficacité de leurs flux de travail. Bien que l'automatisation et l'IA puissent être utilisées simultanément, ces deux technologies innovantes présentent des différences significatives.
Qu'est-ce que l'IA générative ?
L'IA générative s'alimente de grandes quantités de données et peut interpréter ces informations pour prendre des décisions logiques et produire des résultats. Le comportement de l'IA évolue en fonction des nouvelles données sur lesquelles elle est entraînée.
Qu'est-ce que l'automatisation ?
Par rapport à l'IA générative, l'automatisation est fondée sur des règles et suit des instructions prédéterminées. Elle nécessite une intervention humaine pour s'adapter à de nouvelles circonstances.
En savoir plus sur Microsoft 365 Copilot et l'IA générative >
Comment fonctionne l'automatisation des documents ?
Il existe plusieurs solutions d'automatisation des documents sur le marché, et chacune offre quelque chose de différent. Bien que les caractéristiques et l'offre puissent varier légèrement, la plupart des outils permettent d'accroître l'efficacité, de garantir la marque homogénéité et d'assurer l'exactitude des données.
Voici comment utiliser l'automatisation des documents dans un flux de travail classique :
- Accédez instantanément à des modèles de marque approuvés par le marketing à partir de votre suite (comme Microsoft 365). Ces modèles comprendront du texte type et une charte graphique, comme des polices, des images et des icônes.
- Recherchez le contenu le plus percutant et le plus récent dans PowerPoint, Excel ou Word, en exploitant les données stockées dans une base de données centralisée de gestion de la relation client. Fini les courriels aux collègues ou les recherches interminables dans l'explorateur de fichiers pour trouver des documents.
- Utilisez les fonctions de formatage automatisées pour faciliter la création des documents, par exemple pour aligner les logos ou redimensionner les éléments des diapositives.
- Garantir la véracitédes données connecter vos rapports ou présentations à un ensemble de données dans Power BI ou Excel et de mettre à jour les chiffres en quelques secondes si nécessaire. En savoir plus sur UpSlide's pitchbook Excel plugin
Les avantages de l'automatisation des documents
À court terme, l'automatisation permettra de créer des documents plus efficaces et d'obtenir des résultats de meilleure qualité. Toutefois, à long terme, l'investissement dans l'automatisation des documents permettra à votre entreprise de.. :
#1 Gagner plus d'affaires
La création et la diffusion de propositions et d'argumentaires plus percutants vous aideront à obtenir de nouveaux clients et à augmenter votre chiffre d'affaires.
#2 Apporter une valeur ajoutée à vos clients
En éliminant les tâches manuelles et fastidieuses liées à la création de documents, vos équipes pourront consacrer du temps à d'autres activités à valeur ajoutée, telles que l'entretien des relations avec les clients ou l'amélioration de l'analyse des données.
#3 Accroître la satisfaction des employés
Permettre aux équipes de se concentrer sur des projets plus ciblés contribuera à améliorer les taux de rétention des employés.
L'utilisation de UpSlide permet à Colliers de créer des rapports d'évaluation de qualité dans les délais impartis, ce qui nous permet de nous concentrer davantage sur nos activités et les besoins de nos clients. Nous pouvons désormais produire encore plus de rapports, ce qui contribue en fin de compte à augmenter notre chiffre d'affaires.
Comment choisir le meilleur logiciel d'automatisation des documents
En matière d'automatisation des documents, il n'existe pas d'outil unique.
Chaque entreprise a une dynamique d'équipe, des cas d'utilisation et des défis différents ; vous devez donc aborder le sujet au cas par cas.
En outre, certains outils d'automatisation des documents offrent des fonctions spécialisées pour certains secteurs, par exemple UpSlidepour les services financiers et professionnels ou Juro pour le secteur juridique.
Avant de se lancer dans un investissement logiciel, nous vous recommandons de mener une enquête interne pour définir vos critères de sélection et vos attentes.
Voici les éléments à prendre en compte lors du choix d'un outil d'automatisation des documents :
Type de documents produits
Posez-vous les questions suivantes :
- Quels sont les documents les plus courants sur lesquels vos équipes travaillent ?
- S'agit-il de rapports mensuels récurrents ou de documents de démonstration des ventes ?
- Quelles applications utilisent-ils pour produire ces documents, par exemple Google Sheets ou Microsoft Word ?
Comprendre dans quel programme vos équipes passent le plus clair de leur temps vous aidera à déterminer le type de logiciel dont vous aurez besoin.
Principaux cas d'utilisation
Il est important d'analyser en profondeur les flux de travail de vos équipes pour comprendre quels outils pourraient leur convenir. Par exemple, en posant des questions :
- Quels problèmes le nouvel outil doit-il résoudre ?
- Quelles sont les tâches fastidieuses qui peuvent être automatisées ?
- Ont-ils besoin d'aide pour créer des diapositives de haute qualité ?
- Bénéficieraient-ils d'un logiciel permettant d'automatiser l'actualisation des données ?
Comprendre d'abord leurs besoins vous aidera à prendre de meilleures décisions en matière d'achat de logiciels.
Budget
Quelle est votre principale priorité dans le choix d'un outil d'automatisation de documents ? S'agit-il de coûts initiaux moins élevés ou d'un retour sur investissement à long terme ?
Certaines solutions sont plus onéreuses que d'autres, mais elles s'accompagnent généralement de fonctions avancées et d'une assistance pour garantir une meilleure adoption.
Nous vous recommandons d'effectuer une analyse des coûts pour une série de solutions afin de déterminer celle qui convient le mieux à votre budget et à vos besoins.
Le soutien dont vous aurez besoin
La mise en œuvre d'un logiciel dans l'ensemble de votre entreprise peut s'avérer difficile, surtout si vous avez des milliers de modèles, de diapositives et de points de données à intégrer dans le logiciel.
Déterminez si votre entreprise aura besoin d'aide pour la gestion du changement, l'intégration et l'adoption.
Intégrations
Dressez une liste des autres applications et outils tiers que vous possédez dans votre pile technologique existante et déterminez s'ils peuvent s'intégrer à l'outil d'automatisation des documents.
De plus, si vos équipes travaillent sur Microsoft 365, vérifiez si le fournisseur est un Microsoft Solutions Partner, car cette certification offre une garantie supplémentaire que l'infrastructure du fournisseur restera compatible avec les dernières versions de Microsoft.
Une fois que vous aurez mené cette enquête interne, vous pourrez comparer vos critères de sélection à l'outil afin de déterminer le logiciel d'automatisation des documents qui conviendra le mieux à votre équipe.
Conseils d'experts pour générer des documents plus rapidement avec un logiciel d'automatisation
Voici nos meilleurs conseils pour utiliser les outils d'automatisation afin de permettre à vos équipes de produire des documents plus rapidement :
Normaliser et distribuer efficacement les modèles de votre entreprise
Créez des modèles standardisés de haute qualité pour l'ensemble de l'entreprise, facilement accessibles par tous les employés. Utilisez un logiciel de gestion des modèles qui s'intègre aux applications les plus utilisées par vos équipes, telles que PowerPoint et Excel, afin de ne pas perturber leurs flux de travail.
Meilleur conseil
Recueillez les commentaires de vos équipes de première ligne dès les premières étapes de l'élaboration des modèles afin de garantir qu'ils répondent à leurs besoins et à leurs cas d'utilisation.
Stocker tous les supports marketing dans un référentiel dynamique et centralisé
Optimisez les flux de travail de contenu dans Microsoft 365 en intégrant tous les documents de marketing d'entreprise, tels que les diapositives, les présentations, les visuels et les pierres tombales dans un hub centralisé dans PowerPoint, Excel et Word. Certains outils d'enrichissement de contenu disponibles sur le marché vous permettent de distribuer instantanément tout nouveau matériel ou toute mise à jour de contenu aux équipes, ce qui garantit que tous les membres de l'entreprise utilisent le contenu le plus récent et le plus conforme.
Automatisation réussie des documents : Études de cas en finance
De nombreuses entreprises financières innovantes utilisent l'automatisation des documents pour atteindre leurs objectifs stratégiques. Voici quelques exemples d'entreprises qui utilisent l'automatisation des documents pour garantir des livrables de qualité, précis et centrés sur le client.
Comment BNP Paribas innove avec l'automatisation des documents
BNP Paribas, leader mondial des services bancaires et financiers, automatise la création de documents afin de faire gagner du temps à ses équipes et d'améliorer le site homogénéité des produits livrés aux clients.
Après l'intégration de UpSlide, BNP Paribas a constaté une augmentation de la performance de l'équipe, de la collaboration et de la production collective.
Aujourd'hui, nous passons trop de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée. Les banquiers de demain ont besoin d'outils surpuissants comme UpSlide pour augmenter leur productivité. La clé du succès est de connaître les bons outils.
Comment Cushman & Wakefield rationalise ses opérations grâce à l'automatisation
Avec plus de 50 000 employés dans le monde, comment Cushman & Wakefield optimise-t-elle ses documents pour réussir ?
Ils ont cherché un outil permettant de réduire le temps nécessaire à la création de produits livrables actualisés et conformes à la marque.
Depuis qu'ils utilisent la technologie pour améliorer l'efficacité globale, l'équipe chargée de l'évaluation des biens immobiliers commerciaux constate un gain de temps de plus de 33 heures par utilisateur et par mois.
Automatisation des documents : principaux enseignements
Les entreprises comptent sur leurs employés pour produire efficacement des documents de haute qualité, tels que des pitchbooks et des propositions, afin d'accroître leur compétitivité commerciale.
L'intégration d'une solution d'automatisation des documents éliminera les tâches à faible valeur ajoutée et permettra aux employés de consacrer plus de temps à des projets plus importants. La productivité et le taux de satisfaction des employés monteront en flèche, ce qui permettra à votre entreprise d'être bien placée pour sa croissance future.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de maximiser l'efficacité grâce à la technologie, ajoutez notre Knowledge Hub à vos favoris ou suivez-nous sur LinkedIn.
En résumé
L'automatisation des documents fait référence à l'utilisation de la technologie pour améliorer les processus de génération de documents. L'intégration d'un logiciel d'automatisation des documents dans les flux de travail est particulièrement utile pour les entreprises de services financiers, car elle permet d'intégrer des modèles, de rafraîchir les points de données et de détecter les erreurs.
Pour choisir le bon outil d'automatisation des documents, vous devez prendre en compte le type de documents sur lesquels vous travaillerez, les principaux cas d'utilisation, le budget global...
Des entreprises leaders dans le secteur financier, telles que BNP Paribas, utilisent quotidiennement un logiciel d'automatisation des documents pour améliorer les performances et le rendement de leurs équipes.
