Microsoft Office est largement utilisé dans les métiers de la banque et de la Finance (Banques d’investissement mais également Asset Management, Private Equity, Transaction Services, etc.).
Afin d'en savoir plus sur leurs usages de la suite Microsoft Office, nous avons mené une étude en partenariat avec le CSA et sondé 178 professionnels des secteurs bancaire, financier et de l'assurance.
Sans surprise, 100 % des personnes interrogées déclarent utiliser Word, Excel ou PowerPoint au quotidien. En revanche, la majeure partie du temps passé ces logiciels est dédiée à des tâches à faible valeur ajoutée : selon l'étude, ce sont près de 86% des répondants qui estiment ne pas avoir assez de temps à consacrer à leur cœur de métier.
Dans cet article, nous faisons le point sur l’utilisation de Microsoft Office en Finance et proposons quelques pistes pour permettre aux entreprises du secteur de mieux valoriser le temps de leurs collaborateurs.
TL;DR
Une étude récente menée par UpSlide et CSA a révélé que les professionnels des services financiers consacrent trop de temps à des tâches manuelles à faible valeur ajoutée dans Microsoft 365.
30 % des professionnels des services financiers passent plus de 4 heures par jour sur le site Excel et 90 % passent plus de 2 heures sur le site PowerPoint.
La technologie peut être utilisée pour optimiser le temps de vos équipes afin d'augmenter l'efficacité et d'éliminer certaines tâches manuelles.
Comment les professionnels de la finance exploitent-ils la suite Office ?
Les financiers et banquiers passent un temps considérable sur la suite Office – plus de 4 heures par jour sur Excel (30% des interrogés), Word (17%) et PowerPoint (10%). Les supports produits sont infinis et plus ou moins complexes :
- Tableau du rapport
- Graphiques et modèles financiers
- Commentaires à destination des clients
- Documents ou présentations complets
- Et bien d'autres
Le point commun entre tous ces types de de fichiers ?
Ils nécessitent tous l’accomplissement d’une multitude de tâches chronophages dont voici le palmarès :
La mise en forme est l'une des tâches les plus fréquentes sur le site Excel. Une personne interrogée sur quatre considère qu'il s'agit de la tâche la plus chronophage. Rien d'étonnant à cela lorsque le respect de la charte graphique est un prérequis dans les livrables pour plus de 78% des personnes interrogées.
En deuxième position ex-aequo des tâches les plus récurrentes : la relecture de documents et la rédaction de commentaires. De fait, la Finance étant un secteur de plus en plus réglementé, les métiers de Compliance y sont désormais incontournables. Aussi, la conformité des supports produits est au cœur des préoccupations des financiers. Plus de 80% des professionnels interrogés relisent tous les jours des documents pour en éliminer les erreurs potentielles.
Zoom sur l’utilisation d’Excel
Il va sans dire que le tableur est l’outil par excellence des financiers. Voici quelques chiffres clés sur l’usage du logiciel Excel par les professionnels de la Finance :
Pour répondre à ce besoin de mise en forme constante dans Excel, nous avons développé la fonctionnalité Smart Format qui vous permet d'appliquer votre charte graphique aux visuels que vous créez dans Excel en quelques clics. L'année dernière, cet outil a permis à lui seul d'économiser plus de 36 000 heures pour les utilisateurs de UpSlide travaillant dans le secteur financier.
Zoom sur l’utilisation de PowerPoint
De nombreux documents tels que des présentations commerciales ou des rapports sont produits à l'aide de PowerPoint, ce qui constitue l'une des principales causes d'inefficacité pour les professionnels de la finance :
Les professionnels de la banque et de la finance sont de grands utilisateurs de la suite Microsoft Office . Cependant, leur utilisation des logiciels Excel, Word et PowerPoint les amène à répéter sans cesse des tâches à faible valeur ajoutée qui leur font perdre du temps. Résultat : selon notre étude, deux professionnels sur trois estiment qu'ils n'ont pas assez de temps pour accomplir les tâches qu'on attend d'eux.
Comment optimiser le temps de vos équipes
D’après notre étude, près de 70% des personnes travaillant en banque et en finance s’estimeraient surqualifiées pour les tâches redondantes et chronophages qu’elles réalisent chaque jour. En effet, la valeur ajoutée et l’expertise de chaque personne est sous-exploitée lorsqu’elle se concentre sur des tâches qui pourraient être automatisées.
Afin de donner plus de temps et de flexibilité à vos équipes, réduisez le temps alloué aux tâches à faible valeur ajoutée. Voici quelques idées :
- Optimiser les tâches existantes, comme par exemple la relecture des fichiers – 81% des professionnels de la finance relisent tous les jours des documents pour en éliminer les erreurs potentielles ! Pourquoi ne pas tenir à jour une bibliothèque de slides PowerPoint ou textes Word approuvés par le management et validés par la Conformité ? Nommez un responsable de la bibliothèque auquel vos collaborateurs pourront soumettre des nouveaux éléments à jour, une fois validés par les départements adéquats. Ce type de projets peut également être l’occasion d’harmoniser les méthodes de travail entre équipes et donc de mettre à plat les outils de collaboration pour une productivité accrue.
- Automatiser les tâches répétitives et récurrentes à partir d’un certain volume. On pense tout de suite aux copier-coller d’Excel vers PowerPoint ou Word qui arrivent en troisième position des tâches les plus effectuées selon les sondés. Si vous avez déjà exploré toutes les possibilités qu’offre VBA, il existe d’autres solutions : effectuer un état des lieux inventaire des rapports récurrents demandant le plus de travail et collaborer avec d’autres départements pour trouver des solutions communes ? Organiser un Hackathon pour centraliser l'information et automatiser la génération de rapports ? Recenser les cas d’usage les plus fréquents et lancer un appel d’offres pour sélectionner le meilleur outil en mesure d’y répondre ? Parfois la réponse est juste sous nos yeux : un de vos collègues est peut-être un vrai génie sur Excel ?
L’an dernier, le Excel vers PowerPoint Link d’UpSlide a permis à ses utilisateurs de gagner près d’une minute sur deux en exportant leurs tableaux et graphiques Excel sur PowerPoint ou Word en quelques clics seulement !
- Eliminer certaines tâches comme la mise en forme des rapports qui ne respecteraient pas la charte graphique de leur entreprise d’après 38% des sondés. La création de graphiques aux couleurs de son entreprise peut s’avérer très chronophage : 59% des sondés le font au moins une fois par jour. De plus, le temps passé sur la mise en forme n’est pas forcément utile dans la mesure où 69% des personnes interrogées affirment que la forme de leurs rapports ne les satisfait pas toujours pleinement. Ici, il est plus complexe d’éliminer ce genre de tâches : Excel propose nativement des options de mise en forme, une solution serait d’en choisir une et de modifier seulement la couleur et la police des graphiques afin qu’ils soient conformes à l’image de votre entreprise
En optimisant, automatisant et éliminant les tâches à faible valeur ajoutée, vos équipes auront plus de temps pour se concentrer sur leur cœur de métier, comme l'analyse. En privilégiant le "temps" à la "quantité de travail", les utilisateurs de Office peuvent décupler leur productivité, tout en optimisant leur temps de travail, qui sera mieux utilisé pour des tâches plus stimulantes. De plus, ces tâches à faible valeur ajoutée sont une source de stress; 70% des professionnels de la finance se sentent stressés au quotidien selon notre étude. En éliminant ces actions répétitives et chronophages, les employés se sentiront plus épanouis au travail et auront l'esprit tranquille.
Comment devenir (encore) plus productif ?
UpSlide est un logiciel qui vous permet d'optimiser, d'automatiser et d'éliminer les tâches à faible valeur ajoutée afin de faciliter la vie de vos employés en utilisant Excel, Word et PowerPoint.
De nombreuses entreprises l'utilisent déjà, comme Mazars, qui a décidé d'optimiser l'usage de sa suite Microsoft Office pour permettre à ses collaborateurs de travailler plus efficacement et avec plaisir.
- Si vous désirez en savoir plus sur UpSlide: contactez-nous !
- Pour découvrir d'autres solutions permettant d'organiser vos tâches et de atteindre vos objectifs:
