Les entreprises qui réussissent doivent présenter leur identité de marque de manière efficace et cohérente sur plusieurs plateformes, notamment leur site web, leur matériel de vente et leurs emails.
Bien qu'il s'agisse de la forme de communication la plus fréquente (un employé moyen envoie environ 40 emails par jour), la nécessité de présenter une identité de marque forte par le biais du courrier électronique est souvent négligée.
La signature électronique est un élément essentiel de l'identité de votre entreprise ; elle reflète les valeurs de votre marque et, si elle est bien conçue, peut renforcer la crédibilité de votre entreprise auprès de vos clients potentiels et de vos clients.
Mais quel est le moyen le plus simple et le plus efficace de gérer les signatures Outlook de manière centralisée ?
Lisez notre guide complet sur 2024 pour savoir comment gérer les signatures sur Outlook.
Gérer Outlook Signatures : Le guide 2024
Les avantages d'une gestion efficace des signatures d'e-mails dans le domaine de la santé publique Outlook
Comme indiqué ci-dessus, la gestion centralisée des signatures Outlook peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise, notamment
- Renforcer votre image de marque : Des signatures de courriel professionnelles et bien conçues reflètent les valeurs de votre entreprise et renforcent la fiabilité de votre marque.
- Garantir l'homogénéité de la marque: une identité visuelle cohérente dans les signatures Outlook de tous les employés renforce la reconnaissance de la marque et la diffusion des messages.
- Garantir la véracité des données : Le fait de toujours présenter des informations actualisées sur les employés contribue à renforcer la crédibilité et le professionnalisme.
- Assurer le respect de la législation : L'inclusion des clauses de non-responsabilité ou des déclarations de confidentialité nécessaires atténue les risques en garantissant la conformité juridique.
- Maximiser les opportunités marketing et vente : L'e-mail peut devenir un canal de marketing puissant si vous utilisez des bannières de campagne de marque et des bannières de signature ciblées et personnalisées.
Les trois meilleures façons de gérer les signatures sur Outlook
Méthode 1 : Demander aux employés de le faire manuellement
Une option peu coûteuse consiste à demander à chaque employé de créer manuellement sa propre signature électronique. Si vous envisagez d'adopter cette méthode, suivez les étapes ci-dessous :
- Créez un modèle de signature à l'adresse Word qui inclut votre logo correctement formaté, votre police de caractères et toute clause de non-responsabilité légale.
- Envoyez le modèle de signature à chaque nouvel employé pour qu'il le copie et le colle dans les paramètres natifs de signature de Outlook.
- Faites-leur confiance pour l'insérer correctement et le mettre à jour manuellement chaque fois qu'un détail change, qu'il s'agisse de l'adresse de votre bureau ou de votre charte graphique.
- Encouragez-les à ajouter des bannières marketing et à les relier par des hyperliens lorsque vous lancez de nouvelles campagnes.
Avantages et inconvénients de cette méthode de gestion des signatures Outlook :
Pour :
Il s'agit d'une solution simple et gratuite disponible pour tous les utilisateurs de Microsoft .
Contre :
En choisissant cette option, votre entreprise s'expose à des risques juridiques et d'incohérence de marque ; voici pourquoi :
- Si les employés ne parviennent pas à mettre à jour leur signature d'e-mail avec la bonne taille et la couleur de police, un logo actualisé, des mentions légales et une bannière marketing, les destinataires externes risquent d'avoir une mauvaise imagede votre entreprise.
- La recherche d'un contenu pertinent pour la signature de leurs courriels prend du temps et représente une responsabilité supplémentaire pour les employés.
- Il est inefficace pour la personne qui gère les modèles de signature électronique de communiquer régulièrement ces changements lorsqu'ils surviennent.
Méthode 2 : Créer une signature électronique à l'échelle de l'entreprise via Microsoft 365 Admin Center
Microsoft permet aux administrateurs d'entreprise (généralement les équipes informatiques) de créer une signature de courriel à l'échelle de l'entreprise, y compris une clause de non-responsabilité juridique et un logo.
REMARQUE : Pour Microsoft les signatures de l'ensemble de l'organisation sont appelées "clauses de non-responsabilité", quel que soit leur contenu. Par exemple, il peut s'agir d'une signature ou d'une adresse, d'une clause de non-responsabilité légale ou de toute autre information souhaitée.
Comment procéder :
- Dans le centre d'administrationMicrosoft 365, sélectionnez Exchange.
- Sélectionnez Flux de courrier.
- Sélectionnez Ajouter +, puis Appliquer les clauses de non-responsabilité .
- Sur le site Nouvelle règle saisissez un nom pour la règle (par exemple, le nom de votre entreprise) et sélectionnez [Appliquer à tous les messages] dans le *Appliquer cette règle si... dans la liste déroulante.
- Dans le menu déroulant *Faire ce qui suit..., vérifiez que l'option Ajouter la clause de non-responsabilité est affichée. Sélectionnez ensuite "Entrer le texte" et entrez le texte de votre signature électronique.
- Améliorez l'aspect de votre signature en formatant le texte avec HTML.
- Si vous voulez une image dans votre signature, comme le logo de votre entreprise, copiez et collez l'URL publique de cette image dans la clause de non-responsabilité.
- Faites défiler jusqu'en bas de la nouvelle règle et cliquez sur Enregistrer, puis sur Oui pour appliquer cette règle à tous les futurs messages.
REMARQUE : lorsque vous envoyez votre prochain courriel, vous ne pouvez pas prévisualiser la signature du courriel dans Outlook. Cependant, vos destinataires la verront.
Avantages et inconvénients de cette méthode de gestion des signatures Outlook :
Pour :
Si vous disposez déjà d'une licence Microsoft (qui est de £6.60 utilisateur / mois hors TVA. minimum), il n'y a pas de coût supplémentaire.
Contre :
- Seul l'administrateur Microsoft de l'entreprise (généralement un membre du service informatique) peut accéder aux signatures Outlook et les créer. Il est le seul responsable de leur mise à jour dans toute l'entreprise, ce qui prend un temps et des ressources précieux.
- La création d'une signature d'email dans le centre d'administration de Microsoft est compliquée. Vous devez être à l'aise avec le langage HTML pour formater correctement votre signature sans avoir la possibilité d'insérer rapidement votre logo ou votre bannière marketing.
- De plus, cette option ne vous permet pas de prévisualiser la signature Outlook avant ou après son déploiement, vous risquez donc de distribuer une signature de courriel mal formatée.
Méthode 3 : Choisir un gestionnaire de signature externe Outlook pour optimiser la communication avec les employés
Investir dans un outil externe est une bonne option car il fait tout le travail à votre place. Avec Outlook Signature Manager d'UpSlide, vous pouvez garantir que l'ensemble de votre entreprise envoie chaque jour des courriels percutants et de qualité. Voici comment cela fonctionne si vous êtes un administrateur :
- Dans le portail UpSlide , cliquez sur Campagnes de signaturesdans le volet de gauche.
- Cliquez sur Ajouter une nouvelle campagne, ce qui vous amènera à notre éditeur de campagne convivial.
- Créez des signatures de courriel impeccables en quelques minutes en insérant des champs de fusion, en glissant et déposant des logos ou des bannières de marketing et en modifiant les polices.
- Attribuez facilement la signature à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs en cliquant sur le menu déroulant situé à droite. Vous pouvez ainsi déployer des bannières marketing ou des mentions légales spécifiques pour des groupes d'utilisateurs segmentés.
- Prévisualisez votre campagne de signatures dans la partie droite du volet, cliquez sur Ok et profiter d'un déploiement instantané !
- Soyez assuré que l'Outlook Signature Manager est synchronisé avec Entra ID, de sorte qu'il sera automatiquement actualisé lorsque Azure est mis à jour - par exemple, si quelqu'un reçoit une promotion ou change de bureau.
Vos utilisateurs n'auront rien à faire - ils verront automatiquement la toute nouvelle signature parfaitement formatée dès qu'ils ouvriront un nouvel e-mail, qu'ils soient devant leur ordinateur ou en déplacement via iOS.
Vous pouvez également vous assurer que les clients voient le contenu le plus percutant et le plus pertinent en permettant aux utilisateurs de choisir parmi plusieurs bannières de signature dans le menu de l'application.
Avantages et inconvénients de cette méthode de gestion des signatures Outlook :
Pour :
- Il s'agit de la solution la plus conviviale du marché, qui facilite au maximum la gestion des signatures sur le site Outlook .
- Il offre la possibilité de synchroniser Outlook Signature Manager avec l'identifiant Entra de votre entreprise, de sorte que les signatures de l'entreprise restent à jour.
- Vous pouvez ajouter des clauses de non-responsabilité pré-approuvées aux signatures d'équipes spécifiques afin de maintenir la conformité juridique et de confidentialité dans toutes les communications.
- Vous pouvez lancer des campagnes de bannières de signature auprès de groupes d'utilisateurs segmentés et créer des liens hypertextes vers des contenus spécifiques par équipe afin d'optimiser les conversions.
- Vos utilisateurs peuvent choisir la signature qu'ils affichent à partir d'une série d'options prédéfinies.
Contre :
- Contrairement aux autres solutions, celle-ci est peu coûteuse. Cependant, comme pour la plupart des investissements logiciels, vous constaterez un retour sur investissement à long terme grâce à l'augmentation de la productivité et l'homogénéité de la marque dans l'ensemble de l'entreprise. Cette solution présente des avantages supplémentaires qui justifient son coût, comme notre assistance technique et informatique (qui répond généralement dans l'heure) pour vous aider à mettre en œuvre correctement le logiciel.
- Votre entreprise doit déjà utiliser UpSlide pour renforcer l'homogénéité de sa marque et sa productivité (minimum de cinq licences) pour bénéficier de notre gestionnaire de signatures Outlook. Vous n'utilisez pas encore UpSlide mais vous souhaitez en savoir plus ? Contactez l'un de nos experts Microsoft 365 dès aujourd'hui.
Principaux enseignements
Il existe de nombreuses façons de gérer les signatures Outlook au sein de votre entreprise ; certaines sont moins chères mais comportent souvent des risques ou sont plus longues à gérer. Faire confiance à un logiciel externe pour gérer les signatures Outlook de votre entreprise est l'option la plus efficace et la plus rentable :
- Stimule la productivité et la collaboration au sein des équipes, en retirant l'entière responsabilité à votre administrateur Microsoft .
- Garantit une image de marque et un respect de la législation, ce qui renforce la confiance entre vos prospects/clients et votre entreprise.
- Transforme les courriels en un puissant outil de marketing - vous aidant ainsi à gagner plus de clients.
Si vous choisissez le bon logiciel comme UpSlide, vous pouvez gérer les signatures Outlook sans ajouter une autre plateforme à votre pile technologique. En tant que partenaire de solutionsMicrosoft avec plus de 12 ans d'expérience, notre solution s'intègre de manière transparente dans Microsoft 365, vous aidant à mieux travailler dans Outlook ainsi que PowerPoint, Excel, Word et Power BI.
En résumé
Il existe trois façons de gérer les signatures de courriel de votre entreprise dans Outlook: Demander aux employés de le faire manuellement - cette option est gratuite, mais elle prend du temps et peut nuire à votre image de marque.
Utiliser Microsoft 365 admin center. Cette option n'est accessible qu'à l'administrateur Microsoft de l'entreprise (généralement le service informatique) et nécessite des connaissances en HTML.
Choisissez un gestionnaire de signature externe Outlook . Bien que cette solution soit peu coûteuse, elle assure un retour sur investissement à long terme grâce à une productivité accrue et à la garantie de la marque homogénéité.
