Comment gérer les signatures dans Outlook

Les entreprises qui réussissent doivent partager leur image de marque de manière efficace et cohérente sur plusieurs plateformes, notamment leur site web, leur matériel de vente et leurs e-mails.

Bien que l'e-mail est la forme communication la plus fréquente (un employé moyen envoie environ 40 emails par jour), le besoin de présenter une identité de marque forte par e-mail est souvent trop négligé

La signature électronique est un élément essentiel de l'identité de votre entreprise ; elle reflète les valeurs de votre marque et, si elle est bien conçue, peut renforcer la crédibilité de votre entreprise auprès de vos clients potentiels et de vos clients.

Mais quel est le moyen le plus simple et le plus efficace de gérer les signatures Outlook de manière centralisée ?

Lisez notre guide complet 2024 pour apprendre à gérer les signatures sur Outlook.

Gérer les signatures Outlook : Le guide 2024

Les avantages de la gestion efficace des signatures d'e-mails dans Outlook

Comme indiqué ci-dessus, la gestion centralisée des signatures Outlook peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise, et peut notamment :

• Renforcer votre image de marque : Des signatures d'e-mail professionnelles et bien conçues reflètent les valeurs de votre entreprise et renforcent la crédibilité de votre marque.
• Garantir l'homogénéité de la marque: une identité visuelle cohérente dans les signatures Outlook de tous les employés renforce la reconnaissance de la marque et la diffusion des messages.
• Maintenir l'exactitude des données : Présenter systématiquement des informations à jour sur les employés contribue à renforcer la crédibilité et le professionnalisme.
• Garantir le conformité légale : L'inclusion des clauses de non-responsabilité ou des déclarations de confidentialité permet de réduire les risques en garantissant la conformité légale.
• Maximiser les opportunités marketing et commerciales: L'e-mail peut devenir un canal de marketing puissant si vous utilisez des bannières de campagne brandées et des signature ciblées et personnalisées.

Les trois meilleures façons de gérer les signatures sur Outlook

Méthode 1 : Demander aux employés de le faire manuellement

Une option peu coûteuse consiste à demander à chaque employé de créer manuellement sa propre signature électronique. Si vous envisagez d'adopter cette méthode, suivez les étapes ci-dessous :

1. Créez un modèle de signature sur Word incluant votre logo formaté, votre police de caractères et toute clause de non-responsabilité légale.
   
2. Envoyez le modèle de signature à chaque nouvel employé pour qu'il le copie et le colle dans les paramètres de signature d'Outlook.
3. Faites-leur confiance pour l'insérer correctement et le mettre à jour manuellement chaque fois qu'un détail change, qu'il s'agisse de l'adresse de votre bureau ou de votre charte graphique.
4. Encouragez-les à ajouter des bannières marketing et à les relier par des hyperliens lorsque vous lancez de nouvelles campagnes.

Avantages et inconvénients de cette méthode :

Pour :

Il s'agit d'une solution simple et gratuite disponible pour tous les utilisateurs de Microsoft.

Contre :

En choisissant cette option, votre entreprise s'expose à des risques juridiques et d'incohérence de marque ; voici pourquoi :

• Si les employés ne mettent pas à jour leur signature d'e-mail avec la taille et la couleur de police appropriées, le logo actualisé, des mentions légales et une bannière marketing, celapourrait donner une mauvaise image de votre entreprise.
• La recherche d'un contenu pertinent à insérer dans la signature e-mail est une tache chronophage et une responsabilité supplémentaire pour les employés.
• C'est inefficace pour la personne en charge des modèles de signature e-mail doive régulièrement communiquer ces changements.

Méthode 2 : Créer une signature d'e-mail pour toute l'entreprise via le centre d'administration Microsoft 365

Microsoft permet aux administrateurs d'entreprise (généralement les équipes informatiques) de créer une signature de'e-mail à l'échelle de l'entreprise, incluant notamment les clauses de non-responsabilité juridique et un logo.

REMARQUE : Pour Microsoft les signatures de l'ensemble de l'organisation sont appelées "claude de non-responsabilité", quel que soit leur contenu. Par exemple, il peut s'agir d'une signature ou d'une adresse, d'une clause de non-responsabilité légale ou de toute autre information souhaitée.

Comment procéder :

1. Dans le centre d'administration Microsoft 365, sélectionnez Exchange.
2. Sélectionnez Flux de courrier.
3. Sélectionnez Ajouter +, puis Appliquer les clauses de non-responsabilité .
4. Sur le site Nouvelle règle saisissez un nom pour la règle (par exemple, le nom de votre entreprise) et sélectionnez [Appliquer à tous les messages] dans le *Appliquer cette règle si... dans la liste déroulante.
   
5. Dans le menu déroulant *Faire ce qui suit..., vérifiez que l'option Ajouter la clause de non-responsabilité est affichée. Sélectionnez ensuite "Entrer le texte" et entrez le texte de votre signature électronique.
6. Améliorez l'aspect de votre signature en formatant le texte avec HTML.
7. Si vous voulez une image dans votre signature, comme le logo de votre entreprise, copiez et collez l'URL publique de cette image dans la clause de non-responsabilité.
   
8. Faites défiler jusqu'en bas de la nouvelle règle et cliquez sur Enregistrer, puis sur Oui pour appliquer cette règle à tous les futurs messages.

REMARQUE : lorsque vous envoyez votre prochain e-mail, vous ne pouvez pas prévisualiser la signature dans Outlook. Cependant, vos destinataires la verront.

Avantages et inconvénients de cette méthode :

Pour :

Si vous disposez déjà d'une licence Microsoft (qui est de £6.60 utilisateur / mois hors TVA. minimum), il n'y a pas de coût supplémentaire.

Contre :

• Seul l'administrateur Microsoft de l'entreprise (généralement un membre du service informatique) peut accéder aux signatures Outlook et les créer. Il est le seul responsable de leur mise à jour pour toute l'entreprise, ce qui prend un temps et des ressources précieux.
• La création d'une signature d'e-mail dans le centre d'administration de Microsoft est compliquée. Vous devez être à l'aise avec le langage HTML pour formater correctement votre signature, sans possibilité d'insérer facilement votre logo ou votre bannière marketing.
• De plus, cette option ne vous permet pas de prévisualiser la signature Outlook avant ou après son déploiement, vous risquez donc de distribuer une signature de courriel mal formatée.

Méthode 3 : Choisir un gestionnaire de signature externe Outlook pour optimiser la communication avec les employés

Investir dans un outil externe est une bonne option car il fait tout le travail pour vous. Avec Outlook Signature Manager d'UpSlide, vous pouvez vous assurer que l'ensemble de votre entreprise envoie chaque jour des e-mails percutants et de qualité. Voici comment cela fonctionne si vous êtes un administrateur :

1. Dans le portail UpSlide , cliquez sur Campagnes de signatures dans le volet de gauche.
2. Cliquez sur Ajouter une nouvelle campagne, ce qui vous amènera à notre éditeur de campagne facile à utiliser.
3. Créez des signatures e-mail impeccables en quelques minutes en insérant des champs, en glissant et déposant des logos ou des bannières marketing et en modifiant les polices.
   
4. Attribuez facilement la signature à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs en cliquant sur le menu déroulant situé à droite. Vous pouvez ainsi déployer des bannières marketing ou des mentions légales spécifiques pour des groupes d'utilisateurs segmentés.
5. Prévisualisez votre campagne de signatures dans la partie droite du volet, cliquez sur Ok et profiter d'un déploiement instantané !
   
6. Soyez assuré que l'Outlook Signature Manager est synchronisé avec Entra ID, ainsi il sera automatiquement actualisé lorsque Azure est mis à jour - par exemple, si quelqu'un reçoit une promotion ou change de bureau.

Vos utilisateurs n'auront rien à faire - ils verront automatiquement la nouvelle signature parfaitement formatée dès qu'ils ouvriront un nouvel e-mail, depuis leur ordinateur ou téléphone portable.

Vous pouvez également vous assurer que les clients voient le contenu le plus percutant et le plus pertinent en permettant aux utilisateurs de choisir parmi plusieurs bannières de signature dans le menu de l'application.

Avantages et inconvénients de cette méthode :

Pour :

• Il s'agit de la solution la plus intuitive du marché, qui facilite la gestion des signatures sur Outlook.
• Il offre la possibilité de synchroniser Outlook Signature Manager avec l'identifiant Entra de votre entreprise, pour que les signatures de l'entreprise restent à jour.
• Vous pouvez ajouter des clauses de non-responsabilité pré-approuvées aux signatures d'équipes spécifiques pour maintenir la conformité juridique et de confidentialité dans toutes les communications.
• Vous pouvez lancer des campagnes de signature auprès de groupes d'utilisateurs segmentés et créer des liens hypertextes vers des contenus spécifiques par équipe afin d'optimiser la conversion.
• Vos utilisateurs peuvent choisir la signature qu'ils souhaitent afficher parmi une sélection d'options prédéfinies.
• Il s'agit d'une solution sur site (et non cloud), qui permet à vos équipes informatiques de centraliser la gestion des signatures au sein de l'infrastructure interne de votre entrepriseet de conserver un contrôle total sur vos données.

Contre :

• Contrairement aux autres solutions, celle-ci est petit coût. Cependant, comme pour la plupart des investissements logiciels, vous constaterez un retour sur investissement à long terme grâce à l'augmentation de la productivité et une meilleure homogénéité de marque dans toute l'entreprise. Cette solution présente des avantages supplémentaires qui justifient son coût, comme notre assistance technique et informatique (qui répond généralement dans l'heure) pour vous aider à mettre en place le logiciel facilement.
• Votre entreprise doit déjà utiliser UpSlide pour renforcer l'homogénéité de sa marque et sa productivité (minimum de cinq licences) pour bénéficier de notre gestionnaire de signatures Outlook. Vous n'utilisez pas encore UpSlide mais vous souhaitez en savoir plus ? Contactez l'un de nos experts Microsoft 365 dès aujourd'hui.

Principaux enseignements

Il existe de nombreuses façons de gérer les signatures Outlook au sein de votre entreprise ; certaines sont moins chères mais comportent souvent des risques ou sont plus longues à gérer. Faire confiance à un logiciel externe pour gérer les signatures Outlook de votre entreprise est l'option la plus efficace et la plus rentable, car elle :  

1. Stimule la productivité et la collaboration au sein des équipes, en éliminant l'entière responsabilité à votre administrateur Microsoft.
2. Garantit une image de marque et une conformité légale, ce qui renforce la confiance entre vos prospects/clients et votre entreprise.
3. Transforme les e-mails en un puissant outil marketing - vous aidant ainsi à gagner plus de clients.

Si vous choisissez le bon logiciel comme UpSlide, vous pouvez gérer les signatures Outlook sans ajouter une autre plateforme à votre pile technologique. En tant que partenaire Microsoft et avec plus de 14 ans d'expérience, notre solution s'intègre de manière transparente dans Microsoft 365, vous aidant à mieux travailler dans Outlook ainsi que PowerPoint, Excel, Word et Power BI.

En résumé