La recherche incessante de performance et de rentabilité, couplée à une concurrence accrue, pousse les entreprises à se digitaliser davantage en se dotant d’outils de productivité qui permettent d’organiser, de traiter plus rapidement – voire même d’automatiser les flux de travail de leurs équipes.
Face à une explosion de l’offre en logiciels et applications de productivité, il devient très difficile de choisir un outil adapté à ses besoins ! Afin de vous aider à prendre la bonne décision, nous vous partageons les 6 étapes pour choisir le logiciel de productivité qu’il vous faut.
Prêt à choisir le prochain logiciel qui ravira vos équipes et fera la différence sur votre performance ?
En résumé
Commencez par analyser les flux de travail de vos équipes afin d'acquérir une compréhension globale de vos besoins en logiciels. Décidez ensuite si vous devez acheter ou développer le nouveau logiciel.
Une partie essentielle de ce processus consiste à définir les critères de sélection, en tenant compte de la compatibilité, de la facilité d'utilisation, de la sécurité, de la fiabilité, de l'assistance et de la rentabilité.
Veillez à ce que votre nouvel outil soit adopté avec succès : communiquez avec vos équipes, organisez des sessions de formation et demandez aux utilisateurs finaux de vous faire part de leurs commentaires en toute honnêteté.
Comprendre les besoins de votre entreprise
Avant de partir à la chasse aux bons outils, mieux vaut commencer par avoir une vision exhaustive du besoin : analysez en profondeur les flux de travail de vos équipes pour réfléchir ensuite aux outils qui pourraient leur correspondre. Quels sont les problèmes que la nouvelle solution doit résoudre ? Quelles tâches chronophages peuvent être automatisées ? Que doit faire le système pour faciliter telle ou telle étape ?
Il est également important d’embarquer dès le début du projet tous les futurs utilisateurs de la solution : ils connaissent par cœur les problèmes liés à leur méthode de travail actuelle, et peuvent donc vous aider à identifier le moyen de les régler. Les rassurer sur le fait que leurs besoins seront pris en compte dans la liste des critères d’évaluation permettra de faciliter grandement la prise en main du nouvel outil, et son adoption sur le long terme.
Une bonne pratique consiste à développer une maquette ou une solution préliminaire en interne avec les équipes concernées : par exemple, si vos commerciaux demandent un logiciel CRM pour optimiser le suivi de leurs prospects, ils peuvent commencer par remplir un Excel avec les données dont ils disposent déjà. Cela donnera à votre équipe une idée plus claire de ses besoins (vous pourriez même arriver à la conclusion qu’un nouveau logiciel n’est pas nécessaire en fin de compte !).
Cela ne veut pas pour autant dire que la solution définitive doit être développée en interne ; ce choix doit être réalisé en pleine conscience des avantages et des inconvénients qu’il implique.
Construire ou acheter ?
Il est courant de ne pas savoir s'il faut acheter une solution standard ou la développer en interne. Avant de prendre votre décision, veillez à peser le pour et le contre de chaque option :
Avant de faire appel à UpSlide, beaucoup de nos clients ont commencé par développer leur outils en interne pour gagner du temps sur Excel, notamment à l’aide de macros VBA très vite devenues obsolètes pour de multiples raisons :
- Mises à jour de la suite Office
- Manque de maintenance sur l’outil
- Manque de maintenance sur l’outil
- Départ de la personne en charge
- Difficulté d’apprentissage du langage
- Dépriorisation du projet
Même si certaines entreprises ont les ressources suffisantes pour construire leur propre solution, d’expérience, la durée de vie limitée des outils internes reste un frein majeur.
Nous vous conseillons donc un entre-deux, c’est à dire comprendre ce dont vos équipes manquent à partir d’un prototype non complet mais opérationnel rapidement, en utilisant par exemple la méthode du Design Sprint, avant de chercher une application de productivité répondant au mieux à vos besoins.
N.B : les étapes ci-dessous vous guideront tout au long du processus d’achat d’un logiciel de productivité, et non de sa conception.
Définir les critères de sélection
L’étape la plus cruciale demeure incontestablement la définition des critères de sélection pour départager les différents outils de productivité sur lesquels vous allez vous pencher.
Sans une liste complète et précise de vos critères, il vous sera difficile de faire le bon choix de système pour vos équipes !
Voici un rapide tour d’horizon des principaux points à étudier :
- Compatibilité : avec vos logiciels, équipements, processus, normes IT en vigueur
- Facilité d'utilisation : possibilité de tester, rapidité de prise en main, adoption par les utilisateurs
- Sécurité : stockage des données, connexions sécurisées, hébergement
- Fiabilité : notoriété de l’éditeur, témoignages clients, partenaires de confiance
- Déploiement et accompagnement : date de livraison, formation, support, mises à jour
- Rentabilité : avantages stratégiques, gains de temps chiffrés, montant du retour sur investissement
Identifier les différentes options
Le but de cette étape ? Lister les outils de productivité les mieux adaptés à votre équipe, à leurs objectifs et à leurs processus de travail.
Commencez par identifier les logiciels utilisés par vos pairs : interrogez vos homologues à propos des solutions sur lesquelles ils travaillent, demandez à vos collègues s’ils ont déjà utilisé ce type de logiciel dans leurs expériences passées ou bien si, à leur tour, ils connaissent des personnes à même de pouvoir les conseiller (cela permet également de les impliquer davantage dans le projet).
Si vous avez du mal à obtenir des recommandations, nous vous conseillons de vous renseigner sur différentes sources comme les revues informatiques, les blogs IT, voire les app stores qui comprennent généralement une catégorie dédiée à la productivité. Ensuite, vérifiez les évaluations des applications et lisez les critiques sur des sites spécialisés comme Capterra, GetApp, G2 ou simplement Google !
Les outils d' efficacité les mieux notés ne sont pas nécessairement les meilleurs pour votre équipe : c'est pourquoi il est important de définir précisément vos propres critères d'évaluation au préalable.
Choisir la bonne solution
Une fois vos critères d’évaluation définis (étape 3) et les potentielles solutions de productivité identifiées (étape 4), vous pouvez passer à l’action !
L’application de productivité que vous allez choisir doit être capable de répondre aux besoins de votre équipe, selon vos critères spécifiques. Chaque alternative doit passer le test de votre liste de critères de sélection personnalisée pour obtenir une note finale.
Selon les critères et leur pondération, vous devriez tout de suite voir émerger une solution – si jamais il y en a deux, vous pouvez toujours à les tester une à une en commençant par la mieux notée.
À ce stade, contactez directement l'entreprise qui développe la solution pour expliquer votre projet et vérifier que l'outil répond à tous vos critères.
Si certaines fonctionnalités secondaires manquent à l’appel, n’hésitez pas à demander directement à l’éditeur de logiciel s’il compte les développer, s’il existe une alternative ou les bonnes pratiques de leurs clients existants : les éditeurs indépendants et spécialisés recueillent généralement les besoins de leurs clients et s’appuient dessus pour proposer des évolutions du produit.
Meilleur conseil
Proposez de nouvelles fonctionnalités ! Les éditeurs de logiciels cherchent généralement à faciliter la vie de leurs utilisateurs et prennent au sérieux les suggestions de leurs clients – de nombreuses fonctionnalités UpSlide n’auraient pas vu le jour sans cela.
Tester et valider l'outil
Vous disposez généralement d’une période d’essai de l’outil dont l’objectif est de valider votre choix par la pratique.
Vos équipes soulèveront probablement des questions, voire des inquiétudes, pendant les premiers temps de l’utilisation de ce nouveau logiciel. Soyez à leur écoute et rassurez-les pour leur faire comprendre votre objectif commun : faciliter leur quotidien.
De nombreux moyens existent pour garantir une bonne adoption :
- Communiquer à vos équipes en amont du déploiement pour les préparer au changement
- Organiser des sessions de formation et/ou de découverte avec les utilisateurs
- Demander aux utilisateurs finaux leur avis sur l’outil pour de potentiels développements complémentaires
- Appelez le support technique ou votre contact principal pour toute question technique
Par exemple, chez UpSlide, nous accompagnons la mise en place de notre logiciel avec un plan d’adoption dédié à la prise en main de l’outil par les utilisateurs, non seulement au moment du déploiement mais également sur le long terme. Nous assurons ainsi une satisfaction continue de nos clients, via des actions personnalisées répondant à leurs besoins spécifiques.
Une bonne communication peut faire la différence entre un test réussi et un abandon de projet.
Si cette dernière étape s’avère concluante et que vos équipes sont satisfaites, bravo, vous optez pour le bon logiciel de productivité !
▶ Découvrez comment Mazars a fait le bon choix de logiciel pour ses équipes !
BONUS : Nos 5 logiciels de productivité essentiels
Chez UpSlide nous aidons les gens à mieux travailler en leur faisant gagner du temps et du confort de travail dans la suite Office (Word, Excel et PowerPoint).
Tout comme vous, nous utilisons de nombreux outils différents pour effectuer notre travail.
Voici notre top 5 des outils de productivité :
- Microsoft Teams, la solution idéale pour communiquer efficacement et collaborer à distance grâce à une messagerie instantanée et un système de visio-conférence bien pensés.
- Trello, l’application gratuite dédiée à la gestion de projet. Décomposez vos missions en plusieurs tâches que vous et vos équipes pouvez suivre facilement. C’est notre fondateur, Antoine – mordu de productivité – qui en parle le mieux !
- Power BI,le futur du reporting financier. Il s’agit d’un logiciel capable d’analyser rapidement de gros volumes de données et d’en partager les résultats en temps réel sous forme de rapports en ligne sécurisés. En plus, il est possible d’exporter vos tableaux de bord Power BI dans la suite Office !
- Pitchly est une plateforme d'enrichissement des données qui vous permet de rassembler toutes vos bases de données disparates dans un espace de travail unique et centralisé. Cela garantit l'exactitude des données, un accès transparent et un tri rapide afin de réduire le temps nécessaire à la recherche de données pour les rapports et les documents de présentation.
- Limber qui automatise nos posts sur LinkedIn et Twitter. D'ailleurs, si vous utilisez la suite Office, suivez la page LinkedIn d'Upslide pour découvrir les conseils de nos experts !
- UpSlide, l'onglet qui vous propose plus de50 fonctionnalités intelligentes. Nous vous aidons ainsi à gagner en productivité, assurer la conformité de vos contenus et faciliter la collaboration entre équipes.
Dites-nous en commentaire quel sont vos logiciels de productivité préférés !
