La création de rapports de qualité dans des délais serrés est un défi pour toute équipe de reporting, et l'équipe marketing de TotalEnergies ne fait pas exception à la règle. Nous avons échangé avec Salomé Knafo, responsable des partenariats chez TotalEnergies, pour savoir à quoi ressemble leur routine reporting et comment ils assurent la véracité et la qualité des données avec UpSlide.
Le défi : la création manuelle et inefficace de rapports
Pour l'équipe de Salomé, les rapports mensuels sont le principal moyen d'informer les parties prenantes internes de l'activité de l'entreprise. Envoyés à une centaine de personnes, ces rapports comportent environ 70 diapositives, et la qualité et la précision sont primordiales. Dans un rapport typique, l'équipe doit extraire des données stockées à la fois dans Excel et Power BI, tout en s'assurant que tous les données sont exactes dans le livrable final.
Sans outil de reporting dédié, la production de chaque rapport prenait plus d'une semaine, avec des heures passées à vérifier les chiffres et la mise en forme sur la présentation. La charge importante de travail manuel stressait souvent l'équipe et provoquait des pannes d'inspiration.
Choisir UpSlide
L'équipe marketing avait besoin d'un outil pour garantir l'exactitude de ses données de reporting et s'assurer que ses présentations étaient de qualité.
UpSlide a aidé TotalEnergies à faciliter les exportations de données d'Excel vers PowerPoint depuis 2014. L'outil a d'abord été déployé dans l'équipe d'exploration et de production (E&P), avant d'être progressivement étendu aux équipes chargées des relations avec les investisseurs, de la finance et du marketing.
Grâce à la réussite de l'outil chez TotalEnergies, l'équipe de Salomé s'est vu recommander UpSlide par un collègue en 2022 pour l'aider à mettre en avant la performance des initiatives marketing et des indicateurs clés de performance.
Son équipe utilise désormais UpSlide tous les mois pour automatiser ces rapports récurrents.
Les rapports mensuels me prenaient beaucoup de temps ; maintenant, avec UpSlide, les heures que j'économise deviennent des heures que je peux consacrer à d'autres tâches plus gratifiantes.
Trois façons pour TotalEnergies de rationaliser la création de ses rapports avec UpSlide
Relier et mettre à jour des centaines de points de données en quelques secondes
Dans un rapport des centaines de données sont extraites de plusieurs fichiers sources, la quantité de mises à jour manuelles nécessaires pour maintenir les chiffres à jour était frustrante pour Salomé et son équipe.
"Avant d'utiliser UpSlide", explique Salomé, "nous faisions des captures d'écran d'Excel chaque fois que nous voulions présenter ces informations dans PowerPoint. C'était une perte de temps, car chaque fois que les données originales étaient mises à jour, nous devions revenir en arrière et les modifier diapositive par diapositive dans PowerPoint."
"Maintenant, nous pouvons mettre à jour toutes les données dans la présentation finale en un seul clic en utilisant le bouton Excel Link Manager dans mon ruban UpSlide ."
Rendre le processus de relecture plus efficace et plus précis
Un rapport typique produit par l'équipe de Salomé comprend plus de 70 diapositives, ainsi la vérification de la mise en page et des données des diapositives constitue une tâche importante.
Maintenir l'homogénéité du rapport était de plus en plus difficile au fur et à mesure que le nombre de collaborateurs augmentait : "pour les rapports mensuels, nous avions différentes personnes qui créaient les diapositives et, si vous ne faites pas attention, quelqu'un allait écrire en Arial et l'autre en Calibri".
"Lorsque vous êtes plongé dans ces rapports pendant des heures, vous ne voyez pas toujours les différences d'une diapositive à l'autre. Vous pouvez relire votre propre diapositive, mais vous ne voyez même plus les erreurs devant vous".
Le Slide Check UpSlide a transformé la vérification de Salomé, lui permettant d'économiser une énergie et un temps précieux lorsque les délais sont serrés. "J'utilise désormais Slide Check à la fin du rapport, lorsque tout est terminé. Cela me permet de gagner près d'une heure sur mon temps de relecture et de me rassurer avant de partager le rapport en interne.
Approvisionnement en matériel d'entreprise actualisé et conforme à la marque
Les rapports de l'équipe marketing étant généralement envoyés à plus de 100 parties prenantes internes, il est essentiel de présenter les données avec un niveau de qualité élevé, conformément aux lignes directrices de la marque TotalEnergies.
"La bibliothèque de contenu est idéale pour apporter la touche finale à l'image de marque des rapports une fois que les données sont finalisées ", commente Salomé. "Nous disposons d'une boîte à outils d'images, d'icônes, de cartes et de drapeaux auxquels nous pouvons accéder directement dans PowerPoint, le tout sous la marque TotalEnergies."
UpSlide est un outil de reporting très intuitif. Intégré à mon ruban PowerPoint , l'ensemble de mon processus de reporting peut être automatisé : de la mise à jour des données à la mise en forme des logos.
"Ce sont probablement les trois fonctions les plus utiles pour mes rapports", déclare Salomé, "et lorsque je souhaite connaître les nouvelles fonctionnalités qui pourraient rendre mes rapports plus efficaces, le bulletin trimestriel d'UpSlide est ma principale source d'information".
Le résultat : Des rapports trimestriels précis et sans stress
Après plus d'un an de collaboration avec UpSlide, l'équipe de Salomé élabore désormais des rapports de grande qualité, avec une efficacité maximale . Non seulement les données sont bien présentées, conformément à l'image de marque de TotalEnergies, mais l'équipe peut rester confiante en sachant qu'elle présente toujours les chiffres les plus récents.
"Lorsque vous envoyez des rapports à un grand nombre de personnes, cela peut être assez stressant car vous savez qu'il y a beaucoup de données à traiter. UpSlide m'aide vraiment à me libérer de cette pression .
Une équipe sans stress est en fin de compte plus productive. Depuis, Salomé a constaté qu'elle avait plus de temps à consacrer à d'autres domaines. Elle ajoute : "J'ai recommandé l'outil à d'autres personnes au sein de l'entreprise pour les aider à rédiger leurs rapports".
Découvrez comment UpSlide aide d'autres équipes d'entreprise à économiser plus de 21 heures par mois.
