L'élaboration de rapports de haute qualité dans des délais serrés est un défi familier pour toute équipe de reporting, et l'équipe marketing de TotalEnergies ne fait pas exception à la règle. Nous nous sommes entretenus avec Salomé Knafo, responsable des partenariats et de l'itinérance chez TotalEnergies, pour savoir à quoi ressemble la création de documents et comment ils garantissent l'exactitude et la qualité des données avec UpSlide.
Le défi : la création manuelle et inefficace de rapports
Pour l'équipe de Salomé, les rapports mensuels sont le principal moyen d'informer les parties prenantes internes de l'activité de l'entreprise. Envoyés à une centaine de personnes, ces rapports comportent généralement environ 70 diapositives, et la qualité et la précision sont primordiales. Dans un rapport typique, l'équipe doit extraire des données d'une série de sources, stockées à la fois dans Excel et Power BI, tout en s'assurant que tous les points de données sont exacts dans le livrable final.
Sans outil de reporting dédié, la production de chaque rapport prenait plus d'une semaine, avec des heures passées à vérifier les chiffres et la mise en forme sur le site présentation. L'excès de travail manuel laissait souvent l'équipe stressée et en panne d'inspiration.
Choisir UpSlide
L'équipe marketing avait besoin d'un outil pour garantir l'exactitude de ses données de reporting et s'assurer que ses sites présentations étaient produits à un niveau élevé.
UpSlide a aidé TotalEnergies à rendre plus efficaces les exportations de données de Excel vers PowerPoint depuis 2014. L'outil a d'abord été déployé dans l'équipe d'exploration et de production (E&P), avant d'être progressivement étendu aux équipes chargées des relations avec les investisseurs, de la finance et du marketing.
Grâce à la réussite de l'outil chez TotalEnergies, l'équipe de Salomé s'est vu recommander UpSlide par un collègue en 2022 pour l'aider à rendre compte de la performance des initiatives marketing et des indicateurs clés de performance.
Son équipe utilise désormais UpSlide tous les mois pour automatiser ces rapports récurrents.
Les rapports mensuels me prenaient beaucoup de temps ; maintenant, avec UpSlide, les heures que j'économise deviennent des heures que je peux consacrer à d'autres tâches plus gratifiantes.
Trois façons pour TotalEnergies de rationaliser la création de ses rapports avec UpSlide
Liaison et mise à jour de centaines de points de données en quelques secondes
Dans un rapport qui extrait des centaines de points de données de plusieurs fichiers sources, la quantité de mises à jour manuelles nécessaires pour maintenir les chiffres à jour était frustrante pour Salomé et son équipe.
"Avant d'utiliser UpSlide", explique Salomé, "nous faisions des captures d'écran de Excel chaque fois que nous voulions présenter ces informations dans PowerPoint. C'était une perte de temps, car chaque fois que les données originales étaient mises à jour, nous devions revenir en arrière et les modifier diapositive par diapositive dans PowerPoint."
"Maintenant, nous pouvons mettre à jour toutes les données dans la version finale de présentation en un seul clic en utilisant le bouton Excel Link dans mon ruban UpSlide ."
Rendre le processus de relecture plus efficace et plus précis
Un rapport typique produit par l'équipe de Salomé comprend plus de 70 diapositives, de sorte que la vérification du formatage et de l'exactitude des diapositives a constitué une tâche importante.
Le maintien du site homogénéité allait devenir de plus en plus difficile au fur et à mesure que le nombre de collaborateurs augmenterait : "pour les rapports mensuels, nous avions différentes personnes qui créaient les diapositives et, si vous ne faites pas attention, quelqu'un allait écrire en Arial et l'autre en Calibri".
"Lorsque vous êtes plongé dans ces rapports pendant des heures, vous ne voyez pas toujours les différences d'une diapositive à l'autre. Vous pouvez relire votre propre diapositive, mais parce que vous avez construit ce rapport pendant une semaine, vous ne voyez même pas les erreurs devant vous".
UpSlide's Slide Check a transformé le processus d'épreuvage de Salomé, lui permettant d'économiser une énergie et un temps précieux lorsque les délais sont serrés. "J'utilise désormais Slide Check à la fin du rapport, lorsque tout est terminé. Cela me permet de gagner près d'une heure sur mon temps de relecture et de me rassurer avant de partager le rapport en interne.
Recherche de matériel d'entreprise actualisé et conforme à l'image de marque
Les rapports de l'équipe marketing étant généralement envoyés à plus de 100 parties prenantes internes, il est essentiel de présenter les données avec un niveau de qualité élevé, conformément aux lignes directrices de la marque TotalEnergies.
"La bibliothèque de contenu est idéale pour apporter la touche finale à l'image de marque des rapports une fois que les données sont finalisées ", commente Salomé. "Nous disposons d'une boîte à outils d'images, d'icônes, de cartes et de drapeaux auxquels nous pouvons accéder directement sur le site PowerPoint, le tout sous la marque TotalEnergies."
UpSlide est un outil de reporting très intuitif. Intégré à mon ruban PowerPoint , l'ensemble de mon processus de reporting peut être automatisé : de la mise à jour des données à la mise en forme des logos.
"Ce sont probablement les trois fonctions les plus utiles pour mes rapports", déclare Salomé, "et lorsque je souhaite connaître les nouvelles fonctions qui pourraient rendre mes rapports plus efficaces, le bulletin trimestriel deUpSlide est ma principale source d'information".
Résultat : des rapports trimestriels précis et sans stress
Après plus d'un an de collaboration avec UpSlide, l'équipe de Salomé élabore désormais des rapports de grande qualité, avec une efficacité maximale . Non seulement les données sont bien présentées, conformément à l'image de marque de TotalEnergies, mais l'équipe peut rester confiante en sachant qu'elle présente toujours les chiffres les plus récents.
"Lorsque vous envoyez des rapports à un grand nombre de personnes, cela peut être assez stressant car vous savez qu'il y a beaucoup de données à traiter. UpSlide m'aide vraiment à me libérer de cette pression .
Une équipe sans stress est en fin de compte plus productive. Depuis, Salomé a constaté qu'elle avait plus de temps à consacrer à d'autres domaines à valeur ajoutée de son rôle. Elle ajoute : "J'ai recommandé l'outil à d'autres personnes au sein de l'entreprise pour les aider à rédiger leurs rapports".
Découvrez comment UpSlide aide d'autres équipes d'entreprise à économiser plus de 21 heures par mois.
