Dans le paysage concurrentiel du secteur des services financiers, la manière dont votre entreprise crée et distribue des documents a un impact significatif sur la réussite globale de l'entreprise.
Que ce soit par le biais d'un pitchbook, d'une correspondance électronique ou de votre site web, la qualité de l'engagement des clients et des prospects dépend de la qualité de votre documentation. Un document de qualité médiocre pourrait ternir la confiance que vos clients ont en votre entreprise et avoir un impact sur la perception du marché.
De plus, la "dette numérique" devient de plus en plus difficile à gérer pour les entreprises. En particulier dans le secteur financier, où 30 % des banquiers d'affaires passent jusqu'à 40 heures sur Microsoft 365 à rédiger des documents - un temps qui pourrait être réorienté vers des activités plus stratégiques.
Alors, comment accélérer la production de documents financiers tout en garantissant une production de haute qualité ?
Lisez la suite pour découvrir nos conseils d'experts pour créer des documents plus rapidement dans Microsoft 365.
Comment accélérer la génération de documents financiers
Commencez par des modèles standardisés Office 365
La première étape pour produire des documents plus rapidement est de créer et de distribuer des modèles de haute qualité. Ces modèles constituent la pierre angulaire de la création de documents et permettent aux équipes de maintenir plus facilement la marque homogénéité et de gagner un temps précieux.
UpSlideAmélie et Marianne, expertes en design, aident depuis des années des clients du secteur financier à créer des modèles d'entreprise performants et nous font part de quelques conseils précieux à prendre en compte lors de la création de modèles :
Conseil n° 1 : garantir homogénéité pour tous les éléments du modèle
Alignez les titres, sous-titres et pieds de page d'une diapositive à l'autre et utilisez la même palette de couleurs.
Conseil n° 2 : Limiter le texte dans les documents qui seront présentés oralement
Créez un autre modèle, plus détaillé, à envoyer en guise de suivi écrit.
Conseil n° 3 : Réservez de l'espace pour les logos
Veillez à ce que votre logo et celui de votre client soient de grande qualité en prévoyant un espace réservé sur fond blanc.
Conseil n° 4 : créer des séparateurs pour les documents comportant plus de 15 diapositives
Il donne à votre public l'occasion de s'arrêter et permet également de mettre en avant les valeurs de votre marque. Par exemple, nous incluons notre logo B Corp Certified sur notre modèle d'intercalaire.
Lisez ce blog pour découvrir d'autres conseils sur la création de modèles conviviaux.
Conseil n° 5 : Recueillir l'avis de vos équipes dès les premières étapes
Il ne sert à rien de créer un modèle esthétiquement agréable mais qui ne répond pas aux besoins ou aux cas d'utilisation de vos employés, car il restera inévitablement inutilisé. Nous recommandons également d'organiser des sessions de formation une fois le modèle créé afin de s'assurer que les employés savent l'utiliser correctement.
Meilleure astuce
Une fois que vous avez créé vos modèles de haute qualité, il est préférable d'utiliser une solution de gestion des modèles pour les distribuer efficacement au sein de votre personnel.
Stocker le matériel de marketing commercial dans un référentiel centralisé
Une gestion et une distribution inefficaces du contenu posent des problèmes à de nombreuses équipes au sein de votre entreprise.
L'impact sur vos équipes de marketing
Votre équipe marketing n'a pas de visibilité sur les documents envoyés aux clients et ne peut donc pas garantir qu'ils sont à jour, de haute qualité ou conformes à la marque.
L'impact sur vos équipes de première ligne
Vos jeunes banquiers passent trop de temps à rechercher les bonnes informations et les bons documents, en particulier lorsqu'ils collaborent avec des collègues du monde entier, dans des fuseaux horaires et des services différents.
Le résultat ? Des processus inefficaces, des employés frustrés et des risques accrus pour la marque et la réputation.
Utiliser les outils de gestion de contenu pour améliorer la génération de documents
Optimisez les flux de travail de contenu dans Microsoft 365 en intégrant tous les documents de marketing d'entreprise dans un hub centralisé. Cela permettra à vos équipes de vente et de conseil de trouver instantanément des documents de qualité, approuvés par le marketing.
Il existe sur le marché un certain nombre d'outils d'enrichissement du contenu qui permettent aux équipes d'accéder en quelques secondes à tous les documents, modèles et actifs de l'entreprise à partir de PowerPoint, Excel ou Word .
Depuis l'intégration de UpSlide, la qualité des documents produits dans l'ensemble de l'entreprise s'est améliorée.
Cela a favorisé un meilleur engagement entre le marketing et le reste de l'entreprise, car nous avons maintenant le temps de donner des conseils plus utiles sur l'amélioration de la qualité du contenu, plutôt que sur la simple mise en forme.
Investir dans un logiciel de génération de documents
Comme indiqué dans la section précédente, il existe sur le marché quelques outils de génération de documents financiers conçus pour vous aider à élaborer des documents plus rapidement.
Bien que les caractéristiques et les offres puissent varier légèrement, la plupart des logiciels permettent d'améliorer l'efficacité, de garantir la marque homogénéité et d'assurer l'exactitude des données.
Voici une liste pratique des éléments à prendre en compte pour choisir l'outil de génération de documents adapté à votre entreprise, du budget global à l'assistance dont vous aurez besoin.
En règle générale, ces outils offrent des fonctionnalités de gestion des modèles et du contenu, ainsi que desfonctions de formatage PowerPoint, Excel et Word pour aider les équipes à élaborer plus rapidement des documents professionnels et soignés.
À court terme, l'investissement dans l'automatisation permettra d'améliorer l'efficacité des flux de travail et la qualité des résultats. À long terme, l'investissement dans la génération de documents aidera votre entreprise à rester compétitive, à gagner des marchés et à accroître la satisfaction des employés.
32% des banques d'investissement donnent la priorité à des mesures claires de retour sur investissement lorsqu'elles recherchent une solution d'automatisation des documents, alors assurez-vous de parler aux personnes qui utiliseront finalement le logiciel et que celui-ci résoudra leurs problèmes.
Utiliser Microsoft Office Raccourcis
Même avec l'aide d'un logiciel, la maîtrise des outils et raccourcis natifs de Microsoft 365 est essentielle pour accélérer la génération de documents.
Voici quelques exemples pour vous aider à démarrer :
Excel Raccourcis
Découvrez l'aide-mémoire des raccourcis Excel :
- Ctrl + touches fléchées = Naviguer rapidement dans les données.
- Ctrl + H + E + F = Effacer les formats de cellules
- Ctrl + Shift + "+" = Insérer de nouvelles cellules
- ↑ + < > = Select cell range
PowerPoint Raccourcis
Voici quelques-uns de nos raccourcis préférés pour PowerPoint :
- Ctrl + M = Insérer une nouvelle diapositive
- Ctrl + ↑+ D = Dupliquer une diapositive
- Ctrl + G = Groupe
- Alt + Shift + → Rétrograder une puce
Word Raccourcis
Voici quelques-uns des raccourcis les plus utilisés sur Word :
- Ctrl + L ou R = Aligner le texte à gauche ou à droite
- Ctrl + < or > = Decrease or increase text size
- Ctrl + ↑ + < or > = Select text to the left or right
- Ctrl + alt + H = Surligner le texte
Utilisez ces raccourcis pour devenir un utilisateur chevronné de Excel, PowerPoint, et Word, et libérer tout le potentiel de Microsoft 365 pour une création de documents plus rapide et plus rationnelle.
Principaux enseignements
Tout au long de cet article, nous avons présenté de nombreuses façons dont les sociétés de services financiers peuvent rationaliser la création de documents, qu'il s'agisse de doter les équipes de modèles standardisés et d'un centre de contenu centralisé ou d'investir dans un logiciel de génération de documents à la pointe de la technologie. Incorporez ces pratiques dans vos flux de travail pour gagner un temps précieux et améliorer la qualité de vos documents.
Et pour ceux qui sont avides de conseils d'efficacité sur Microsoft 365 ou qui cherchent à consolider leur identité de marque, ajoutez un signet à notre Knowledge Hub pour une mine de ressources.
