Vous avez du mal à trouver le meilleur logiciel d'automatisation des documents pour votre entreprise ? Ce guide présente les meilleurs outils pour les secteurs de la finance et juridique. Il aborde les questions du prix, de la facilité d'utilisation et de la capacité d'adaptation pour vous aider à stimuler la productivité à l'échelle de l'entreprise.
Vous souhaitez aller plus loin ? Consultez notre guide ultime de l'automatisation des documents.
Comment choisir le bon outil d'automatisation des documents
Pour choisir le bon outil d'automatisation des documents, il faut tenir compte des besoins de votre équipe, de votre budget et des exigences de votre secteur d'activité. Voici comment faire un choix judicieux :
1. Évaluer les besoins de votre équipe
Le bon outil d'automatisation des documents pour votre entreprise vous aidera à accroître votre efficacité, à améliorer la qualité de vos documents et à augmenter la satisfaction de vos employés.
Pour trouver le bon outil, il est essentiel de comprendre les défis de votre équipe et de définir clairement ce que vous voulez réaliser avec l'automatisation. Recueillez les retours de vos équipes pour identifier les obstacles dans leurs flux de travail et dressez une liste de besoins en conséquence.
Pour vous aider à établir des priorités, classez-les par ordre d'importance afin de savoir sur quelles fonctionnalités de l'outil vous pouvez ou ne pouvez pas faire de compromis. Évaluez chaque outil en fonction de ces points de friction pour être sûr que votre nouvel outil d'automatisation répondra à vos principaux cas d'utilisation.
2. Définir les fonctionnalités indispensables
Une fois que vous avez recueilli les commentaires de vos équipes, vous pouvez déterminer vos éléments non négociables en termes de fonctionnalité. Par exemple, vous recherchez des outils qui peuvent automatiser :
- La mise en forme : Éliminez le travail de mise en forme manuelle aide les équipes à produire des livrables impeccables plus rapidement, en recherchant des outils capables d'aligner parfaitement les éléments ou d'appliquer la charte graphique en un seul clic.
- L'actualisation des données : Proposez une solution gantissant des données fiables, comme le lien d'Excel à Word ou de Power BI à PowerPoint, permet aux équipes d'avoir l'esprit tranquille et d'éviter des erreurs coûteuses.
- La relecture : Le choix d'un outil qui vérifie les formes mal alignées et les espaces vides peut changer la donne et aider les équipes à appuyer sur "envoyer" en toute confiance.
- La création de graphiques et de tableaux : La création de graphiques avancés dans Excel, comme les diagrammes de Gantt et les cascades empilées, demande beaucoup de temps pour être perfectionnée. Si votre équipe crée régulièrement ces graphiques, recherchez un outil qui propose des modèles prédéfinis pour compléter les fonctionnalités de base de Microsoft 365.
- La recherche et gestion de contenu : Faites respecter l'image de la marque et du contenu est difficile sans une bibliothèque partagée. Offrez à tous les membres de l'entreprise un accès instantané à un contenu pré-approuvé peut améliorer la collaboration, réduire le travail manuel et alléger la pression sur le marketing.
3. Créer une liste restreinte
Une fois que vous avez identifié les besoins de votre équipe, établissez une liste restreinte d'outils potentiels. Lisez les critiques et les études de cas pour évaluer l'efficacité de l'outil dans des scénarios réels. Vérifiez si le fournisseur propose une démonstration pour voir les fonctionnalités en action.
Vous pouvez également effectuer des recherches à l'aide du Magic Quadrant de Gartner pour vous aider à évaluer les outils de votre liste. Ce rapport fournit une analyse détaillée de chaque outil sur le marché, de ses forces et de ses faiblesses, ce qui vous aidera à comprendre dans quelle mesure chaque option répond aux besoins de votre entreprise.
4. Évaluer le support, la capacité d'adaptation et les intégrations
La croissance de votre entreprise s'accompagne d'une augmentation de vos besoins en matière d'automatisation des documents. Choisissez une solution capable d'évoluer avec votre entreprise, en supportant :
- Des volumes de documents plus importants et des flux de travail plus complexes
- Des exigences en matière de sécurité et de conformité des entreprises
- Une utilisation multi-département à travers la finance, le juridique, le marketing et l'informatique
Pour maximiser votre investissement, recherchez des fournisseurs qui proposent un offre de mise en place sur mesure comprenant un accompagnement avec des experts en gestion du changement, une assistance post-déploiement à la demande et des équipes techniques solides.
Conseil clé
Certains outils, comme UpSlide, proposent des statistiques d'utilisation afin que vous puissiez vous assurer que le logiciel est bien utilisé et qu'il améliore les flux de travail.
5. Prendre compte du retour sur investissement à long terme
Le coût des outils d'automatisation des documents varie considérablement. Évaluez le coût total (y compris les frais d'installation et les licences) et le retour sur investissement potentiel que votre entreprise pourrait obtenir à long terme.
Pour évaluer le retour sur investissement à long terme, prenez en compte le gain de temps potentiel par utilisateur, la prévention des erreurs, la protection de l'image de marque et la capacité d'adaptation. Certains fournisseurs disposent d'un calculateur de retour sur investissement pour vous aider à faire ce calcul.
Investir dans un outil qui offre un retour sur investissement élevé est essentiel pour garantir un succès et une valeur à long terme.
En savoir plus sur la maximisation de la valeur des investissements dans les nouvelles technologies.
Le saviez-vous ?
Près de 90 % des employés des banques d'investissement estiment qu'ils bénéficieraient d'un outil d'automatisation des documents pour simplifier tâches dans Microsoft 365.
Les meilleurs outils d'automatisation des documents pour votre secteur d'activité
Voici notre tour d'horizon des meilleurs outils d'automatisation des documents pour votre secteur d'activité, et plus particulièrement pour les services financiers et juridiques.
Services financiers
Recommandé : UpSlide
UpSlide est la solution d'automatisation des documents tout-en-un pour Excel, PowerPoint, Power BI, Word et Outlook - conçue spécifiquement pour répondre aux besoins des entreprises de services financiers et de tous leurs départements.
Contrairement aux outils de productivité génériques, UpSlide aide les banques d'investissement, les sociétés de gestion d'actifs et les sociétés de conseil à simplifier leurs flux de travail, en garantissant l'exactitude, l'efficacité et l'homogénéité de la marque dans les documents destinés aux clients.
Prix : Prix haut de gamme, mais avec des offres personnalisées flexibles et des remises sur les volumes.
Taille de l'entreprise : De la petite entreprise (min 5) aux multinationales
Départements : Analystes, banquiers, marketing, contrôle de gestion, commerciales et IT
Intégrations : Suite complète de Microsoft 365
Cas d'utilisation :
- Élaborer plus rapidement de meilleurs documents : Des outils de relecture automatisés et des modèles dynamiques pour simplifier la création de pitchbooks, de rapports de fonds et les présentations, garantissant ainsi des livrables impeccables et exempts d'erreurs.
- Automatiser des rapports financiers : Des mises à jour en un clic permettent de transférer des données en direct d'Excel ou de Power BI vers PowerPoint, ce qui garantit l'exactitude des rapports de résultats, des mises à jour de marché, des résumés de fonds, etc.
- Assurer l'homogénéité la marque : La bibliothèque de contenu centralisée, associée à des outils de formatage en un clic, permet d'assure la qualité des diapositives, des tableaux et de tous les livrables client en respectant l'image de marque, ce qui permet aux équipes d'économiser beaucoup de temps et d'efforts tout en maximisant le rendement.
Pour :
- Une interface intuitive
- Des formation solides et complètes, incluant aussi des webinaires et des guides d'utilisation
- Une mise en place sur mesure qui augmente les taux d'adoption
- Une expertise financière - 90% des clients sont dans les services financiers
- Sécurité au niveau de l'entreprise
- Des fonctionnalités d'IA et d'automatisation
- Une capacité d'adaptation pour les entreprises de toutes tailles
- Taux de rétention de 98%
Contre :
- Il convient mieux aux professionnels de la finance - il est moins attrayant pour les juristes.
Le temps que nous gagnons avec UpSlide peut maintenant être consacré à ajouter de la valeur et de la qualité dans d'autres domaines - et c'est tellement précieux. C'est comme l'assistant parfait, qui travaille dur pour s'occuper des choses en coulisses.
Box
Box est une plateforme de collaboration et de gestion de documents cloud, conçue pour stocker, gérer et partager des documents en toute sécurité. C'est une solution idéale pour les équipes qui cherchent à simplifier partage de fichiers et à stimuler la collaboration dans tous les secteurs d'activité.
Bien que Box offre quelques fonctions d'automatisation du flux de travail, il se concentre principalement sur le stockage de documents, la gestion des versions et la collaboration.
Prix : Moyen à haut de gamme
Taille de l'entreprise : De la petite entreprise à la multinationale
Départements : Marketing, juridique, opérations, commerciales, IT, RH et finance
Intégrations : Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, Slack, etc.
Cas d'utilisation :
- Stocker et partager des documents en toute sécurité : Offre une plateforme cloud évolutive pour un accès facile aux dernières versions des documents.
- Automatiser les flux de travail : Automatise l'approbation des documents, les notifications et la gestion des tâches afin de renforcer l'efficacité.
- Collaborer en temps réel : Permet aux équipes de modifier et de collaborer simultanément sur des documents, améliorant ainsi la productivité au sein de l'entreprise.
Pour :
- Un logiciel évolutif
- Une forte intégration avec un large éventail d'applications
- La sécurité et conformité au niveau de l'entreprise
- Une interface utilisateur intuitive et outils de collaboration faciles à utiliser
- Un audit détaillée et un contrôle des versions pour le suivi de l'historique des documents
Contre :
- Principalement axé sur le stockage de documents et la collaboration plutôt que sur la création de contenu ou l'automatisation avancée des documents.
- Des fonctionnalités d'automatisation du flux de travail plus basiques que celles d'outils spécialisés dans l'automatisation des documents comme UpSlide
Secteur juridique
PandaDoc
PandaDoc est une plateforme d'automatisation des documents et de signature électronique conçue pour simplifier création, l'approbation et la signature des documents. Elle aide les entreprises à automatiser le cycle de vie des documents, à gagner du temps et à garantir l'exactitude des contrats, des propositions et des accords.
Prix : Milieu de gamme
Taille de l'entreprise : PME à multinationale
Départements : Ventes, services juridiques, marketing, ressources humaines et opérations
Intégrations : Salesforce, HubSpot, Microsoft 365, Zapier, etc.
Cas d'utilisation :
- Automatiser la création de documents : Génère rapidement des propositions, des contrats et des devis personnalisés grâce à des modèles dynamiques et des blocs de contenu pré-approuvés.
- Simplifier l'approbation et la signature : Automatise des flux de travail d'approbation et des signatures électroniques, réduisant le temps consacré à l'examen et à l'exécution des documents.
- Améliorer le suivi des documents : Suivi de l'état des documents en temps réel, permettant de savoir qui a consulté, signé ou commenté chaque document.
Pour :
- Une interface intuitive avec fonctionnalité "glisser-déposer".
- Des flux de travail solides en matière de signature électronique et d'approbation
- Des modèles personnalisables pour les contrats, les accords de confidentialité et les documents juridiques
- Une analyse et un suivi avancés pour la performance des documents
Contre :
- Des intégrations limitées avec les logiciels de gestion des cabinets d'avocats
- Principalement axé sur les documents liés aux ventes et aux contrats, il est moins adapté à des besoins plus larges d'automatisation des documents.
- Il est plus coûteux pour les petites équipes ou les entreprises qui se lancent dans l'automatisation des documents.
HotDocs
HotDocs est une plateforme d'automatisation des documents de premier plan, conçue pour simplifier la création de documents juridiques complexes à l'aide de modèles et d'une logique intégrée. Elle se concentre sur l'amélioration de la conformité, de l'efficacité et de la précision des flux de travail juridiques, ce qui la rend idéale pour les cabinets d'avocats, les équipes juridiques des entreprises et les agences gouvernementales.
Départements : Juridique, conformité, informatique et opérations
Taille de l'entreprise : Moyenne et grande entreprise
Cas d'utilisation :
- Automatiser l'assemblage des documents juridiques : Génère efficacement des documents juridiques complexes à l'aide d'outils avancés d'assemblage de documents et d'une logique intégrée.
- Garantir la conformité : Automatise les flux de documents à l'aide de règles et d'une logique axées sur la conformité, afin de garantir l'exactitude et l'homogénéité juridiques.
- Améliorer l'efficacité : Simplifie la création de documents juridiques complexes, réduction du temps consacré aux tâches répétitives et amélioration de la productivité globale.
Pour :
- Idéal pour la création de documents complexes
- Des règles et logique intégrées permettant d'éviter des erreurs coûteuses
- Une forte réputation dans le secteur juridique
Contre :
- Une courbe d'apprentissage plus élevée que celle des outils plus récents
- Nécessite une assistance informatique pour la personnalisation
- Le service clientèle pourrait être plus rapide
Autres outils notables d'automatisation des documents
Voici quelques outils d'automatisation des documents qui conviennent à divers secteurs d'activité.
DocuSign CLM
DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) est un outil d'automatisation des contrats qui simplifie la création, la négociation, l'exécution et le stockage des accords. Il aide les entreprises à améliorer la conformité, à réduire les délais d'exécution des contrats et à améliorer la visibilité du cycle de vie des contrats.
Les secteurs d'activité : Services financiers, juridiques, soins de santé, technologie, fabrication, gouvernement et immobilier
Prix : Haut de gamme
Taille de l'entreprise : Moyenne et grande entreprise
Départements : Juridique, achats, ventes et RH
Intégrations : Salesforce, Microsoft 365, SAP, Workday, etc.
Cas d'utilisation :
- Automatiser les flux de travail des contrats : Simplifie la création, l'approbation et l'exécution des contrats grâce à l'automatisation et à l'analyse pilotées par l'IA.
- Améliorer la conformité et la gestion des risques : Garantit la conformité aux réglementations et aux politiques internes grâce à des modèles pré-approuvés et à un suivi automatisé.
- Améliorer la visibilité des contrats : Centralise le stockage et de la recherche des contrats, avec des pistes d'audit complètes et un contrôle des versions.
Pour :
- Simplifie le processus de signature des documents
- Des fonctions de conformité et de sécurité solides, telles que le cryptage des données et l'authentification multifactorielle.
- Une intégration poussée avec de nombreux systèmes d'entreprise
Contre :
- Un prix plus élevé que les autres outils d'automatisation des contrats
- Une configuration complexe qui nécessite généralement une assistance administrative dédiée
- Principalement axé sur les flux de travail liés aux contrats, avec des fonctionnalités limitées d'automatisation des documents plus larges
- La personnalisation est limitée et l'assistance à la clientèle pourrait être plus rapide.
Conga Compositeur
Conga Composer est une solution de génération de documents conçue pour automatiser la création de documents commerciaux directement à partir de données CRM. Cette solution est particulièrement appréciée des utilisateurs de Salesforce, car elle permet aux entreprises de générer des contrats, des propositions et des rapports personnalisés avec un minimum de saisie manuelle.
Secteurs d'activité : Vente et marketing, juridique, soins de santé, fabrication et immobilier
Prix : Milieu de gamme
Taille de l'entreprise : PME à multinationale
Départements : Ventes, finances, services juridiques et succès des clients
Intégrations : Salesforce, Microsoft 365, Google Workspace, etc.
Cas d'utilisation :
- Automatiser la création de documents : Générer des devis, des contrats et des factures personnalisés en utilisant les données du CRM.
- Améliorer l'efficacité des ventes : Réduit le temps de traitement manuel des documents grâce à des modèles pré-remplis et à des flux de travail automatisés.
- Améliorer la précision des données : Assure l'homogénéité en tirant des données en temps réel du CRM et d'autres systèmes intégrés.
Pour :
- Une intégration transparente avec Salesforce pour une expérience conviviale
- Des modèles personnalisables avec champs dynamiques
- Réduction des erreurs manuelles grâce à l'automatisation de la collecte des données
Contre :
- Principalement conçu pour les utilisateurs de Salesforce, ce qui en limite l'adoption à plus grande échelle
- Nécessite une installation technique pour les configurations avancées
- La fonctionnalité de signature électronique n'est pas intégrée, ce qui nécessite des outils supplémentaires tels qu'UpSlide ou DocuSign.
Principaux enseignements
Dans l'ensemble, PandaDoc est une excellente solution pour les cabinets juridiques. Elle propose la gestion du cycle de vie des contrats, des signatures électroniques intégrées et une variété de modèles de documents juridiques.
Pour les services financiers, UpSlide est l'outil de choix grâce à son intégration transparente avec Microsoft 365 et ses fonctionnalités d'automatisation avancées pour les pitchbooks, les rapports et les présentations.
UpSlide assure l'efficacité, la précision et la cohérence de la marque, ce qui en fait le choix idéal pour les entreprises financières qui cherchent à améliorer leur productivité et à obtenir un excellent ROI sur leurs investissements logiciels.
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En résumé
Le choix du bon outil d'automatisation des documents dépend des besoins de votre équipe. En discutant avec les principaux services, vous pourrez identifier les points de friction, les flux de travail et les exigences en matière d'intégration avant d'affiner votre liste d'outils potentiels.
UpSlide est le choix recommandé pour les professionnels de la finance, offrant une intégration transparente avec Microsoft 365 et des fonctionnalités d'automatisation adaptées aux banquiers d'investissement, aux gestionnaires d'actifs et aux consultants financiers.
PandaDoc est le premier choix pour les équipes juridiques, car il offre une automatisation poussée des contrats, des capacités de signature électronique et des fonctionnalités axées sur la conformité pour simplifier flux de travail des documents juridiques.
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