Vous passez trop de temps à aligner les éléments des diapositives et à appliquer les couleurs de votre marque aux formes et au texte dans PowerPoint ?
Découvrez comment l'automatisation de PowerPoint - du logiciel d'automatisation externe à l'écriture de commandes en Microsoft VBA - peut vous aider à gagner du temps et à créer plus rapidement de meilleurs documents.
Les bases de l'automatisation de PowerPoint
Commençons par les bases : qu'est-ce que l'automatisation de PowerPoint, comment l'utiliser et quels avantages peut-elle apporter à votre entreprise ?
Vous le savez déjà ? Passez à l'étape suivante : Comment automatiser des tâches dans PowerPoint
Qu'est-ce que l'automatisation de PowerPoint ?
L'automatisation de PowerPoint fait référence à l'utilisation de logiciels ou de commandes basées sur des règles pour simplifier la création, la mise en forme et la mise à jour des présentations.
En automatisant les tâches répétitives - telles que l'importation de données, la génération de diapositives et le formatage respectant votre image de marque - les entreprises peuvent gagner du temps, réduire les erreurs et garantir l'homogénéité des présentations.
L'automatisation est particulièrement utile pour les professionnels de la finance et du conseil qui produisent fréquemment des rapports complexes et des présentations à leurs clients.
Différents cas d'utilisation de l'automatisation de PowerPoint
L'automatisation permet aux professionnels de travailler sur des tâches à plus forte valeur ajoutée en simplifiant la création de documents dans trois domaines clés :
Mise en page de base des présentations
L'ajustement manuel des polices, de la mise en page et de l'espacement sur plusieurs diapositives peut être fastidieux et souvent source d'erreurs. Les outils d'automatisation peuvent appliquer des modèles et des règles de formatage prédéfinis pour garantir que les présentations restent soignées et professionnelles, en supprimant le travail répétitif.
Marque d'entreprise personnalisée
Le maintien de l'image de marque dans toutes les présentations est essentiel pour assurer la confiance des clients et optimiser les ventes croisées au sein d'une entreprise. Certains outils d'automatisation vous aideront à garantir le respect de la charte graphique de la marque en standardisant les couleurs, les polices, les logos et les mises en page, afin que chaque diapositive soit conforme à l'image de marque de votre entreprise.
Exportations de données et mises à jour
Tenir les présentations à jour avec les derniers chiffres peut prendre beaucoup de temps, en particulier lorsqu'un modèle financier ou une analyse de marché change constamment. Certains outils d'automatisation permettent d'importer des données de manière transparente et d'effectuer des mises à jour en temps réel, garantissant ainsi l'exactitude des données sans devoir recourir au copier-coller et à la vérification manuelle.
Les meilleurs logiciels d'automatisation PowerPoint s'intègrent aux plateformes de données courantes telles qu'Excel, Power BI et Bloomberg pour rendre les flux de travail encore plus efficaces.
Excel
Certaines solutions permettent de relier les données entre Excel et PowerPoint. Elles permettent d'intégrer des graphiques, des tableaux et des chiffres clés dans les diapositives PowerPoint sans avoir à passer constamment d'une plateforme à l'autre. Les présentations reflètent ainsi toujours les données les plus récentes, ce qui élimine le risque d'informations obsolètes ou incohérentes - un avantage essentiel pour les équipes financières.
Power BI
L'intégration de Power BI à PowerPoint permet aux utilisateurs d'incorporer des visualisations de données interactives et de haute qualité dans les diapositives. Cette automatisation garantit que les rapports restent dynamiques, ce qui réduit considérablement le temps consacré à la mise à jour des données en temps réel dans la présentation.
Bloomberg
Grâce à l'API Bloomberg et aux compléments Excel, les professionnels de la finance peuvent intégrer pleinement leur technologie à toutes les étapes de la création de documents dans PowerPoint, depuis la source de données initiale jusqu'aux vérifications finales de l'image de marque et du formatage.
Les avantages de l'automatisation de PowerPoint
Grâce à l'automatisation, les équipes peuvent travailler plus rapidement, préserver l'intégrité de la marque et produire des rapports exempts d'erreurs avec un minimum d'efforts.
Voici quelques avantages que votre entreprise pourrait tirer de l'intégration de la technologie d'automatisation dans PowerPoint :
Création efficace de documents
90 % des professionnels de la finance passent jusqu'à 2 heures par jour sur PowerPoint. L'automatisation élimine la majeure partie des tâches manuelles, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que l'analyse et la narration.
Respect de l'image de marque sans effort
Plus d'un tiers (38%) des professionnels de la finance admettent que leurs rapports ne sont pas conformes à leur charte graphique. Cela peut nuire à la confiance des clients et les entreprises risquent de perdre leur avantage concurrentiel au profit de celles qui ont une identité de marque plus stricte et plus uniforme. L'automatisation atténue ce risque en appliquant des modèles, des polices, des couleurs et des logos pré-approuvés, aidant ainsi les équipes à créer des diapositives impeccables et conformes à la marque à chaque fois.
Précision des données garantie
La saisie manuelle des données augmente le risque d'erreurs et d'incohérences dans les rapports. L'automatisation de PowerPoint s'intègre à des sources de données telles qu' Excel et Power BI, garantissant que les chiffres, les graphiques et les tableaux sont toujours à jour, ce qui améliore la fiabilité et minimise les risques.
Comment automatiser des tâches dans PowerPoint
Examinons deux façons d'automatiser des tâches dans PowerPoint, depuis les technologies tierces jusqu'aux solutions de codage qui simplifient les flux de travail répétitifs.
Investir dans des logiciels externes
Il existe toute une gamme de logiciels externes d'automatisation des présentations disponibles dans l'App Store deMicrosoft. Il est donc important de trouver celui qui convient le mieux à votre entreprise afin de garantir une valeur ajoutée et un retour sur investissement.
Les avantages d'un investissement dans un logiciel externe
Interface intuitive
Contrairement aux macros PowerPoint ou aux solutions développées en interne, les logiciels d'automatisation PowerPoint offrent des solutions intuitives, sans code, ce qui les rend accessibles à tous les utilisateurs, quelle que soit leur expertise technique. Lorsqu'un plus grand nombre de personnes bénéficient des automatisations, cela garantit également une augmentation globale de la qualité et de la quantité des livrables dans l'ensemble de votre entreprise.
Gestion et support à long terme
Près d'un tiers (32 %) des responsables techniques des banques d'investissement citent la gestion à long terme comme leur principale raison d'investir dans un logiciel externe. Cela permet aux équipes informatiques internes d'économiser d'innombrables heures de maintenance et garantit que le logiciel évoluera avec les mises à jour de Microsoft 365.
Intégrations transparentes
Certains outils offrent des intégrations transparentes avec des plateformes telles que Bloomberg et Getty Images, ce qui permet aux utilisateurs d'intégrer des données financières en temps réel ou des visuels de haute qualité directement dans leurs présentations. En se connectant à ces outils externes, les équipes peuvent créer des diapositives dynamiques, basées sur des données, tout en maintenant l'homogénéité la marque et en gagnant un temps précieux.
Différents logiciels d'automatisation de PowerPoint
Examinons trois différents outils d'automatisation de PowerPoint pour vous aider à élaborer des présentations plus efficacement :
Recommandé : UpSlide
✅ Le meilleur pour : L'automatisation de bout en bout des présentations pour les équipes d'entreprise.
UpSlide est le meilleur logiciel d'automatisation des documents pour Microsoft 365. Construit spécifiquement autour des flux de travail des services financiers et du conseil, l'outil aide les leaders de l'industrie à automatiser la charte graphique, la distribution de contenu et les exportations de données à travers PowerPoint, Excel, Word, Power BI et Outlook.
Voici quelques cas d'utilisation courante d'UpSlide dans PowerPoint :
- Automatisation de la mise en forme des diapositives, des textes et des formes dans la charte graphique de votre entreprise.
- Intégration d'une gamme polyvalente de bibliothèques de contenu pour accéder à des éléments de diapositives à la bonne charte graphique, à des tombstones préformatées et à des logos d'entreprise.
- Liaison entre les données d'un fichier Excel et Power BI directement dans PowerPoint et mise à jour de manière flexible pour garantir l'exactitude des données
Des outils comme UpSlide couvrent l'ensemble des cas d'utilisation de l'automatisation des documents dans Microsoft 365, mais si vous recherchez un logiciel pour automatiser une seule tâche dans PowerPoint, voici d'autres options :
ToolsToo
✅ Convient pour : Automatiser les réglages répétitifs des diapositives.
ToolsToo est un outil d'automatisation conçu pour simplifier les tâches répétitives en permettant aux utilisateurs de formater les éléments des diapositives dans PowerPoint.
Voici quelques cas d'utilisation courants de ToolsToo :
- Aligne, redimensionne et distribue les éléments en un seul clic
- Standardisation rapide des zones de texte et des formes
LogoIntern
✅ Convient pour : Rechercher des logos d'entreprise à ajouter aux diapositives.
LogoIntern est un outil d'automatisation de PowerPoint qui simplifie le processus d'insertion et de mise en forme des logos d'entreprise directement dans les diapositives.
Voici quelques cas d'utilisation courante de LogoIntern dans PowerPoint:
- Insère des logos directement dans les diapositives PowerPoint
- Automatise la mise en forme du logo après son insertion
Bien que ces outils soient adaptés pour résoudre des problèmes spécifiques dans PowerPoint, de nombreuses entreprises se retrouvent à utiliser plusieurs logiciels pour résoudre ces problèmes d'une équipe à l'autre, sans s'attaquer aux inefficacités communes dans PowerPoint. Pour un outil qui combine les fonctionnalités de LogoIntern et de ToolsToo, ainsi qu'une gamme d'automatisations spécifiques aux services financiers, découvrez UpSlide.
Bonus : Créez vous-même des automatisations basées sur des règles dans PowerPoint avec Microsoft VBA
Les macros fonctionnent dans l'ensemble de la suite Microsoft 365, permettant aux utilisateurs d'automatiser des tâches spécifiques dans PowerPoint en fonction de leurs propres flux de travail.
Vous ne voulez pas créer des automatisations par vous-même ? Passez à la conclusion.
Qu'est-ce qu'une macro dans PowerPoint?
Une macro dans PowerPoint est une séquence de commandes et d'actions qui peuvent être enregistrées, stockées et exécutées pour automatiser des tâches répétitives. Les macros sont écrites en Microsoft VBA (Visual Basic for Applications), ce qui permet aux utilisateurs de simplifier flux de travail, d'améliorer la productivité et de réduire les efforts manuels lorsqu'ils travaillent sur des présentations.
Les macros ont de nombreuses applications dans PowerPoint:
- Automatisation des actions répétitives (par exemple, mise en forme des diapositives, application d'animations, insertion d'éléments communs).
- Création de boutons ou de menus personnalisés pour une navigation plus rapide.
- Amélioration de l'interactivité en déclenchant des actions telles que l'ouverture de fichiers, le passage d'une diapositive à l'autre ou la lecture d'un média.
Comment construire une macro en trois étapes
- Activer l'onglet Développeur - Allez dans Fichier > Options > Personnaliser le ruban, puis cochez Développeur pour afficher l'onglet dans PowerPoint.
- Enregistrer ou écrire une macro - Cliquez sur Développeur > Macros > Créer, puis écrivez du code VBA dans l'éditeur Visual Basic (VBE) ou utilisez la fonction Enregistrer une macro pour des tâches simples.
- Enregistrer et exécuter la macro - Enregistrez la présentation en tant que présentation compatible avec les macros (.pptm)*, puis exécutez la macro via Développeur > Macros ou assignez-la à un bouton pour un accès facile.
Regardez ce tutoriel rapide pour en savoir plus sur les macros PowerPoint .
Les macros sont une bonne option si vous souhaitez automatiser des éléments individuels et uniques de vos flux de travail dans PowerPoint. Toutefois, comme il s'agit d'une solution basée sur le code, elle peut prendre beaucoup de temps si vous n'êtes pas un expert en VBA. Nous vous recommandons de faire appel à un fournisseur de logiciels externe pour vous éviter de passer trop de temps dans l'éditeur Visual Basic de PowerPoint !
Conclusion : La meilleure solution d'automatisation de PowerPoint
Les utilisateurs de PowerPoint peuvent choisir parmi une gamme de solutions et de compléments rapides dans la boutique Microsoft. Cependant, les équipes en entreprise ont un besoin accru de précision, de conformité à la marque et de sécurité. Dans ce cas, elles devraient toujours opter pour une solution tout-en-un qui s'adapte aux besoins de l'ensemble de leur entreprise.
Toute entreprise qui n'a pas exploré l'automatisation de PowerPoint - que ce soit pour les rapports internes ou pour les équipes en contact avec les clients - pourrait gagner de nombres heures, du temps à réallouer sur des tâches plus impactantes. De plus, c'est un risque que vos concurrents ne sont pas prêts à prendre.
Pour réduire le temps de création sur PowerPoint jusqu'à 75% au sein de votre équipe, découvrez la solution d'automatisation de PowerPoint d'UpSlide.
En résumé
Qu'est-ce que l'automatisation de PowerPoint ? - L'automatisation de PowerPoint simplifie la création, la mise en forme et la mise à jour des présentations, réduisant ainsi les efforts manuels et garantissant l'homogénéité la marque - en particulier pour les services financiers et le conseil.
Comment automatiser PowerPoint? - Vous pouvez automatiser PowerPoint à l'aide de macros VBA pour des flux de travail personnalisés ou en utilisant un logiciel externe qui s'intègre de manière transparente à des outils tels qu'Excel et Power BI pour des mises à jour de données en temps réel.
Principaux avantages de l'automatisation - Les outils d'automatisation permettent de gagner du temps, d'améliorer l'efficacité, de maintenir la conformité à la marque et d'éliminer les erreurs dans les rapports financiers et les présentations aux clients.
Choisir la bonne solution d'automatisation - Pour les d'entreprise qui ont besoin de précision, de sécurité et d'évolutivité, UpSlide offre une solution d'automatisation de PowerPoint tout-en-un adaptée aux services financiers.
