Pour de nombreuses entreprises financières, les présentations PowerPoint sont les documents les plus fréquemment vus par les clients et les prospects et c'est par ces derniers que se diffuse l'image de la marque. Il est donc essentiel de s'assurer que les équipes envoient des documents conformes à la marque. Mais il est frustrant de constater qu'il s'agit souvent du livrable que les équipes chargées du marketing et de la stratégie de marque ont le plus de mal à surveiller et à contrôler.
Après avoir aidé de nombreux clients à améliorer la qualité et l'homogénéité de leurs documents Microsoft Office, et après avoir récemment procédé à une refonte globale de notre marque, nous savons qu'il ne suffit souvent pas d'éduquer les équipes sur l'importance du respect de la marque. La clé est de créer un modèle PowerPoint qui rend la production de documents aux couleurs de la marque beaucoup plus facile que la production de documents non conformes.
Dans cet article, nos consultants experts sur Microsoft Office expliquent comment créer un excellent modèle PowerPoint en 5 étapes clés, afin de faciliter la vie des utilisateurs et d'améliorer l'homogénéité de leurs livrables.
En résumé
Commencez par définir votre stratégie et constituez votre équipe.
Planifiez le lancement de votre nouveau modèle PowerPoint . Soyez stratégique en ce qui concerne le calendrier et maintenez la communication avec l'ensemble de l'équipe.
Assurez l'adoption de votre nouveau modèle en organisant des ateliers de formation et en introduisant un système de "champions".
Comment savoir qu'il est temps de créer un nouveau modèle PowerPoint ?
Si votre entreprise fait l'objet d'un changement de marque, la mise à jour ou la refonte de votre modèle PowerPoint figure très probablement déjà sur votre (très longue) liste de choses à faire. Mais il existe de nombreux autres scénarios qui justifient d'envisager le remplacement ou la mise à jour de votre modèle PowerPoint . Peut-être prévoyez-vous un "rebranding" plus léger de votre marque ? Ou peut-être avez-vous pris conscience que les besoins de vos utilisateurs ont changé ?
Lisez notre guide étape par étape sur le rebranding de votre modèle PowerPoint
Voici comment nous avons mis à jour notre PowerPoint suite à notre récent rebranding :
Un changement de marque est un événement majeur et ponctuel, mais comment savoir si les besoins de vos utilisateurs ont changé ? Cela nécessite une approche systématique et cohérente. Pour ce faire, vous devez périodiquement demander à voir des exemples réels des documents envoyés aux clients et aux prospects. Cela peut se faire une fois par an ou, idéalement, plus fréquemment.
Lorsque vous abordez ce processus, acceptez qu'il y ait inévitablement des livrables ne correspondant pas à l'image de marque, mais essayez de ne pas paniquer ou de ne pas vous sentir frustré.
Comprendre pourquoi les équipes produisent des documents qui ne respectent pas la marque
Il y a généralement deux raisons à cela. Soit il est plus facile pour les équipes de produire des livrables hors marque que des livrables conformes à la marque, soit l'idéal conforme à la marque n'est pas réalisable dans les délais prévus.
Défis fréquents des utilisateurs finaux :
- L'utilisation d'une police différente pour la mise en gras peut ne pas être évidente ou efficace pour les équipes.
Exemple : C'était le cas avec notre précédent modèle UpSlide . Dans notre nouvelle version, nous nous sommes attaqués à ce problème en créant un nouveau bouton permettant aux utilisateurs d'appliquer la police secondaire, en réduisant le nombre de clics nécessaires pour appliquer la police en gras, ainsi qu'en créant un raccourci personnalisé (et en éduquant les équipes, bien sûr !).
- Une couleur peut ne pas présenter un contraste suffisant lorsqu'elle est superposée à une autre, ce qui conduit à utiliser une variante non conforme à la marque (mais plus lisible).
- Un modèle alternatif a été produit par une équipe pour un usage spécifique (par exemple, le pitching) mais, bien qu'il ait l'air "conforme à la marque", parce qu'il n'a pas été produit à l'aide du modèle, les titres et autres éléments ne sont pas alignés.
Si, comme nous, vous avez récemment changé de marque, vous avez certainement entendu des commentaires du genre :
"Il est tellement plus rapide d'ouvrir un ancien document et d'y ajouter du contenu..." ou "J'essaie de convertir d'anciens fichiers à la nouvelle marque, mais cela ne fonctionne pas et tout est à refaire".
Si vous pensez ne pas être en phase avec ce qui est réellement envoyé à vos clients et prospects, réalisez un audit de votre marque pour voir comment les gens utilisent PowerPoint, sur le terrain.
Le résultat de votre audit vous amènera très probablement à l'une de ces conclusions :
- Vous devez rappeler à l'équipe les directives existantes en matière de marque.
- Vous devez mettre à jour et rééditer les orientations actuelles en matière de marques afin de mieux refléter leurs cas d'utilisation.
- Vous devez retravailler votre modèle PowerPoint pour permettre aux équipes de produire plus facilement du matériel conforme à la marque.
Si c'est B ou C, continuez à lire !
Définissez votre stratégie et commencez à constituer votre équipe
Mener un état des lieux
Déterminez si les équipes apprécient ou non le modèle et si elles savent comment l'utiliser. Si elles ne s'intéressent pas à la valeur de la marque, peu importe le modèle que vous leur proposez, elles n'y prêteront pas beaucoup d'attention. Vous devrez d'abord vous efforcer de les convaincre des avantages qu'il y a à bien faire les choses - avant de commencer à réfléchir à un nouveau modèle.
Vous devez également évaluer les compétences des utilisateurs et de votre équipe design sur PowerPoint .
Trouver un point d'ancrage
Découvrez les éléments qui seront déterminants pour l'équipe. Formez des groupes de discussion composés d'utilisateurs qui produisent et examinent le contenu publié. Essayez de parler avec des représentants de la base d'utilisateurs au sens large, mais ne vous inquiétez pas si vous n'y parvenez pas ; mieux vaut quelque chose que rien. Découvrez ce qu'ils aiment ou n'aiment pas dans le modèle actuel. Par exemple, ils aiment peut-être une mise en page particulière parce qu'elle est idéale pour présenter un élément spécifique à un client, ou ils détestent peut-être une certaine police de caractères parce qu'il est trop difficile de la rendre attrayante.
Déterminer votre voie
Découvrez comment les équipes travaillent avec le modèle existant. Non pas ce qu'elles sont censées faire, mais ce qui se passe en réalité. Demandez à voir des exemples précis de ce qu'ils produisent, en vous assurant qu'ils savent que, plutôt que leur "meilleur" travail, c'est leur véritable travail que vous voulez voir.
Meilleure astuce
Demandez des exemples du travail le plus rapide des équipes; cela vous en dira le plus sur ce qui est, ou n'est pas, facile à réaliser pour elles.
N'oubliez pas d'insister sur le fait que vous n'essayez pas de les piéger - et rappelez-vous cela également ; adoptez un état d'esprit humble et soyez prêt à écouter.
Demander des idées nouvelles
Demandez aux participants de partager des exemples de matériaux ou d'éléments spécifiques qu'ils ont vus et appréciés. Par exemple, peut-être aiment-ils l'idée d'utiliser des formes plus géométriques dans leur marque, ou peut-être ont-ils vu quelque chose de spécifique comme des formes attractives. Cela les aidera à se sentir plus investis dans le projet.
Essayez de trouver trois éléments principaux que vous pouvez modifier pour gagner le cœur et l'esprit des utilisateurs. Dressez une liste des points sur lesquels vous envisagez de faire évoluer le modèle.
Commencer à élaborer votre plan
Il est maintenant temps de commencer à déterminer ce que vous allez changer, ce qui doit être vérifié et ce qui ne doit pas l'être.
Pour ce faire, vous aurez besoin de l'aide des principales parties prenantes et des utilisateurs finaux pour valider vos plans ; il ne sert à rien de créer un plan détaillé si un élément susceptible de rompre l'accord se cache à l'intérieur. C'est probablement la partie la plus difficile et la plus longue du processus ; elle implique de nombreuses discussions avec les équipes sur les variations de ce dont elles ont besoin et de ce qu'elles veulent. Mais cet investissement en temps et en énergie signifie que vous vous rapprochez d'un modèle PowerPoint réussi et que l'équipe est plus susceptible de se sentir concernée et d'accepter la solution.
Trouver votre équipe
Identifiez les alliés clés qui seront vos futurs champions ; qui aideront à diffuser et à propager les changements et vous fourniront un retour d'information franc à l'avenir ?
Ces alliés seront différents dans chaque organisation, mais il existe quelques groupes généraux :
- Pas trop senior, pas trop junior
- Ils produisent toujours des documents, mais en examinent souvent d'autres aussi.
- Bonne connaissance de l'organisation et des clients et capacité à accepter ou à rejeter les propositions de conception.
- Intérêt raisonnable pour la technologie (mais pas nécessairement un expert PowerPoint )
Ce sont les personnes vers lesquelles les nouveaux arrivants ou les utilisateurs inexpérimentés de PowerPoint peuvent se tourner pour obtenir des conseils au jour le jour.
Planifiez le lancement de votre nouveau modèle PowerPoint
Tout d'abord, planifier un processus agile
Cela signifie que vous ne devez pas avoir peur de publier des versions mises à jour une fois que votre équipe a commencé à utiliser le modèle. Quelle que soit la qualité du modèle, vous le créez pour une équipe dynamique dont les méthodes de travail sont en constante évolution. Vous recevrez constamment des commentaires de votre équipe sur la façon de rendre le modèle plus facile à utiliser, alors travaillez avec eux pour publier des mises à jour si nécessaire.
Deuxièmement, soyez stratégique en ce qui concerne le choix du moment
Essayez de tenir compte des périodes chargées, telles que les rapports de fin de trimestre. Vous devez vous assurer que les personnes disposent de plus de temps pour s'habituer au nouveau modèle et que vous ne leur donnez pas plus de travail (ce qui n'est pas une bonne façon de gagner les cœurs et les esprits !) Toute formation à un modèle ou à PowerPoint devra avoir lieu à un moment où les gens sont le plus susceptibles d'y assister et ont la capacité de s'engager à apprendre de nouvelles bonnes pratiques.
Enfin, élaborer un plan de communication stratégique
Tenir votre équipe au courant peut vous aider à obtenir une plus grande "adhésion" de la part de l'équipe - cela peut être aussi simple que de vous assurer que vous communiquez clairement les calendriers clés, tels que ce à quoi ils peuvent s'attendre lors du lancement (par exemple, formation, questions-réponses, ateliers de compétences de base PowerPoint ) et ce qu'il adviendra de l'ancien modèle.
La communication de ces plans à votre équipe contribuera à créer une dynamique avant le lancement et les aidera à planifier en conséquence et à réserver du temps dans leur agenda pour les événements clés.
Votre plan de communication peut inclure des courriels d'accroche, des mentions dans les briefings de l'entreprise, le contenu de l'intranet et même les résultats d'un groupe de discussion pré-lancement que vous pourriez organiser avec les membres de l'équipe qui sont désireux d'utiliser le nouveau modèle.
Meilleur conseil
Essayez de vous référer aux points douloureux que vous avez mis en évidence lors de votre consultation - plus vous pourrez démontrer comment le nouveau modèle résoudra ces problèmes, plus vos collègues seront ouverts et accepteront les changements.
Assurez l'adoption de votre nouveau modèle PowerPoint
Le lancement de votre nouveau modèle n'est en aucun cas l'aboutissement de votre projet. Votre prochain défi consistera à faire en sorte que les utilisateurs l'adoptent et s'en emparent ; c'est souvent là que réside la plus grande difficulté. Comment allez-vous vous assurer que votre équipe utilise le nouveau modèle plutôt que l'ancien ? Les vieilles habitudes ont la vie dure, après tout. Voici quelques conseils à prendre en considération.
Organiser des ateliers de formation
L'une des principales difficultés rencontrées lors de l'adoption d'un nouveau modèle PowerPoint est que les utilisateurs hésitent à changer leurs méthodes de travail. Pour faciliter la transition de votre équipe, organisez des sessions de formation sur l'utilisation du nouveau modèle. En associant cette formation à des sessions plus générales sur PowerPoint ou à des sessions de renforcement des compétences en matière de présentation, vous pouvez vous assurer que tout le monde a la confiance et les compétences nécessaires pour utiliser votre nouveau modèle.
Plus vous pouvez créer des traductions directes entre les aspects de l'ancien et du nouveau modèle, plus il sera facile pour votre équipe de passer d'un modèle à l'autre.
Veillez à ce que votre plan de communication comprenne des mesures de suivi et des ressources utiles
En plus de communiquer avec les utilisateurs au sujet du lancement et de les inviter à des ateliers de formation, vous devez continuer à partager des documents utiles après le lancement afin de vous assurer que le nouveau modèle reste au premier plan dans l'esprit de votre équipe. Vous pouvez organiser des événements tels que des petits-déjeuners de questions-réponses pour résoudre les problèmes initiaux, envoyer des courriels ou des vidéos de conseils et veiller à ce que l'intranet soit mis à jour avec des ressources et des guides utiles. Et n'oubliez pas de veiller à ce que ces sessions de formation et ces ressources soient incluses dans le processus d'intégration des nouveaux arrivants.
Meilleure astuce
Pourquoi ne pas inclure un économiseur d'écran présentant les raccourcis de Microsoft Office en guise de remerciement pour votre participation à la session de formation ?
Introduire un système de "champions
Faire toutes les relations publiques peut représenter beaucoup de travail pour une personne seule. C'est là que votre réseau de champions et de parties prenantes clés peut contribuer à faire changer les choses "de l'intérieur".
Envoyez les e-mails les plus importants à partir des cadres supérieurs ou même du PDG, afin que les gens comprennent l'importance du changement de modèle. Vous pouvez même vous assurer que vos champions ont accès à des ressources supplémentaires qui peuvent les aider à répondre aux questions de leurs coéquipiers.
Encourager le retour d'information
Encourager le retour d'information lors des sessions de communication et de formation peut également contribuer à l'adoption du nouveau modèle. Plus l'équipe se sent impliquée, plus elle est susceptible d'adhérer à la transition vers votre nouveau modèle. Et n'oubliez pas que le problème qui se pose souvent en premier lieu est de ne pas comprendre ce que les utilisateurs trouvent difficile ou ennuyeux dans votre modèle. Faites en sorte qu'il soit le plus facile possible pour eux de le faire savoir - soit en leur demandant d'envoyer un courriel à une personne, soit en ajoutant des commentaires à un tableau Trello, comme nous le faisons souvent.
Ne vous arrêtez pas là
Vous avez terminé votre lancement et vos premiers travaux sur l'adoption, mais ne vous arrêtez pas là ! En restant à l'écoute, vous pouvez prévenir tout problème - l'objectif principal est de maintenir les canaux de communication ouverts.
Mener des enquêtes auprès des équipes
Là encore, choisissez un moment stratégique pour que l'équipe soit plus susceptible de répondre à votre enquête. Cherchez à savoir comment les gens trouvent le modèle et notez tout retour d'information qui pourrait justifier une formation supplémentaire, une motivation d'adhésion ou des modifications du modèle.
Effectuer régulièrement des audits de documents
Vérifier objectivement si les gens respectent le modèle peut vous donner le retour d'information le plus honnête. Si l'utilisation n'est pas très bonne ou ne correspond pas aux attentes, vous pouvez chercher à connaître les obstacles exacts à l'adoption.
Planifier des contrôles réguliers avec vos champions
En consultant régulièrement les champions pour savoir si le modèle leur convient toujours, vous saurez en temps utile si les besoins de votre équipe changent ou s'il est nécessaire d'organiser une session de formation de mise à jour.
Organiser régulièrement des ateliers de compétences sur PowerPoint
Continuez à former des personnes sur les compétences PowerPoint - en particulier les champions qui peuvent ensuite former d'autres équipes. Cela permettra de maintenir les compétences de votre équipe sur PowerPoint afin qu'elle ne tombe pas dans les mauvaises pratiques qui pourraient l'amener à s'éloigner de votre modèle.
>Lisez les conseils de nos concepteurs pour créer de beaux documents PowerPoint
Rester agile
Le plus important est peut-être de donner suite au retour d'information que vous recevez par l'intermédiaire de vos canaux de communication. Cela peut se traduire par la publication de versions actualisées des modèles lorsque vous recevez des commentaires qui le justifient. Par exemple, l'équipe peut trouver que la taille des polices par défaut est trop grande pour afficher son analyse.
Bien que tout cela puisse sembler beaucoup de travail au début, cela peut vraiment porter ses fruits ; si vous le faites correctement, vous contribuerez grandement à renforcer et à protéger votre image de marque.
Si vous avez besoin d'un coup de main pour la refonte de votre modèle PowerPoint , nos équipes de conception et de solutions clients peuvent vous conseiller sur la création d'un modèle beau et fonctionnel qui fonctionne pour vos équipes, au jour le jour.
